Как правильно работать с личным помощником, чтобы не пришлось потом все переделывать разберем далее в материале.
Правила постановки задач ассистенту (помощнику)
Руководители часто сомневаются в том, что стоит ли вообще нанимать кого-то еще, если есть секретарь. И также они находятся в страхе за передачу коммерческих данных или личной информации помощнику, поручая ему выполнение каких-либо заданий.
Но бизнесмены немножко путают два понятия: делегирование и поручение. Чтобы оптимизировать время нанимают помощника или ассистента, которому делегируют часть прав или обязанностей, чтобы снять эту нагрузку с себя. В данном случае передаются дела — относительно бизнеса, либо личной жизни начальника.
Важно! При делегировании результат получается комплексным, так как складывается из многих составляющих и приводит к готовому продукту.
Теперь про поручения. Они делаются подчиненным в качестве самой простейшей задачи. Например, напечатать текст для презентации из заметок босса, заказать новый кофе или распечатать договор. От работника не ожидается каких-либо иных действий, кроме указанных руководителем.
Не зависимо от того, поручение это или делегирование сотруднику, в данном варианте ассистенту, необходимо правильно поставить задачу, чтобы дойти до конечной цели.
Итак, что нужно делать.
1. Придумать задание или установить конкретную цель. Представить визуально чего хочется достичь, как задание будет выглядеть после исполнения.
2. Формулировка четкой задачи помощнику — важнейший пункт в правилах. При поручениях достаточно технического задания или ТЗ. А при делегировании нужно понятно и развернуто объяснить ассистенту какой результат требуется получить.
Важно! Нельзя давать расплывчатые задания и сведения, как бы очевидным не было решение его нужно обсудить. Также не стоит оставлять помощника, тем более новичка, наедине с заданием, иначе он может пойти не тем путем и просто «запороть» все дело.
Все задания должны проговариваться и записываться. Например, говорить «займитесь новым сайтом» не верная формулировка. А вот: «подготовьте макет сайта и согласуйте с дизайнером цветовую палитру в синих оттенках до вторника и мне на утверждение» - уже лучше.
3. Дедлайн. Для любого поручения или задания должны существовать строгие временные рамки. Например, если нужна информация, то просить срочно собрать ее не правильно и не целесообразно. Если данные нужно найти прямо сейчас, то это 5-15 минут на выполнение.
Кстати, подготовить отчет до завтра также понятие растяжимое. А вот к 9 утра, уже намного строже и мотивирующее. Не секрет, что многие сотрудники откладывают даже самые важные дела на последние минуты или часы рабочего дня. В итоге делают их в безумной спешке.
Важно! При постановке задач и сроков следует учитывать возможности помощника, его здоровье и прочие факторы. Не лишним будет закладывать в сроки еще немного минут или часов на такую особенность.
4. Промежуточный статус или точка контроля. Ставить большую задачу перед ассистентом не рекомендуется, особенно если он новичок в компании.
Возможно лучший вариант разбивать задачу на несколько частей и каждую из них контролировать в установленные промежуточные сроки. Тем самым выявляя на каком этапе находится проект, и какой у него статус выполнения.
Такой подход помогает вовремя заметить и ликвидировать нарушения в выполнении задания и сделать быстрые исправления или коррекцию.
5. Оценка. Чтобы с ассистентом работалось комфортно, с ним нужно поддерживать дружественные отношения и обязательно хвалить за хорошо выполненную работу. Интереса и энтузиазма будет больше, а значит и задания быстрее выполнятся.
Правильно поставленные задачи помощнику — это гарантия того, что руководитель не будет вынужден делать все сам.
Хотите найти компетентного и надежного ассистента?
Общайтесь в Smart & Talented.
Марина Егорова со своей командой профессионалов подберет для Вас самого лучшего помощника.
Ждем заявки на нашу почту: kam@smart-and-talented.ru
