В данном материале рассмотрим деятельность одного из видов личных ассистентов. Подробности далее.
В подчинении у руководителя может быть очень много различных специалистов, в том числе и несколько помощников.
Каждый из них имеет свою сферу ответственности и нанимается для выполнения определенных задач. Например, для административных дел.
Что это такое? Представьте себе компанию средних размеров. В ней несколько офисов или кабинетов и все кругом шумит: звонят телефоны, печатают принтеры, шелестят бумаги и стучат степлеры.
Так вот административная работа — это она и есть по сути, шумная и очень важная. Без нее бизнеса как-будто и не существует. Это как большой оркестр, только ему нужен свой, особенный дирижер или управленец.
На практике он выполняет обычные задачи секретаря, только более углубленно и усиленно.
В его обязанности входит:
Не всегда заметно со стороны, но у помощника обязанностей гораздо больше и они намного расширены, чем у обычного секретаря.
Эта должность считается выше и престижнее секретарской. До нее обычному секретарю нужно прилично «подрасти», повысить свою квалификацию и набраться опыта.
Как правило, административные задачи сложнее и требуют от специалиста, профильного образования, управленческой жилки и наличия уверенности в себе.
Грамотный помощник способен организовать обеспечение офиса так, что работа сотрудников будет казаться бесперебойной и похожей на отлаженный конвейер.
Люди из этой профессии умеют одновременно контролировать, вести рабочие графики и проекты, обладают отличными коммуникационными навыками и при этом внимательно относятся даже к самым мелким деталям. Но при этом они работают конкретным руководителем.
То есть подчиняются только одному человеку и выполняют его задания.
Вас интересует тема административных помощников? Ищете компетентного профессионала?
В Школе персональных ассистентов Марины Егоровой Вам подберут именно такого.
Ждем заявки на почту: kam@smart-and-talented.ru
Если коротко: административный помощник берёт на себя «шумный» слой управления офисом и поддержкой руководителя — так, чтобы работа команды выглядела бесперебойной. При этом у него, как правило, больше ответственности и глубже функционал, чем у классического секретаря: от календаря и встреч до документооборота, контроля поручений и координации процессов.
Во многих компаниях административные специалисты могут совмещать технические функции секретаря и управленческую часть офисной работы — в зависимости от структуры и задач. Подробный разбор расширенного функционала — в материале «Административный функционал персонального помощника в бизнесе».
В реальности границы ролей могут пересекаться, но логика различий обычно такая: секретарь чаще выступает исполнителем точечных задач и ведёт документооборот, а офис-менеджер — организатором офисной системы и задач. Административный помощник находится ближе к поддержке руководителя и координации процессов, а его задачи часто сложнее и требуют более высокой самостоятельности.
Подробно о различиях и типичных смешениях ролей — в статье «Секретарь или офис-менеджер?».
| Роль | Фокус | Типовые зоны ответственности |
|---|---|---|
| Секретарь | Документы и коммуникации | Документация и регистрация бумаг, звонки, поручения руководителя, журналы и порядок в потоке корреспонденции |
| Офис-менеджер | Организация офисной работы | Организация задач и процессов офиса; роль «организатора», при этом в профессии часто смешиваются блоки делопроизводства, кадровых вопросов и других офисных функций |
| Административный помощник | Поддержка руководителя + офисная «операционка» | Календарь и встречи, подготовка материалов, документы/отчёты, контроль исполнения, взаимодействие с подразделениями и внешними сторонами по задачам, которые руководитель делегирует |
Административная функция чаще всего «упирается» в календарь: встречи, согласования, поездки, подготовка материалов и фиксация решений. Когда календарь превращается в хаотичную ленту созвонов, помогает пересборка правил и логики недели. Хорошая практика — распределять неделю на слоты (не как жёсткое расписание, а как понятную структуру), а встречи проводить по правилам: цель, ограничение по времени и понятный итог с действиями после.
Подход к календарю и встречам, который помогает руководителю вернуть контроль над временем — в статье «Операционная система руководителя: календарь, слоты, правила встреч».
| Пример слотирования недели | Логика |
|---|---|
| Понедельник | Встречи с командой |
| Вторник | Внешние партнёры |
| Среда | Фокус на проектах |
| Четверг | Финансы и контроль |
| Пятница | Административные блоки и личное |
Ещё одна опора — дисциплина встреч: у каждой встречи есть цель, лимит по времени (например, до 45 минут) и короткий итог «кто что делает дальше». В этой модели ассистент заранее готовит повестку и документы, а после фиксирует решения и дальнейшие шаги — так меньше «созвонов просто так» и меньше потерь времени.
Когда задач и договорённостей становится много, поручения начинают «утекать»: кто-то обещал и не сделал, кто-то сделал — но не отчитался, кто-то понял не так. В этот момент помогают не бесконечные напоминания, а реестр поручений — централизованная таблица, которая фиксирует поручения, статусы, сроки и ответственность и обновляется в режиме реального времени.
Развернутая структура реестра, логика статусов и формат еженедельного дайджеста — в материале «Реестр поручений: структура, статусы, SLA. Готовый шаблон».
| Колонка | Что фиксируем |
|---|---|
| Поручение | Что именно нужно сделать (по итогам встречи, переписки, звонка) |
| Ответственный | Кто делает |
| Срок / SLA | Дедлайн и допустимое время реакции/исполнения |
| Статус | Например: «Новое», «В работе», «Требуется уточнение», «На согласовании», «Готово», «Просрочено» |
| Комментарии и контрольные точки | Что мешает, что согласовано, когда нужна эскалация |
Реестр особенно полезен как база для 1:1, планёрок и обратной связи: он быстро показывает, где «затык», кто на что подписался и какие задачи требуют внимания руководителя.
Один из частых источников проблем — путаница между делегированием и поручением. Делегирование — это передача части прав/обязанностей, когда результат получается комплексным и приводит к готовому продукту. Поручение — простая задача, где от сотрудника не ожидается действий сверх указаний (например, распечатать договор или заказать кофе).
Практические правила постановки задач — с дедлайнами, точками контроля и требованиями к формулировке — собраны в статье «Правила постановки задач ассистенту (помощнику)».
| Чтобы задача «доехала» до результата | Что важно проговорить |
|---|---|
| Цель | Как должен выглядеть результат после исполнения |
| Чёткая формулировка | Техническое задание для поручения; развернутое описание результата — для делегирования |
| Дедлайн | Не «срочно» и не «до завтра», а конкретное время (и с учетом реальных возможностей) |
| Точка контроля | Промежуточный статус по этапам — особенно для больших задач и новичков |
| Оценка | Обратная связь и поддержка — чтобы сохранялись темп и мотивация |
Административный помощник часто становится тем, кто удерживает документы в порядке: от подготовки и печати до регистрации корреспонденции и формирования папок под встречи. Практика простая, но работает только при регулярности: сортировка бумаг по типам и важности, отдельные места хранения для часто используемого и «архива», выделенный лоток для документов руководителя на подпись, порядок в материалах к совещаниям.
Полезные рабочие приемы — от сортировки и регистрации до подготовки папок под переговоры — собраны в статье «Как работать с документами».
Административный помощник может быть «вторым человеком» рядом с руководителем — настолько, насколько это допускают рамки в компании. На практике это выражается в контроле исполнения указаний, подготовке материалов, сборе информации и ведении коммуникаций, а иногда — в возможности замещать руководителя и принимать решения в пределах дозволенного. Важно, что границы определяет руководитель и они должны быть понятны обеим сторонам.
О том, как расширяется роль ассистента и почему она часто становится «тенью шефа» с перспективой роста — читайте в материалах «Обязанности личного ассистента руководителя» и «Тень шефа или его второе лицо — личный помощник».
Это специалист, который берёт на себя административные задачи руководителя и офиса: документы, встречи, звонки, расписание, контроль документооборота, координацию процессов и поручений — так, чтобы руководитель не тратил время на «операционную суету».
Секретарь чаще работает в рамках узкой специализации (документы, звонки, регистрация бумаг и поручения), а административный помощник обычно ведёт эти задачи глубже и шире, беря на себя больше ответственности и сложных административных блоков.
Офис-менеджер — это роль «организатора» офисной системы и задач, тогда как административный помощник чаще сосредоточен на поддержке руководителя и делегированных ему управленческих и административных функциях. В компаниях роли могут пересекаться — многое зависит от структуры.
Планирование и согласование встреч, организация деловых мероприятий и поездок, подготовка повестки и материалов, а также фиксация решений и дальнейших шагов по итогам встреч — чтобы договоренности не «растворялись» в переписках.
В рамках доверенных полномочий — да: административный помощник может выполнять часть обязанностей руководителя, проводить встречи и принимать решения по задачам, которые ему делегированы. Границы определяются руководителем.
Чтобы поручения не терялись и было видно: кто ответственный, какой срок, какой статус и где требуется внимание руководителя. Реестр — это не просто список, а «живая таблица», которая держит дисциплину исполнения.
Поручение, статус выполнения, ответственного, сроки (включая SLA), комментарии и контрольные точки — всё в одном месте с регулярным обновлением.
Практичный набор: «Новое», «В работе», «Требуется уточнение», «На согласовании», «Готово», «Просрочено». При необходимости статусы можно адаптировать под стиль управления и процессы.
Делегирование — передача части прав/обязанностей с ожиданием комплексного результата (готового продукта). Поручение — простая задача без ожидания действий сверх того, что указано.
Цель и ожидаемый результат, понятную формулировку (ТЗ или развернутое описание результата), конкретный дедлайн, точку контроля по этапу и понятные критерии «что считается сделанным».
Когда у встречи есть цель, лимит по времени и краткий итог с действиями «кто что делает дальше». Тогда ассистент может заранее подготовить материалы, зафиксировать решения и перевести обсуждение в исполнение без лишних созвонов.
115419, г. Москва, 5й Донской проезд, дом 4, этаж 3-й, офис 9а
Пн-Пт: с 10:00 до 19:00, Сб-Вс: Выходные.
Так вот административная работа — это она и есть по сути, шумная и очень важная. Без нее бизнеса как-будто и не существует. Это как большой оркестр, только ему нужен свой, особенный дирижер или управленец.
Для чего нужны помощники директору, что они делают и какая у них заплата разберемся далее в материале.
Какого это быть ассистентом важного человека и есть ли перспективы в будущем, разберемся далее в материале.
Умение правильно объяснять — это великое дело, если руководитель грамотно ставит задачи, то и выполнятся они будут, с той же отдачей.
Подборка интересных мест Санкт-Петербурга от нашего ресторанного эксперта Валерии Пинигиной
Как организовать деловую поездку руководителя, чтобы командировка прошла успешно и начальник чувствовал себя на высоте, разберем подробнее далее.
Остались вопросы? Тогда смело обращайтесь к нам! Мы обязательно поможем!
Наш сайт использует cookie. Продолжая им пользоваться, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности.
