Что обязан знать и уметь личный ассистент-руководителя разберем подробнее в нашей подборке материала.
Обязанности личного ассистента руководителя
Должность помощника-ассистента появилась относительно недавно, поэтому единого профессионального стандарта для этого специалиста пока нет. Но, согласно требованиям к выполнению работ, можно соотнести профессионального секретаря и помощника по схожести задач. Однако разница все же есть.
Кто такой личный ассистент-руководителя? Секретарь или нет?
Они, конечно, очень похожи. Только у последнего обязанностей больше, как и ответственности.
На многих предприятиях ассистент является вторым человеком в компании, иногда он замещает руководителя, принимает решения в рамках дозволенного и контролирует выполнение приказов директора.
Поэтому, резюмируем, что — это специалист, который выполняет львиную долю работы своего начальника, чтобы максимально разгрузить его и освободить время для новых дел. Рамки или границы, устанавливает сам начальник.
Чем же занимается ассистент?
Он занимается организацией рабочего процесса своего руководителя, оказывая административную поддержку.
А именно:
- формирует план работ на день или неделю для первых лиц компании;
- принимает звонки, в том числе организует телефонные переговоры и конференц-связь;
- встречает посетителей в приемной, гостей и деловых партнеров;
- готовит презентации;
- занимается подготовкой заседаний, собраний, совещаний, деловых завтраков, встреч, корпоративных мероприятий и т. д.;
- планирует командировки и деловые поездки;
- работает с электронной почтой руководителя и его базой контактов;
- ведет переписку с деловыми партнерами;
- производит поиск информации и новых данных;
- составляет деловые письма партнерам и сотрудникам;
- протоколирует деловые встречи или совещания;
- контролирует исполнение поручений и приказов начальника.
Вторая основная обязанность - документационное обеспечение деятельности руководителя организации.
Это работа с документацией, составлением отчетности и аналитических обзоров, подготовка проектов, оформление документов и дальнейшее хранение.
Кроме того, хороший ассистент должен уметь пользоваться всей офисной техникой.
Уровень владения может устанавливаться в каждой компании индивидуально. Но уверенный пользователь в приоритете всегда.
Важно! Помощник руководителя, тем более личный ассистент, иногда обязан выполнять личные поручения начальника.
Например, планирование отпуска для его семьи, заказ столика в ресторане или покупка билетов в театр.
Рекомендуется сразу определить данный круг обязанностей при приеме на работу и разграничивать личные поручения от деловых задач, если они неприемлемы для специалиста.
Интересуетесь профессией личного ассистента руководителя,
хотите узнать больше и получить престижную специальность?
Приходите учиться к нам!
Записывайтесь на курсы помощников уже сегодня.
