Почему забота о нуждах офиса ложится на секретаря и как с этим работать, разберемся далее в статье.
Секретарь — хозяйка в офисе
От внешнего вида секретаря, его манеры поведения и улыбки зависит многое. Как встречают гостей в офисе директора складывается первое впечатление о компании в целом.
Умение правильно подать себя, выглядеть по-деловому и при этом привлекательно, профессионально выполнять свои непосредственные задачи — главное в секретарском деле.
Секретарь является не только доверенным лицом руководителя и его правой рукой. Он посредник между начальником и подчиненными, проводник между клиентами и главный органайзер.
На правах хозяйки секретарь, а ведь чаще всего это женщина, должна вести свои хозяйство идеально.
Так с чего начать?
Первое — аккуратность во всем. Не только одежда самого секретаря, но и приемная вместе с кабинетом директора должны блестеть чистотой и аккуратностью. Никакой модный дизайн и ультра-современная мебель не улучшат впечатление, если по углам лежит пыль и окна давно не мыты.
Конечно, совмещать обязанности уборщицы и секретаря дело неблагодарное. Поэтому его задача контролировать работу штатных уборщиков, либо вовремя вызывать клининговые компании на помощь.
Второе — обеспечение. Офис, как и дом, он должен функционировать постоянно. А для этого нужны канцелярские принадлежности, бумага и чернила для принтера, папки, лотки для документов и многое другое.
К обеспечению следует отнести и закупку продуктов питания: кофе, чай, сахар, кулер с водой и т. д.
При корпоративных мероприятиях, совещаниях с кофе-брейк или банкетах без кейтеринговых организаций не обойтись.
За всем этим нужно присматривать и контролировать - опять же секретарю.
Третье — кабинет руководителя. Про чистоту и канцтовары с водой мы уже разобрались выше. Но поддержание приятной обстановки в нем тоже задача секретаря. Речь идет о мини-баре или холодильнике.
Каждый начальник, независимо от возраста держит в своем кабинете эти два заветных шкафчика.
В холодильнике они хранят принесенный из дома обед, минеральную воду или йогурт.
Если еда заказывается из ресторана, то за этим также следит секретарь.
Он же наполняет и мини-бар. Руководители, особенно старой закалки, часто предпочитают отмечать завершение удачной сделки с партнерами не выходя из кабинета. Именно поэтому в мини-баре всегда должно быть несколько бутылок с напитками, соответствующим вкусу его хозяина.
Секретарь обязан проверять наличие в баре нужного ассортимента и вовремя делать заказ для пополнения запасов.
Четвертое — растения. Считается, что наличие цветов или зеленых растений в горшках придает рабочему пространству уюта и спокойствия. На самом деле ухоженные комнатные цветы делают офис настоящим, деловым, наполненным жизнью.
Плохо, когда эта жизнь выглядит неопрятной и практически засохшей.
Выхода два — взять перчатки и заняться растениями самостоятельно секретарю. Либо заменить их на искусственные и следить, чтобы уборщики протирали с них пыль во время своих визитов.
И, наконец, пятое — радушие. Как настоящая хозяйка, секретарь всех должен встречать с приветливой улыбкой и в хорошем настроении. Узнать причину визита, записать данные, предложить чай или кофе, пока посетитель ожидает приглашения в кабинет к начальнику.
Как видно из статьи, нет ничего сложного быть хозяйкой в офисе. Главное немного терпения и самоорганизованности.
Хотите узнать больше о профессии секретаря?
Записывайтесь на наши курсы прямо сейчас!
