Как разделить работу для своих сотрудников, чтобы результат получился максимально эффективным, разберемся далее в материале.
Распределение обязанностей: два, три и более ассистента или помощников у руководителя
У любого владельца бизнеса или главы компании более половины рабочего времени уходит на задачи, которые не значительные и не важные в глобальном масштабе бизнеса. Это планирование, бронирование, документооборот, операционные задания и пр.
Те самые «мелочи», крадущие по 15 минут каждая, а в итоге превращаются в часы. Где на них приходится тратить половину утра или вечера в ежедневном графике.
Хорошо, когда есть кто-то, кому можно с легкостью делегировать всю рутину и заниматься чем-то более глобальным. Например, секретарь, помощник, ассистент, заместитель и т.п.
Большинство руководителей с трудом решаются на одного помощника или ассистента, но если бизнес успешен и развивается быстро, то возникает необходимость сразу в нескольких сотрудниках в помощь.
Как работать сразу с двумя или с тремя личными ассистентами? Что будут делать все эти помощники? Не усложнят ли работу в целом? Вдруг станет только хуже?
Все эти вопросы актуальны и вполне логичны. Но на них можно дать только один правильный ответ: между помощниками нужно грамотно распределять обязанности.
Как это сделать правильно?
В первую очередь ассистента или помощника нанимают, чтобы максимально разгрузить начальника, высвободить его драгоценное время. А значит сначала следует определить все те дела, которые не требуют личного вмешательства или присутствия руководителя.
Например, рабочее расписание, назначение мероприятий, сбор информации, электронная почта и бумажная корреспонденция, входящие звонки на мобильный и т. д.
Во-вторых, есть задачи с которыми даже сами начальники не могут разобраться или они плохо в них ориентируются (современные технологии, новые программы, приложения, техника, аналитика и т. п.).
Профессиональный ассистент дополняет своего руководителя, выполняя ту работу, которую тот сам физически не может сделать.
Например, перевод писем и документов при ведении бизнеса с иностранными партнерами или клиентами, составление бланков и договоров, подготовка слайдов к презентации или совещанию и пр.
В третьих, административные задачи. Помощники с административными навыками отличные управленцы, они способны удержать на своих плечах многие офисные дела, проконтролировать, проверить статус каждого и своевременно исправить недочеты, а также поддерживать связь с руководством для актуальности информации.
Важно четко и грамотно разделить, распределить и дать те обязанности, за которые каждый из ассистентов или помощников несет определенную ответственность и четко знает свои границы.
Наличие чек-листов и руководства к действию существенно помогают в работе с несколькими помощниками, чтобы быстрее достичь успеха и повысить эффективность самого руководителя.
Как и где найти сразу нескольких ассистентов под разные задачи знают специалисты Smart & Talented.
Заполните заявку прямо сейчас: kam@smart-and-talented.ru
