Обязанности личного ассистента руководителя

Обязанности личного ассистента руководителя: координация календаря и встреч, деловая переписка и протоколы, организация командировок, документооборот и контроль поручений; границы личных поручений оговариваются на старте. Что обязан знать и уметь личный ассистент-руководителя разберем подробнее в нашей подборке материала. 

Обязанности личного ассистента руководителя

Должность помощника-ассистента появилась относительно недавно, поэтому единого профессионального стандарта для этого специалиста пока нет. Но, согласно требованиям к выполнению работ, можно соотнести профессионального секретаря и помощника по схожести задач. Однако разница все же есть. 

Кто такой личный ассистент-руководителя? Секретарь или нет? 

Они, конечно, очень похожи. Только у последнего обязанностей больше, как и ответственности.  На многих предприятиях ассистент является вторым человеком в компании, иногда он замещает руководителя, принимает решения в рамках дозволенного и контролирует выполнение приказов директора. Поэтому, резюмируем, что — это специалист, который выполняет львиную долю работы своего начальника, чтобы максимально разгрузить его и освободить время для новых дел. Рамки или границы, устанавливает сам начальник.

Чем же занимается ассистент? 

Он занимается организацией рабочего процесса своего руководителя, оказывая административную поддержку. 

А именно: 

• формирует план работ на день или неделю для первых лиц компании; 
• принимает звонки, в том числе организует телефонные переговоры и конференц-связь; 
• встречает посетителей в приемной, гостей и деловых партнеров; 
• готовит презентации; 
• занимается подготовкой заседаний, собраний, совещаний, деловых завтраков, встреч, корпоративных мероприятий и т. д.;
• планирует командировки и деловые поездки; 
• работает с электронной почтой руководителя и его базой контактов; 
• ведет переписку с деловыми партнерами; 
• производит поиск информации и новых данных; 
• составляет деловые письма партнерам и сотрудникам; 
• протоколирует деловые встречи или совещания;
• контролирует исполнение поручений и приказов начальника. 

Вторая основная обязанность - документационное обеспечение деятельности руководителя организации. 

Это работа с документацией, составлением отчетности и аналитических обзоров, подготовка проектов, оформление документов и дальнейшее хранение. 

Кроме того, хороший ассистент должен уметь пользоваться всей офисной техникой.
Уровень владения может устанавливаться в каждой компании индивидуально. Но уверенный пользователь в приоритете всегда. 

Важно! Помощник руководителя, тем более личный ассистент, иногда обязан выполнять личные поручения начальника. 
Например, планирование отпуска для его семьи, заказ столика в ресторане или покупка билетов в театр. 

Рекомендуется сразу определить данный круг обязанностей при приеме на работу и разграничивать личные поручения от деловых задач, если они неприемлемы для специалиста. 

Интересуетесь профессией личного ассистента руководителя,
хотите узнать больше и получить престижную специальность? Приходите учиться к нам!  Записывайтесь на курсы помощников уже сегодня.