В компании ежедневно формируется, поступает и отправляется множество бумаг. Поможем навести порядок в документации далее в материале.
Составляем инструкцию делопроизводства по шагам
Документы — это основа деятельности каждой компании. Независимо маленькая она или огромная корпорация.
Без ежедневных отчетов и договоров невозможен ни один вид деятельности. Бумаг всегда очень много: формы, декларации, бланки, счета и т.д.
Когда документация требует особенного учета, порядка и ведения — говорят о делопроизводстве.
При развитии и росте компании документооборот быстро увеличивается, а значит возникают трудности с поиском нужной формы или договора.
Регулировать данный организационный вопрос документов, частные компании стараются самостоятельно. Для этого делопроизводство разрабатывается собственными силами и поручается секретарю или кадровику.
На практике в каждой компании уже существует своя внутренняя инструкция документоведения.
Если же ее нет, то самое время приступить к разработке.
Делопроизводство — как составить инструкцию в 2019 году
1. Определить документацию, которая будет попадать под эту самую инструкцию делопроизводства. То есть разделить бумаги на исходящие, входящие и внутренние.
Работать с этими документами нужно в разном порядке, а значит и описывать их необходимо по отдельности.
2. Составить инструкцию с разделами, в которых указать правила регистрации, подписания и хранения. А также сроки фиксации документа, его передача, ознакомление и т. д.
3. Формы, бланки, ГОСТ. Обязательно указать в инструкции документы имеющие официальные или типовые формы (бланки). По каким правилам заполняются — утвержденным государством или компанией.
4. Ответственность, хранение. Все разделы инструкции должны иметь ответственное лицо, которое будет отвечать за свой раздел и хранение документации.
5. Дополнения и приложения. В инструкции, как и в любом другом документе можно что-то добавить или приложить. Например, дополнительный раздел.
В котором указывается специфика коммерческой деятельности, касательно делопроизводства и рабочих документов, в целом.
Сколько копий допускается, кто их изготавливает, как и когда ставятся штамп или печать, передача или обмен документацией в филиалах и т. д.
Важно! Некоторые документы и формы из одного раздела, также могут попадать в раздел другой. Поэтому на них необходимо обязательно указывать ссылки и сноски.
Финансовые документы регламентируются иначе. Например, бумаги банковской или кредитной организации относятся к документам с банковской тайной.
6. Утвердить и ознакомить с инструкцией всех работников компании. После чего она вступает в силу.
Хотите узнать больше о делопроизводстве и получить востребованную специальность?
Запишитесь на курс уже сегодня!
