Чем занимается ассистент руководителя, зачем он нужен и кому — разберемся далее в материале.
Административный функционал персонального помощника в бизнесе
Крупные компании с ежедневным документооборотом больших объемов имеют довольно много специалистов в штате, которые необходимы для коммуникации начальника или начальников с их подчиненными и сотрудниками, чтобы все успевать и не запутаться в бумагах.
Таких помощников называют административными или управляющими делами. Они сочетают в себе все технические функции секретаря, либо занимаются исключительно административной задачей.
Административный помощник — что делает?
1. Планирует рабочий график и расписание руководителя. В основном ответственность такого помощника в самостоятельном составлении графика начальника на неделю или месяц, а также согласование и организация деловых встреч и поездок, заказ или бронирование билетов и т. д.
2. Хороший и грамотный административный помощник обладает компетентностью и знаниями для составления многих документов, договоров, отчетов или сбора и анализа информации.
Кроме того они готовят материалы для совещаний или переговоров, собирают данные для собраний директоров или акционеров, подготавливают карточки для доклада или слайды для выступления босса.
3. Принимает и рассматривает жалобы от подчиненных, ищет решения при возникновении конфликтных или спорных ситуаций, а также контролирует выполнение указаний и следит за дисциплиной или расходованием средств — все то рутинное, что может ему делегировать руководитель.
4. Самостоятельно принимает бизнес-решения и проводит встречи. Административный помощник вправе выполнять некоторые обязанности начальника.
Например, выбирать дизайн лендинга или нанимать специалиста для выполнения какой-либо офисной задачи, посещать мероприятия в качестве представителя или присутствовать на деловом обеде за своего шефа для проведения переговоров с партнерами по бизнесу.
5. Отправляется в командировки или деловые поездки, как по заданию руководителя, так и в качестве его сопровождающего.
6. В задачи административного помощника входит осуществление и поддерживание связей с другими организациями и предприятиями, а также с органами надзора или госуправления. Там где, личное участие начальника не требуется.
Например, получение документов или выписок в МФЦ, налоговой или ПФР.
7. Подписание документов — это одна из функций персонального помощника, которому делегировано такое право в пределах его компетенции.
8. Запрашивать информацию, документы, справки или выписки от лица руководителя как у сотрудников компании, так и в других организациях или сервисах.
Это далеко не полный список административного функционала персонального помощника.
Ищете компетентного ассистента для себя? Обращайтесь к нам!
Специалисты Smart&Talented быстро и качественно подберут несколько вариантов
претендентовна должность административного помощника специально для Вас.
Ждем Вашу заявку на почту: kam@smart-and-talented.ru
