Личный помощник — кто это? На первый взгляд личный помощник ничем не отличается от секретаря, обязанности те же и условия труда похожи. Разберемся в профессии «личный помощник» более подробно.
Итак, личный помощник — кто это? Наверное, нет более противоречивой должности, чем личный помощник руководителя. Часто их путают с личным секретарем или офис-менеджером. Действительно, в обязанностях и требованиях этих профессий много общего, но есть и существенные различия.
Личный помощник или ассистент руководителя — это профессионал в своем деле, который помнит все и всегда.
На должность личного помощника подойдут люди с навыками секретарской и офисной работы, обладающие высокими профессиональными качествами и умеющие поставить интересы руководителя выше личных. От правильного подбора на должность помощника зависит успех всего дела.
Обязанности личного помощника руководителя:
Главная задача личного помощника – освободить руководителя от решения административных и организационных проблем. Сделать его работу максимальной комфортной.
Чем занимается личный помощник?
- координирует рабочий процесс и управляет временем руководителя. Организует совещания, переговоры и встречи. Планирует время, расставляет приоритеты, оповещает участников. Вовремя напоминает о днях рождения и важных мероприятиях;
- фильтрует поток телефонных звонков и сообщений, запросов по электронной почте;
- делопроизводство в полном объёме: обработка и учёт входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, регистрация документов, организация постоянного и временного хранения документов, отправка корреспонденции;
- ведет деловую переписку на русском/английском языках;
- доводит поручения руководителя до исполнителей. Контролирует выполнение задач в поставленный срок;
- создаёт комфортные условия труда руководителя на рабочем месте и помогает решать вопросы в личных делах (оплата счетов, взаимодействие с семьёй, выбор и покупка подарков и т.п.);
- полная travel-поддержка руководителя и его семьи: заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление виз, заказ трансфера, аренда автомобилей, яхт, частная авиация.
На практике личный помощник выполняет некоторые обязанности из сферы бизнеса, в которой работает руководитель. Личный помощник может выполнять функции личного секретаря, либо стать правой рукой своего руководителя и выполнять более сложные задачи.
Ассистенты или помощники руководителя нередко становятся полноценными заместителями, имеют в своем подчинении штат сотрудников и личного секретаря. Выпускники университетов и институтов рассматривают должность личного помощника как старт в начале карьеры. Тем более, что оплачивается работа помощника вполне достойно.
