Почему забота о нуждах офиса ложится на секретаря и как с этим работать, разберемся далее в статье.
Почему забота о нуждах офиса ложится на секретаря и как с этим работать, разберемся далее в статье.
От внешнего вида секретаря, его манеры поведения и улыбки зависит многое. Как встречают гостей в офисе директора складывается первое впечатление о компании в целом.
Умение правильно подать себя, выглядеть по-деловому и при этом привлекательно, профессионально выполнять свои непосредственные задачи — главное в секретарском деле.
Секретарь является не только доверенным лицом руководителя и его правой рукой. Он посредник между начальником и подчиненными, проводник между клиентами и главный органайзер.
На правах хозяйки секретарь, а ведь чаще всего это женщина, должна вести свои хозяйство идеально.
Так с чего начать?
Первое — аккуратность во всем. Не только одежда самого секретаря, но и приемная вместе с кабинетом директора должны блестеть чистотой и аккуратностью. Никакой модный дизайн и ультра-современная мебель не улучшат впечатление, если по углам лежит пыль и окна давно не мыты.
Конечно, совмещать обязанности уборщицы и секретаря дело неблагодарное. Поэтому его задача контролировать работу штатных уборщиков, либо вовремя вызывать клининговые компании на помощь.
Второе — обеспечение. Офис, как и дом, он должен функционировать постоянно. А для этого нужны канцелярские принадлежности, бумага и чернила для принтера, папки, лотки для документов и многое другое.
К обеспечению следует отнести и закупку продуктов питания: кофе, чай, сахар, кулер с водой и т. д.
При корпоративных мероприятиях, совещаниях с кофе-брейк или банкетах без кейтеринговых организаций не обойтись.
За всем этим нужно присматривать и контролировать - опять же секретарю.
Третье — кабинет руководителя. Про чистоту и канцтовары с водой мы уже разобрались выше. Но поддержание приятной обстановки в нем тоже задача секретаря. Речь идет о мини-баре или холодильнике.
Каждый начальник, независимо от возраста держит в своем кабинете эти два заветных шкафчика.
В холодильнике они хранят принесенный из дома обед, минеральную воду или йогурт.
Если еда заказывается из ресторана, то за этим также следит секретарь.
Он же наполняет и мини-бар. Руководители, особенно старой закалки, часто предпочитают отмечать завершение удачной сделки с партнерами не выходя из кабинета. Именно поэтому в мини-баре всегда должно быть несколько бутылок с напитками, соответствующим вкусу его хозяина.
Секретарь обязан проверять наличие в баре нужного ассортимента и вовремя делать заказ для пополнения запасов.
Четвертое — растения. Считается, что наличие цветов или зеленых растений в горшках придает рабочему пространству уюта и спокойствия. На самом деле ухоженные комнатные цветы делают офис настоящим, деловым, наполненным жизнью.
Плохо, когда эта жизнь выглядит неопрятной и практически засохшей.
Выхода два — взять перчатки и заняться растениями самостоятельно секретарю. Либо заменить их на искусственные и следить, чтобы уборщики протирали с них пыль во время своих визитов.
И, наконец, пятое — радушие. Как настоящая хозяйка, секретарь всех должен встречать с приветливой улыбкой и в хорошем настроении. Узнать причину визита, записать данные, предложить чай или кофе, пока посетитель ожидает приглашения в кабинет к начальнику.
Как видно из статьи, нет ничего сложного быть хозяйкой в офисе. Главное немного терпения и самоорганизованности.
Хотите узнать больше о профессии секретаря?
Записывайтесь на наши курсы прямо сейчас!
115419, г. Москва, 5й Донской проезд, дом 4, этаж 3-й, офис 9а
Пн-Пт: с 10:00 до 19:00, Сб-Вс: Выходные.
Почему забота о нуждах офиса ложится на секретаря и как с этим работать, разберемся далее в статье.
Что нужно знать и как правильно отвечать кандидату на интервью с потенциальным работодателем, разберем далее в материале.
У каждого начальника есть секретарь и заместитель. Но некоторые поручения и задания удобнее доверить другому специалисту. Кто это, разберемся подробнее далее в материале.
Чтобы занять должность секретаря руководителя, необходимо соответствовать определенным стандартам и требованиям. Каким именно разберемся далее в материале.
Секрет продуктивности — не в «ускорении», а в грамотном управлении приоритетами, процессами и ресурсами. Разберем проверенные методы, которые помогут вам достигать большего без перегрузок.
Если вы ищете практические советы, вдохновение или стратегии для роста бизнеса, эти книги уже доказали свою ценность. Вот подборка актуальных работ, которые стоит прочитать даже и 2025 году.
Наш сайт использует cookie. Продолжая им пользоваться, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности.