Когда руководителю нужен личный ассистент или бизнес-ассистент, начинается одно из самых непростых путешествий — поиск человека, которому можно доверить ключевое: время, задачи и спокойствие. На практике большинство нанимают не тех, и через 2–3 месяца всё начинается заново.
Почему так происходит и как избежать ошибок при найме помощника? Рассказываем на основе многолетнего опыта агентства по подбору помощников Smart and Talented.
Почему найм бизнес-ассистента часто проваливается
- Публикуется вакансия
- Поступают десятки откликов
- Проводятся интервью
Всё вроде бы хорошо — но через три месяца снова хаос, снова поиск. Причина проста: фокус делают не на том. Вместо оценки реальных компетенций ориентируются на «административный опыт». А в реальности нужен не просто помощник, а операционный партнёр.
Что делает Smart and Talented по-другому
Мы не подбираем по шаблону. Мы оцениваем профессиональную ДНК кандидата: как он мыслит, какие задачи решал, как справляется с нагрузкой и что может принести в конкретный бизнес. Наш опыт показывает: сильные бизнес-ассистенты приходят не из смежных профессий, а из совершенно других сфер.
Откуда приходят сильные ассистенты
Проектные и операционные менеджеры
Привыкли работать со сроками, зависимостями и несколькими командами одновременно. В роли помощника умеют защищать фокус руководителя: держат календарь чистым, контролируют договорённости, не теряют важное в потоке.
Юридический бэк-офис
Помощники юристов и параюристы — мастера конфиденциальности, точности и дедлайнов. Идеальны, если руководитель работает с договорами, сделками или просто не хочет проверять документы по десять раз.
HR и офис-администрирование
Знают, как устроить процессы так, чтобы они работали сами. В роли личного ассистента быстро берут на себя быт, офисные вопросы, онбординг сотрудников и отпускные. И делают это спокойно и системно.
Ивент-менеджеры
Если вы летаете, выступаете, участвуете в форумах — эти люди для вас. Умеют работать в форс-мажоре, знают, что делать, когда слетает рейс или не приезжает подрядчик. Их не пугают таймзоны и ночные брифы.
Клиентский сервис
Аккаунт-менеджеры и менеджеры по работе с клиентами хорошо держат коммуникацию и умеют совмещать её с операционкой. Часто становятся идеальными ассистентами для агентств, b2b-команд, фаундеров с партнёрскими проектами.
Коммуникации и редакция
Редакторы и PR-специалисты прекрасно формулируют мысли, быстро пишут, делают брифы и готовят руководителя к выступлениям. Если у вас есть публичная активность, вам нужен ассистент с таким бэкграундом.
Почему именно эти профессии
Потому что у них есть переносимые практики:
- приоритизация
- документальная дисциплина
- устойчивость к многозадачности
- точность
- конфиденциальность
- ясная коммуникация
Всё это — основа эффективного делегирования для предпринимателей.
Как мы подбираем помощников в Smart and Talented
Наш подход — это всегда конкретика. Мы:
- анализируем ваши задачи и стиль управления
- составляем профиль ассистента под конкретный бизнес
- проверяем кандидатов на кейсах (брифы, логистика, документооборот)
- сопровождаем адаптацию с помощью внутреннего трекера
И всё это не ради «галочек», а ради результата — чтобы ассистент с первых недель начал экономить ваше время.
Истории, которые вдохновляют
- Пегги Гранде — из стажеров в ассистенты Рейгана
- Пенни Пайк — 31 год работала с Ричардом Брэнсоном
- Анн Хайатт — от EA Джеффа Безоса до Chief of Staff в Google
Ни одна из них не пришла «по специальности». Но у каждой был нужный набор навыков — и доверие руководителя.
Кого не стоит брать
Мы сознательно отказываемся от кандидатов, у которых:
- избегание ответственности
- слабая реакция на многозадачность
- невнимательность к деталям
- неумение фиксировать договорённости
- нарушения в работе с конфиденциальной информацией
Smart and Talented отсеивает таких на этапе тестов — чтобы не тратить ваше время.
Почему самостоятельный найм — это лотерея
Кажется, всё просто: опубликовал вакансию, собрал отклики, провёл собеседования. Но по факту:
- вы тратите недели на общение с нерелевантными людьми
- не видите реальных компетенций, только обещания
- получаете ассистента, которого ещё нужно «воспитывать»
Мы не экспериментируем. Мы знаем, какие профессии дают сильных помощников. И проверяем это на практике — каждый день.
