Даже рутинные дела можно и нужно делать более эффективно, а значит быстро. Разберем далее подробно.
Секретарь — это специалист, способный выполнять сразу несколько заданий и распределять их согласно приоритетам.
Рабочее пространство у секретарей отличается большим количеством бумаг и документов. Даже в век технологий и электронного документоведения, бумажных бланков и договоров меньше не стало.
Чтобы не оказаться под завалами из документации, нужно уметь вовремя разобрать, рассортировать их и держать в строго отведенном для каждого типа месте.
Сделать это не трудно, просто следуйте советам ниже.
Совет №1 — Сортировка
Найдите время на то, чтобы разобрать и отсортировать документы, разложить в нужном порядке или поместить в файлы и папки.
Отдельно следует разгруппировать бумаги на важные, нужные, срочные и т. д. Если документы необходимы хотя бы раз в неделю, то держите их под рукой. Те, что используются раз в месяц или год, лучше убрать в специальный шкаф.
Совет №2 — Номера телефонов
Это важные данные, которые должны быть продублированы в нескольких вариантах и местах: в файле на компьютере, в ежедневнике и в бумажном виде. Они могут понадобится в любой момент.
Важно! Номера клиентов, сотрудников, госслужб, партнеров, поставщиков или другие срочные телефоны — всегда должны быть под рукой.
Совет №3 — Регистрация
Всю поступающую корреспонденцию или документацию к секретарю необходимо регистрировать. Регистрация и обработка происходит по мере доставки. То есть, как она поступает, согласно этому и регистрируется. Нельзя зарегистрировать письмо или другой документ «задним числом».
Совет №4 — Оформление
Задача секретаря оформлять какие-либо документы для руководителя. Например, оформить отправку писем или прокол совещания, коммандировочные удостоверения или приказы и т. д. Если это нужно делать срочно, то данная задача относится к срочным делам. А значит все документы для ее выполнения должны быть рядом, чтобы не искать в спешке.
Совет №5 — Подготовка
Для собрания, совещания или деловых переговоров рекомендуется всегда иметь отдельную папку на каждое дело. В нее собирать анализ с данными, сводки, распечатки графиков и т. д. Если содержать материалы в порядке даже на подготовительном этапе, то не придется отправляться на поиски справки или выписки в последние минуты перед мероприятием.
Свет №6 — Мусор
Горы бумаг и папок на рабочем столе выглядят не только неряшливо, но показывают, что специалист плохо справляется со своей задачей. А разнообразные мелкие бумажки, использованные конверты, яркие стикеры с записями, красоты и аккуратности столу никак не добавляют. К тому же мешают сосредоточится на работе. Поэтому все лишнее — долой в мусор!
Совет №7 — Для руководства
Документы для директора следует хранить в отдельном лотке или на специально отведенной для этого полке. Там должны копиться бумаги на подпись или рассмотрение. Они также сортируются по времени поступления, на срочные и важные, не срочные и т. д.
Конечно, это только минимум полезных советов для успешной работы с бумагами. Но и они будут весьма полезны секретарю.
Хотите узнать больше?
Записывайтесь на наши курсы и прокачайте себя!
В работе секретаря и ассистента документы — это не «стопка бумаг», а управляемый поток: что-то приходит, что-то уходит, что-то должно попасть руководителю на подпись, а что-то — стать основанием для решения. Когда порядок в бумагах и файлах встроен в ежедневную рутину, вы меньше отвлекаетесь на поиск, реже допускаете ошибки и быстрее закрываете срочные задачи.
Всё, что поступает к секретарю как корреспонденция или документация, важно фиксировать по мере поступления — без «задних чисел». Это правило защищает от путаницы со сроками и помогает быстро восстановить цепочку событий, если по документу возникнут вопросы.
Отдельная зона контроля — бумаги для руководителя: удобно держать их в отдельном лотке или на выделенной полке, где накапливаются документы на подпись или рассмотрение. Так руководитель получает документы без задержек, а вы не тратите время на бесконечные поиски в общей массе.
Даже один и тот же документ может проходить несколько итераций. Поэтому полезно заранее договориться о логике “номер/версия” и не терять актуальность файла, особенно когда документ обсуждается несколькими сторонами. В протоколах это решается просто: фиксируются номер и версия, а также базовые реквизиты встречи — дата, время и место.
| Документ | Что обязательно фиксировать | Зачем это нужно |
|---|---|---|
| Входящая корреспонденция | Факт поступления и порядок обработки | Чтобы не потерять письмо/документ и не «сдвинуть» сроки |
| Протокол встречи | Компания, дата/время, место, участники, повестка, ход обсуждения, решения, ответственные, отметки времени, подписи | Чтобы закрепить договорённости и превратить обсуждение в действия |
| Поручения руководителя | Поручение, статус, ответственный, срок (в т.ч. SLA), комментарии и контрольные точки | Чтобы поручения не «утекали» и было ясно, кто и к какому сроку делает |
Если вы регулярно фиксируете итоги встреч, используйте понятную структуру протоколирования: как оформить протокол деловой встречи. А для ежедневного потока задач и договорённостей особенно помогает централизованный инструмент: реестр поручений: структура, статусы, SLA.
Качество документооборота часто ломается не на сложных вопросах, а на мелочах: реквизиты, даты, суммы, версии файла, забытые приложения. Поэтому перед отправкой полезно держать короткий внутренний стандарт проверки: реквизиты, даты, цифры, версии и приложения должны быть сверены до того, как документ уйдёт адресату.
Рабочие документы удобно хранить в облаке и при необходимости создавать сразу в онлайн-редакторе — так они остаются под рукой, даже если вы в разъездах или на мероприятии. Практика работы ассистентов показывает, что это снижает риск потери файла и упрощает доступ.
В переписке лучше не перегружать письма «тяжёлыми» вложениями: если документ объёмный, корректнее дать доступ через облачное хранилище. Эта логика помогает сохранять порядок в коммуникациях и снижает риск ошибок при пересылке.
По инструментам и рабочим связкам (облако, документы, календарь и задачи) пригодится материал полезные программы и приложения для работы с помощником.
Письма и сообщения — это тоже документы, потому что через них согласовываются действия и фиксируются договорённости. Деловая переписка работает как официальный диалог бизнеса с миром: в ней решаются рабочие вопросы с клиентами, партнёрами, поставщиками и внутри команды. Чтобы письма были полезны не только «для чтения», но и для выполнения, им нужна ясная структура: тема, понятная цель и следующий шаг.
Подход к переписке удобно усилить двумя материалами: деловая переписка: ваш цифровой почерк в бизнесе и что такое Digital-этикет.
Базовый старт — сортировка: разобрать документы и разложить по папкам/файлам, отдельно разгруппировать важные, нужные и срочные. Документы, которые нужны хотя бы раз в неделю, держат под рукой, а те, что используются раз в месяц или год, убирают в шкаф.
Да. Важные номера и контакты рекомендуется продублировать в нескольких местах: в файле на компьютере, в ежедневнике и в бумажном виде, чтобы они были доступны в любой момент.
Всю поступающую к секретарю корреспонденцию и документацию важно регистрировать по мере доставки. Регистрация «задним числом» не применяется.
Документы для директора удобно хранить отдельно — в выделенном лотке или на специальной полке, где копятся бумаги на подпись и рассмотрение. Их также сортируют по срочности и важности — так руководитель быстрее получает то, что требует решения.
Если на встрече присутствует более двух человек, рекомендуется вести специальный документ — протокол. Он нужен, чтобы точно зафиксировать переговоры и достигнутые договорённости.
В протоколе указывают название компании, дату/время и место, участников, повестку, затем — ход обсуждения и итоговые выводы: какие решения приняты, кто ответственный и что нужно сделать. Также важна отметка времени, подписи и последующая регистрация документа.
В протоколе не используют жаргон и ненормативную лексику, а по правилам делового этикета допускается только косвенная речь.
Реестр поручений — это централизованный инструмент, где фиксируются поручения руководителя (в т.ч. по итогам встреч и переписок), статусы выполнения, ответственные, сроки (включая SLA), комментарии и контрольные точки. Он помогает не терять задачи и держать прозрачный контроль.
Перед отправкой полезно проверять документ по короткому стандарту: реквизиты, даты, цифры, версии и приложения. Такой подход снижает возвраты и повышает точность документооборота.
Рабочие документы удобно хранить в облаке или создавать в онлайн-документах: так они всегда под рукой, независимо от места, где вы находитесь.
В digital-коммуникации рекомендуется избегать тяжёлых вложений и заменять их ссылками на облачные хранилища. Это упрощает обмен документами и помогает поддерживать порядок в переписке.
115419, г. Москва, 5й Донской проезд, дом 4, этаж 3-й, офис 9а
Пн-Пт: с 10:00 до 19:00, Сб-Вс: Выходные.
Даже рутинные дела можно и нужно делать более эффективно, а значит быстро. Разберем далее подробно.
Что обязан знать и уметь личный ассистент-руководителя разберем подробнее в нашей подборке материала.
Какого это быть ассистентом важного человека и есть ли перспективы в будущем, разберемся далее в материале.
Принимать зарубежных партнеров волнительно и очень ответственно. Особенно, если они прибывают с официальным визитом. Чтобы не ударить в грязь лицом, к торжественному мероприятию следует тщательно подготовиться.
Когда хочется успеть все и сразу, а собственного времени на это катастрофически не хватает — пора искать помощь со стороны. Какой помощник подойдет именно вам разберемся далее в материале.
В отличие от рядовых инженеров, он участвует в стратегическом планировании, контроле качества и решении нестандартных проблем, возникающих на всех этапах жизненного цикла проекта.
Остались вопросы? Тогда смело обращайтесь к нам! Мы обязательно поможем!
Наш сайт использует cookie. Продолжая им пользоваться, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности.
