Несколько помощников руководителя: как делится их функционал

Чем занимаются помощники руководителя, когда их два или еще больше, разберемся далее в материале.

Несколько помощников руководителя: как делится их функционал

Многие начинающие бизнесмены замечают, что тратят до 80% своего времени на задачи, которые не приносят даже 20% выгоды. Это обычная рутина, мелочи и «пожиратели» драгоценных минут.

Все эти мелкие, но необходимые дела, отвлекают от больших планов и не дают возможности заняться чем-то более важным.
И если руководитель нацелен на серьезные результаты в будущем, даже если в данный момент бизнес не приносит нужного дохода, стоит задуматься о поиске помощника.

Грамотные владельцы бизнеса не останавливаются на одном ассистенте, а нанимают сразу двух или трех, и между ними распределяют все то, что сами физически не успевают сделать.
Вот тут и проявляется умение руководителя правильно разделить обязанности между ними, чтобы не возникало споров и форс-мажорных ситуаций.

Для чего вообще нужны помощники руководителям?

Список обязанностей ассистента огромен, все зависит от того, что нужно начальнику. Как правило помощника ищут для выполнения работы, на которую тратить времени совсем жалко, либо если у самого руководителя она плохо получается. Например, контроль расписания и назначение встреч, проверка почты, ведение бизнес-аккаунта в социальных сетях, расшифровка видео или аудио файлов, перевод текстов и т. д.

Иногда на ассистента также возлагаются и дополнительные обязанности или поручения личного характера. Например, что-то купить или где-то забрать.

Для бизнесменов необходим сотрудник с разноплановыми способностями, навыками и талантами. Который не только делает за босса много работы, но и дисциплинирует его, мотивирует и стабилизирует в некотором смысле.
Такого комплексного специалиста найти довольно сложно.

Отсюда есть правильный выход — найти нескольких помощников и каждому поручить то, что ему по силам и с чем он справляется на «отлично».

Невозможно требовать от одного человека всего и сразу. Теоретически такое, конечно, возможно. И есть соискатели на должность помощника руководителя согласные на почти все. Но это только теория.
В реальности если и существуют универсальные бизнес-ассистенты и помощники руководителя, то они прекрасно устроены в крупных корпорациях и концернах.

Каждый специалист профессионал в своей сфере: кто-то отлично разбирается в компьютерной технике и программах, прекрасно собирает и обрабатывает данные в виде таблиц и графиков. А другому ближе общение и иностранные языки, они с легкостью ведут переписку с иностранными партнерами и компаниями.

Третьему — по душе поручения личные или персональные и с компьютерами у них не очень гладко выходит.

Итак, их несколько. Как разделить обязанности? Очень просто! Специалисты рекомендуют не смешивать рабочие и личные задачи для персонала, именно по такому критерию и стоит производить разделение. 

Кроме того, рабочие процессы можно распределить на административные, документы и офис-менеджмент.

При наличии нескольких помощников у руководителя, их конкретные обязанности и зоны ответственности следует подтвердить отдельными должностными инструкциями.

Где найти компетентного ассистента, а лучше двух?
В Smart & Talented точно знают!
Наши специалисты профессионально занимаются подбором лучших кандидатов специально для вас.

Оставляйте свою заявку на почту: kam@smart-and-talented.ru