Как все успевать во время, уменьшить внезапные факторы и принять неожиданные задачи с пользой для себя — далее в материале.
Тайм-менеджмент для секретаря
Главное правило быть успешным деловым человеком — это умение правильно расставлять приоритеты, выделять нужное и важное, избегать стресса и максимально эффективно планировать свое время.
Кому как не секретарю знать, какого быть в режиме многозадачности практически сутками и неделями без перерыва. Физические и моральные силы на пределе, а значит страдает и рабочая сторона.
Что же делать? Принять ситуацию и воспользоваться правилами ниже.
Правило №1 — Важность дела
Если выполнять все поступившие задания сразу, то есть риск оказаться под завалами этих задач уже к концу рабочего дня. Нельзя хвататься за все и сразу.
Задачи нужно разделять по определенной структуре и выполнять в зависимости от нее.
Обычно используется матрица Эйзенхауэра, которая помогает сгруппировать все дела и задания на:
- срочные и важные;
- не срочные, но важные;
- срочные, но не важные;
- не срочные и не важные.
Отсюда видно, что самую верхнюю группу задач нужно выполнять как можно скорее, а самую последнюю — как будет время.
Важно! Профессиональный секретарь знает сроки выполнения на каждого дела и будет стараться максимально выложиться для этого. Лучше сделать пару поручений на отлично, чем пять кое-как.
Правило №2 — Успеть за 60 секунд
Все задачи в офисе условно можно распределить согласно методу Парето: сделать 80% текущей рутинной работы за 20% времени и остальные 20% сложных дел выполнять за 80% основного рабочего времени.
То есть, простыми словами — обычные дела (ксерокопии, сортировку документации, заказ воды в офис и т. д.) делать нужно быстро, не тратя на них драгоценные рабочие часы.
А вот серьезные задачи решаются все остальное время (сбор информации для проекта или партнерах, согласовать что-то с другими специалистами, подготовить и организовать деловые переговоры и т. д.).
Важно! Не стоит откладывать не срочные и не важные дела больше чем на двое суток. В психологии есть такое понятие, как «правило трех дней». Если в течении этого срока задача с места не сдвинулась и к ней не приступили, то скорее всего она не будет выполнена никогда.
Правило №3 — Фиксация
Планы, дела, текущие задачи и поручения нужно обязательно как-либо фиксировать. Можно носить с собой диктофон, блокнот или вести записи на ноутбуке/планшете/смартфоне. Разницы нет, главное не забывать даже самые мелкие задания, что будет не сложно, если они где-то записаны.
Правила простые и понятные, возьмите их на вооружение и управляйте своим временем сами.
Хотите узнать больше всех тонкостях работы секретаря и получить востребованную профессию?
Записывайтесь на наши курсы уже сегодня!
