Как принимать посетителей и почему это важно, разберем далее в материале.
Важнейшая задача секретаря — встречать гостей. От его вежливости, любезности, улыбки, доброжелательности, внимания и предупредительности зависит успех всей компании.
Поведение и настрой играет огромную роль, наравне с профессиональными качествами и навыками.
Секретарь руководителя знает всех лиц из числа сотрудников, кого начальник может принять и в какое время. А вот гостей из числа деловых партнеров или клиентов следует предварительно записывать на прием и согласовывать время встречи заранее.
Важно! При приеме работников компании, секретарь должен обращаться к ним по имени или имени и отчеству. Что подразумевает знание всех сотрудников поименно. Не лишним будет иметь под рукой список с указанием должностей и отделов.
Во многих компаниях работники могут по несколько раз в день приходить на прием к директору, по разным вопросам.
Например, чтобы:
Задача секретаря совместно с руководителем свети количество таких визитов к минимуму, объединив многие их них в одно посещение.
Что касается подписания документов, то можно установить время для подписи. Например, с 9 до 10 утра руководитель занимается только подписью. К этому времени сотрудники должны предоставить документы в специальный лоток или папку, которую потом секретарь отнесет к шефу.
Также секретарь занимается сортировкой всех поступающих документов и затем делит на срочные и для рассмотрения.
Конечно, многие визиты срочные и оставить на рассмотрение или подпись не получится. Поэтому секретарю следует запастись терпением и найти подход к каждому посетителю.
Лучшее время для приема посетителей-сотрудников по не срочным делам это послеобеденное. Руководителю проще заниматься текущей работой, когда утренние дела уже завершены. Поэтому для неотложных дел следует отвести утренние часы.
На встречу с подчиненными отводится 15-20 минут.
Каждого посетителя необходимо вносить в специальный журнал для регистрации, в нем же удобно делать пометки, если начальник назначил новую встречу или принял решение по состоявшейся.
Деловые встречи происходят иначе, чем рабочие визиты сотрудников. В бизнесе не принято приходить на встречу без согласования. Поэтому о ней договариваются заранее. Посетители прибывают к указанному времени. Секретарь должен встретить их и проводить в кабинет к руководителю или в специальное помещение для встречи.
Важно! Если в компанию пожалуют из проверяющих органов, то секретарь обязан проинформировать о визите начальника и без его разрешения никакой информации не предоставлять.
Первый контакт формирует впечатление о компании ещё до общения с руководителем. Цель приёма — сократить ожидание, снять неопределённость и удержать контроль над повесткой. Базовые ориентиры: приветствие сразу, информирование о статусе встречи, начало вовремя.
Перед днём встреч у секретаря должны быть: список гостей (ФИО, компания, цель визита), подтверждённое окно времени, контакт ответственного сотрудника, материалы к встрече (договор/презентация), отметка о конфиденциальности (нужно/не нужно NDA, запрет фото и т. п.).
Чек-лист готовности переговорной
| Пункт | Проверка |
|---|---|
| Помещение | Чисто, табличка «Занято/Не беспокоить» |
| Посадка | Достаточно мест, таблички с именами при необходимости |
| Материалы | Блокноты, ручки, вода/стаканы |
| Техника | Экран/проектор, кабели, кликер, Wi-Fi и пароль |
| Документы | Папка с повесткой/макетами/договором, если требуется |
| Конфиденциальность | Шторы/экраны повернуты от зоны ожидания |
Гости заносятся в журнал/CRM — это помогает отследить нагрузку, повторы и пост-коммуникацию.
| Поле журнала | Что фиксируется |
|---|---|
| Дата/время | Прибытие и начало встречи |
| ФИО, компания | Посетитель/представляемая организация |
| Цель | С кем и по какому вопросу |
| Статус | Ожидает/в кабинете/перенесено/отменено |
| Итог | Короткий результат: «договор подписан/перенесено на …» |
| Контакты | Телефон/e-mail для обратной связи |
Приветствие по имени, предложение присесть, короткое пояснение статуса («Руководитель завершает предыдущее совещание, ориентир — 10 минут»), предложение воды/кофе. Информируйте каждые 10–15 минут, если ожидание затянулось. При переносе — сразу согласуйте новую дату/слот, зафиксируйте письменно.
Нейтральные фразы, которые помогают:
«Добрый день, вы на встречу к …? Давайте отмечу ваше прибытие.»
«Спасибо, что пришли заранее. Ориентировочное ожидание — до 10 минут, удобно подождать здесь?»
«Могу предложить воду/кофе. Если потребуется Wi-Fi — вот пароль.»
Систематизируйте «несрочные» визиты сотрудников: блок-окно на подпись документов, отдельное окно для коротких согласований, дневная «пауза» без визитов для фокусной работы руководителя. Визиты объединяются по темам; конфликтующие просьбы — через предварительное согласование по почте/в календаре.
Только по предварительной договорённости и во времени, указанном в календаре. Встреча у ресепшн, сопровождение до переговорной/кабинета, краткий ориентир по регламенту (время встречи, доступ к напиткам/санузлу, правила конфиденциальности при необходимости). По завершении — проводите до выхода, при необходимости уточните «следующие шаги» и контакт для обмена материалами.
Курьеры обслуживаются по отдельному регламенту (выделенное окно/окно без приоритета), чтобы не прерывать встречи. Незапланированные визиты — записываются в журнал, информируется руководитель или назначенный сотрудник; встреча проводится только после подтверждения.
Секретарь информирует руководителя и действует строго по внутреннему регламенту: пропуск в зону ожидания/переговорную, сверка служебных удостоверений в установленном порядке, передача запроса руководителю/юристу. Самостоятельно сведения не предоставляются.
Документы на стойке не оставляются, экраны с деловой перепиской не обращены к посетителям, фамилии и темы встреч не озвучиваются вслух. Разговоры о внутренних вопросах — только в служебных помещениях.
Коротко зафиксировать итог (договорённость/перенос/поручения), передать материалы ответственным, обновить журнал, при необходимости — отправить благодарность и список «следующих шагов» от имени руководителя (по внутренним шаблонам).
Помогают понять, что приём работает стабильно.
| Показатель | Ориентир |
|---|---|
| Время приветствия | Сразу при появлении гостя |
| Среднее ожидание до начала | ≤ 10 минут при накладках |
| Доля встреч «вовремя» | Не ниже установленного внутреннего уровня (ориентир 80–90%) |
| Инциденты конфиденциальности | Ноль |
| Корректные записи в журнале | 100% запланированных и фактических визитов |
Эти практики укрепляют дисциплину встреч, снижают накладки и поддерживают профессиональный имидж компании — именно это «видят» посетители с первой минуты.
115419, г. Москва, 5й Донской проезд, дом 4, этаж 3-й, офис 9а
Пн-Пт: с 10:00 до 19:00, Сб-Вс: Выходные.
Важнейшая задача секретаря — встречать гостей. От его вежливости, любезности, улыбки, доброжелательности, внимания и предупредительности зависит успех всей компании.
Нервничать и переживать перед важной встречей — нормально. Как научиться держать себя в руках и не показывать свое волнение далее в материале.
Что делать, когда нет времени на просмотр электронной почты или на проверку собственного рабочего расписания — разберемся далее в материале.
Для чего нужны помощники директору, что они делают и какая у них заплата разберемся далее в материале.
Наш сайт использует cookie. Продолжая им пользоваться, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности.
