Как работать с документами

Даже рутинные дела можно и нужно делать более эффективно, а значит быстро. Разберем далее подробно.

Как работать с документами

Секретарь — это специалист, способный выполнять сразу несколько заданий и распределять их согласно приоритетам.

Рабочее пространство у секретарей отличается большим количеством бумаг и документов. Даже в век технологий и электронного документоведения, бумажных бланков и договоров меньше не стало.
Чтобы не оказаться под завалами из документации, нужно уметь вовремя разобрать, рассортировать их и держать в строго отведенном для каждого типа месте.

Сделать это не трудно, просто следуйте советам ниже.

Совет №1 — Сортировка
Найдите время на то, чтобы разобрать и отсортировать документы, разложить в нужном порядке или поместить в файлы и папки.
Отдельно следует разгруппировать бумаги на важные, нужные, срочные и т. д. Если документы необходимы хотя бы раз в неделю, то держите их под рукой. Те, что используются раз в месяц или год, лучше убрать в специальный шкаф.

Совет №2 — Номера телефонов
Это важные данные, которые должны быть продублированы в нескольких вариантах и местах: в файле на компьютере, в ежедневнике и в бумажном виде. Они могут понадобится в любой момент.
Важно! Номера клиентов, сотрудников, госслужб, партнеров, поставщиков или другие срочные телефоны — всегда должны быть под рукой.

Совет №3 — Регистрация
Всю поступающую корреспонденцию или документацию к секретарю необходимо регистрировать. Регистрация и обработка происходит по мере доставки. То есть, как она поступает, согласно этому и регистрируется. Нельзя зарегистрировать письмо или другой документ «задним числом».

Совет №4 — Оформление
Задача секретаря оформлять какие-либо документы для руководителя. Например, оформить отправку писем или прокол совещания, коммандировочные удостоверения или приказы и т. д. Если это нужно делать срочно, то данная задача относится к срочным делам. А значит все документы для ее выполнения должны быть рядом, чтобы не искать в спешке.

Совет №5 — Подготовка
Для собрания, совещания или деловых переговоров рекомендуется всегда иметь отдельную папку на каждое дело. В нее собирать анализ с данными, сводки, распечатки графиков и т. д. Если содержать материалы в порядке даже на подготовительном этапе, то не придется отправляться на поиски справки или выписки в последние минуты перед мероприятием.

Свет №6 — Мусор
Горы бумаг и папок на рабочем столе выглядят не только неряшливо, но показывают, что специалист плохо справляется со своей задачей. А разнообразные мелкие бумажки, использованные конверты, яркие стикеры с записями, красоты и аккуратности столу никак не добавляют. К тому же мешают сосредоточится на работе. Поэтому все лишнее — долой в мусор!

Совет №7 — Для руководства
Документы для директора следует хранить в отдельном лотке или на специально отведенной для этого полке. Там должны копиться бумаги на подпись или рассмотрение. Они также сортируются по времени поступления, на срочные и важные, не срочные и т. д.

Конечно, это только минимум полезных советов для успешной работы с бумагами. Но и они будут весьма полезны секретарю.

Хотите узнать больше?

Записывайтесь на наши курсы и прокачайте себя!