Полезные инструменты

Поиск по сайту

Как принимать посетителей и почему это важно, разберем далее в материале.

Прием посетителей: организация и нюансы

Важнейшая задача секретаря — встречать гостей. От его вежливости, любезности, улыбки, доброжелательности, внимания и предупредительности зависит успех всей компании.
Поведение и настрой играет огромную роль, наравне с профессиональными качествами и навыками.

Секретарь руководителя знает всех лиц из числа сотрудников, кого начальник может принять и в какое время. А вот гостей из числа деловых партнеров или клиентов следует предварительно записывать на прием и согласовывать время встречи заранее.

Важно! При приеме работников компании, секретарь должен обращаться к ним по имени или имени и отчеству. Что подразумевает знание всех сотрудников поименно. Не лишним будет иметь под рукой список с указанием должностей и отделов.

Во многих компаниях работники могут по несколько раз в день приходить на прием к директору, по разным вопросам.

Например, чтобы:

  • получить информацию по делу;
  • попросить служебную машину;
  • уточнить встречу с поставщиком или юристом;
  • подписать документ или договор и т. д.

Задача секретаря совместно с руководителем свети количество таких визитов к минимуму, объединив многие их них в одно посещение.
Что касается подписания документов, то можно установить время для подписи. Например, с 9 до 10 утра руководитель занимается только подписью. К этому времени сотрудники должны предоставить документы в специальный лоток или папку, которую потом секретарь отнесет к шефу.

Также секретарь занимается сортировкой всех поступающих документов и затем делит на срочные и для рассмотрения.

Конечно, многие визиты срочные и оставить на рассмотрение или подпись не получится. Поэтому секретарю следует запастись терпением и найти подход к каждому посетителю.

Лучшее время для приема посетителей-сотрудников по не срочным делам это послеобеденное. Руководителю проще заниматься текущей работой, когда утренние дела уже завершены. Поэтому для неотложных дел следует отвести утренние часы.

На встречу с подчиненными отводится 15-20 минут.

Каждого посетителя необходимо вносить в специальный журнал для регистрации, в нем же удобно делать пометки, если начальник назначил новую встречу или принял решение по состоявшейся.

Прием посетителей партнеров или клиентов

Деловые встречи происходят иначе, чем рабочие визиты сотрудников. В бизнесе не принято приходить на встречу без согласования. Поэтому о ней договариваются заранее. Посетители прибывают к указанному времени. Секретарь должен встретить их и проводить в кабинет к руководителю или в специальное помещение для встречи.

Важно! Если в компанию пожалуют из проверяющих органов, то секретарь обязан проинформировать о визите начальника и без его разрешения никакой информации не предоставлять.

Интересуетесь деловым протоколом?

Хотите узнать больше о профессии секретаря?

Записывайтесь на наши курсы!

Smart & Talented

Добавить комментарий


Есть вопросы?
Получи бесплатную консультацию


КОНФЕРЕНЦИЯ PA-DAY

Приходи в нашу ШКОЛУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ АССИСТЕНТОВ

Обучение проводит Марина Егорова, основатель и директор компании Smart&Talented,
а также опытные ассистенты ведущих компаний.

Подробнее о ШКОЛЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ АССИСТЕНТОВ

Подпишитесь на страницы Smart and Talented в социальных сетях:

Сайт создан Lead Pitchers автоворонки продаж и продвижение бизнеса в интернете