Когда всё спокойно, ассистент — правая рука. Когда всё сыплется — он становится точкой опоры. В ситуациях нестабильности решают не только компетенции, но и скорость реакции, точность коммуникаций и способность взять на себя задачи, которые «обычно делает только руководитель».
Мы в Smart & Talented видим это на практике. Ниже — конкретные кейсы, где ассистент стал ключевым звеном в кризисном управлении.
Срыв площадки за сутки до мероприятия
Кейс: за день до офлайн-ивента стало известно, что площадка не сможет принять гостей. Ассистент:
- быстро проверил альтернативные варианты в том же районе и бюджете;
- нашёл новую локацию и оперативно согласовал её с организаторами;
- при необходимости — был готов перейти к сценарию полной отмены с возвратом предоплат;
- обновил информацию для всех участников;
- перепроверил логистику, кейтеринг, техническую команду;
- обеспечил гладкий перенос без потери лица перед партнёрами.
Руководитель в это время спокойно решал стратегические задачи — без отвлечений и «аврала».
Негатив в медиа
Кейс: в Telegram-канале появился пост с недостоверной информацией о компании. Ассистент:
- оперативно передал сигнал PR-службе;
- собрал ключевые факты и формулировки из внутренних документов;
- координировал процесс подготовки официального ответа;
- держал на контроле сроки выхода публикаций и обновлений на всех платформах;
- уведомил руководителя, когда всё было согласовано и опубликовано.
Вместо суеты — чёткий план и быстрое реагирование. Руководитель был в курсе, но не втянут в операционную панику.
Срыв сроков и паника в проекте
Кейс: ключевой подрядчик не вышел на связь в день сдачи этапа. Команда в растерянности, клиенты ждут. Ассистент:
- оперативно выяснил причину отсутствия подрядчика — вплоть до связи с его офисом и коллегами;
- нашёл временную замену из базы проверенных исполнителей;
- переприоритизировал задачи вместе с менеджером проекта;
- созвал экстренный зум с командой;
- завёл отдельный трекер для антикризисного контроля сроков и исполнителей.
За 48 часов работа была возвращена в график, клиент — спокоен, руководитель — в курсе, но не в стрессе.
Экстренная госпитализация руководителя
Кейс: внезапное ухудшение самочувствия, госпитализация. Ассистент:
- отменил или перенёс все встречи на ближайшие дни;
- уведомил ключевых партнёров и команду, корректно обозначив ситуацию;
- передал приоритетные задачи другим ответственным, чтобы процессы не встали;
- ограничил поток входящих сообщений и запросов;
- выстроил единый контур коммуникаций между бизнесом, командой и семьёй, чтобы снять напряжение и исключить дублирующие касания.
В такой момент ассистент становится точкой опоры: он удерживает рабочие процессы и одновременно берёт на себя координацию, чтобы руководителю и его близким не приходилось решать организационные вопросы в стрессовой ситуации.
Если вы хотите снизить уязвимость бизнеса — не ждите следующего форс-мажора.
