В данном материале рассмотрим деятельность одного из видов личных ассистентов. Подробности далее.
Чем занимается административный помощник?
В подчинении у руководителя может быть очень много различных специалистов, в том числе и несколько помощников.
Каждый из них имеет свою сферу ответственности и нанимается для выполнения определенных задач. Например, для административных дел.
Что это такое? Представьте себе компанию средних размеров. В ней несколько офисов или кабинетов и все кругом шумит: звонят телефоны, печатают принтеры, шелестят бумаги и стучат степлеры.
Так вот административная работа — это она и есть по сути, шумная и очень важная. Без нее бизнеса как-будто и не существует. Это как большой оркестр, только ему нужен свой, особенный дирижер или управленец.
Чем же конкретно занимается административный помощник?
На практике он выполняет обычные задачи секретаря, только более углубленно и усиленно.
В его обязанности входит:
- подготовка и печать документов;
- планирование встреч и согласование дат по ним;
- обработка телефонных звонков;
- связи с общественностью;
- составление и корректировка расписания (личного, рабочего, предстоящих мероприятий);
- контроль документа оборота;
- ведение проектов;
- прием и отправка почтовых отправлений (контракты, накладные и т. п.);
- ведение протокола совещаний и т. д.;
- отслеживание материально-технического обеспечения офиса;
- управление работой секретарей и прочими специалистами.
Не всегда заметно со стороны, но у помощника обязанностей гораздо больше и они намного расширены, чем у обычного секретаря.
Эта должность считается выше и престижнее секретарской. До нее обычному секретарю нужно прилично «подрасти», повысить свою квалификацию и набраться опыта.
Как правило, административные задачи сложнее и требуют от специалиста, профильного образования, управленческой жилки и наличия уверенности в себе.
Грамотный помощник способен организовать обеспечение офиса так, что работа сотрудников будет казаться бесперебойной и похожей на отлаженный конвейер.
Люди из этой профессии умеют одновременно контролировать, вести рабочие графики и проекты, обладают отличными коммуникационными навыками и при этом внимательно относятся даже к самым мелким деталям. Но при этом они работают конкретным руководителем.
То есть подчиняются только одному человеку и выполняют его задания.
Вас интересует тема административных помощников? Ищете компетентного профессионала?
В Школе персональных ассистентов Марины Егоровой Вам подберут именно такого.
Ждем заявки на почту: kam@smart-and-talented.ru
