Как принимать посетителей и почему это важно, разберем далее в материале.
Прием посетителей: организация и нюансы
Важнейшая задача секретаря — встречать гостей. От его вежливости, любезности, улыбки, доброжелательности, внимания и предупредительности зависит успех всей компании.
Поведение и настрой играет огромную роль, наравне с профессиональными качествами и навыками.
Секретарь руководителя знает всех лиц из числа сотрудников, кого начальник может принять и в какое время. А вот гостей из числа деловых партнеров или клиентов следует предварительно записывать на прием и согласовывать время встречи заранее.
Важно! При приеме работников компании, секретарь должен обращаться к ним по имени или имени и отчеству. Что подразумевает знание всех сотрудников поименно. Не лишним будет иметь под рукой список с указанием должностей и отделов.
Во многих компаниях работники могут по несколько раз в день приходить на прием к директору, по разным вопросам.
Например, чтобы:
- получить информацию по делу;
- попросить служебную машину;
- уточнить встречу с поставщиком или юристом;
- подписать документ или договор и т. д.
Задача секретаря совместно с руководителем свети количество таких визитов к минимуму, объединив многие их них в одно посещение.
Что касается подписания документов, то можно установить время для подписи. Например, с 9 до 10 утра руководитель занимается только подписью. К этому времени сотрудники должны предоставить документы в специальный лоток или папку, которую потом секретарь отнесет к шефу.
Также секретарь занимается сортировкой всех поступающих документов и затем делит на срочные и для рассмотрения.
Конечно, многие визиты срочные и оставить на рассмотрение или подпись не получится. Поэтому секретарю следует запастись терпением и найти подход к каждому посетителю.
Лучшее время для приема посетителей-сотрудников по не срочным делам это послеобеденное. Руководителю проще заниматься текущей работой, когда утренние дела уже завершены. Поэтому для неотложных дел следует отвести утренние часы.
На встречу с подчиненными отводится 15-20 минут.
Каждого посетителя необходимо вносить в специальный журнал для регистрации, в нем же удобно делать пометки, если начальник назначил новую встречу или принял решение по состоявшейся.
Прием посетителей партнеров или клиентов
Деловые встречи происходят иначе, чем рабочие визиты сотрудников. В бизнесе не принято приходить на встречу без согласования. Поэтому о ней договариваются заранее. Посетители прибывают к указанному времени. Секретарь должен встретить их и проводить в кабинет к руководителю или в специальное помещение для встречи.
Важно! Если в компанию пожалуют из проверяющих органов, то секретарь обязан проинформировать о визите начальника и без его разрешения никакой информации не предоставлять.
Интересуетесь деловым протоколом?
Хотите узнать больше о профессии секретаря?
Записывайтесь на наши курсы!
