«Мой секрет – я всегда разговаривала с руководителями как с партнерами».
– Марина, как Вы стали помощником и как развивалась Ваша карьера?
– Я начинала секретарем на ресепшен в консалтинговой компании, в которую попала, чтобы получить опыт работы юристом – у меня юридическое образование. Думала, что буду расти в этой профессии. Через полгода стала младшим юристом гражданской практики.
Я сидела в отдельном кабинете и быстро заскучала по работе секретаря. Мне очень нравилось общаться, быть в центре внимания, помогать людям. Однажды я подумала, что могла бы быть личным помощником и разместила свое резюме.
Меня пригласили ассистентом приемной в Минэкономразвития. Честно говоря, я и там думала, что пойду по юридическому направлению, вырасту. Но мой руководитель сказал: «Хороших юристов много. А хороших помощников очень мало. Будь им». Я запомнила эту фразу и больше никогда не пыталась быть юристом. Затем был ГК «Связной», где я работала помощником руководителя почти три года. Полгода я проработала помощником генерального директора в Почте России. После этого меня пригласили в мебельную компанию в качестве менеджера проекта, а потом я открыла
свой бизнес – компанию SMART AND TALENTED.
– Какие личные качества необходимы в работе помощника?
– Каждому руководителю нужны свои качества. Перечень ключевых навыков также зависит от уровня должности.
Основные качества – это желание помогать, отзывчивость, доброжелательность. Важно уметь контролировать все – свою работу, босса, окружающих. Ассистенту нужно быть коммуникабельным, чтобы он мог со всеми настроить общение. Также важны умение договариваться и идти на диалог, открытость, твердость характера, амбициозность и бесстрашие.
Многие помощники боятся что-то спрашивать у босса, уточнять. Причем они не понимают, что делают этим хуже только себе. Они начинают совершать ошибки из-за того, что не спросили, не так поняли, решили сделать все сами. Получается, что они делают двойную работу.
– Какие навыки Вы приобрели, работая со своими руководителями? Как находили к ним подход?
– Я очень быстро перенимаю привычки других людей. Со временем я стала похожа на первого шефа, стала общаться более закрыто. Когда пришла ко второму, чуть-чуть поменялась. Если вы понимаете, что хотите в будущем развиваться и делать что-то свое, смотрите за боссом – как он принимает решения, как действует в сложных критических ситуациях, как ведет себя на переговорах, как дает поручения.
В Минэкономразвития мой босс приучил меня знать всех бизнесменов и министров отрасли. Заставил читать РБК, изучать новости каждый день. Поначалу было непривычно, но потом я втянулась. Есть один секрет – я всегда разговаривала с руководителями как с партнерами. Я не стеснялась, не чувствовала себя скованно,
а приходила и говорила: «Я – хороший ассистент. Я умею делать это, это и это. Я могу Вам помочь этим и этим. Хочу работать у вас в компании». В Минэкономразвития коллеги боялись заходить к руководителю, а я нет. По большому счету мне было все равно, если бы он меня уволил. Руководители это чувствуют.
– Почему Вы решили создать свою компанию?
– Мы начинали как агентство по подбору ассистентов. Я не думала, что из этого что-то выйдет, ничего не просчитывала детально. Мне просто захотелось попробовать, несмотря на риски и отсутствие денег. У меня не было каких-то значительных накоплений.
Три месяца я жила на 15 тыс. руб. в месяц. Все деньги, что у меня были, я вкладывала в сайт, в визитки, дизайн. Я думала, как же крупные компании обо мне узнают? Но все
закрутилось очень быстро, сработало сарафанное радио. Первого клиента – из списка Forbes – мне привел знакомый. Мы подобрали ему двух ассистентов.
– В чем для Вас заключается миссия помощника?
– Миссия – делать своего босса эффективным. Помогать, поддерживать, настраивать, выстраивать, контролировать процессы и самого руководителя, создавать
атмосферу.
– Каких помощников сейчас ищут руководители?
– Сейчас руководители хотят ассистентов постарше. Наш средний кандидат – от 30 до 45 лет. Раньше компании были готовы брать себе в ассистенты девочек, чтобы они просто сидели, улыбались и украшали пространство. А сейчас хотят мозги, стабильность. Плюс руководители стали понимать, что ассистенты – это не просто «принеси-подай», что они помогают реализовывать их собственные цели. Ищут взрослых, сформировавшихся, мудрых (по-женски в том числе). Такие не соскочат в любой момент, они действительно любят свою работу и уже определились с должностью.
– Что считается самым сложным в работе помощника и ассистента руководителя?
– Самое сложное – стрессы. У меня были моменты, когда приходили сообщения от босса и у меня начинал дергаться глаз. К таким ситуациям нельзя привыкнуть.
Ты либо принимаешь их, либо нет. Решите для себя, готовы ли вы работать 24/7 и отвечать запросам босса? Начальник может быть в плохом настроении, может
кричать на вас. Но он делает это не потому, что вы сделали что-то не так, а потому, что ему кто-то насолил и он вымещает это на вас. Тут уже вам решать, позволять с собой так обращаться или нет. Но самое важное – ваша стрессоустойчивость.
– Как Вы все успеваете? Как вы расставляете приоритеты?
– Я работаю в режиме 24/7, практически не вылезаю из офиса. Могу проснуться ночью и уже решать какие-то задачи. Я всегда головой в работе. Не скажу, что я все успеваю, – у меня тоже проблемы с тайм-менеджментом. Я стараюсь все структурировать, использовать какие- то инструменты, но ничего не помогает.
Бывают такие ситуации, что клиент может позвонить, и все планы сбиваются или нужно уехать на какую-то встречу.
– Как Вы планируете развиваться дальше?
– Мы планируем развивать компанию и обучение в других странах. У нас очень красивый бренд SMART AND TALENTED – УМНЫЕ И ТАЛАНТЛИВЫЕ. Он достоин
того, чтобы о нем узнали ассистенты и руководители всех стран! Мы уже открыли представительство в Казани. Сейчас запускаемся в Санкт-Петербурге. Думаю,
можно будет делать что-то для Европы, на английском языке с их спецификой и онлайн-обучением. Я бы открыла компании по всему миру.
В октябре я была на World Administrators’ Summit во Франкфурте, где собираются профессионалы административной сферы со всего мира. Там присутствовали
председатели IMA (Международной ассоциации помощников руководителей) из разных стран. Меня пригласили выступить от России. Для меня это была
большая честь. После саммита все делегаты из каждой страны должны проводить кампании, мероприятия, тренинги с ассистентами. Коллеги из других стран очень удивились, когда узнали, что мы с нашей компанией уже проводим такую работу.
Они также удивились тому, что я такая молодая – у них средний возраст ассистентов – 45–50 лет. Я стану председателем IMA в России. Участие в этой ассоциации даст возможность общаться с коллегами по всему миру. У нас будет возможность приглашать в Россию ассистентов самых топовых компаний и известных персон.
– Как Вы начинаете свой день, чтобы он прошел на ура?
– Я рано встаю, еду на работу, в 9.3 я уже там. Меня заряжает музыка, пока я еду в машине. Когда появилась Школа персональных и бизнес-ассистентов, расписание стало непредсказуемым. Пока не хватает времени на спорт. Это очень нужно, но пока не получается. Хобби – танцы, я год занималась бальными танцами, когда было время.
– Какой совет Вы бы дали нашим читателям?
– Развивайтесь и идите в ногу со временем. Есть помощники, которые не используют какие-то современные технологии и методики, не в курсе бизнес-дел, новостей. Они
словно застряли во времени. Я учу расширять свои границы. Смотрите по сторонам, интересуйтесь происходящим вокруг.
Получайте новую информацию, стремитесь к ней. Ведь иначе, если вы однажды выйдете на рынок, то не будете никому нужны. Следите за течением времени, технологиями, возможностями. Воспитывайте в себе внутреннюю уверенность. Я часто вижу ассистентов на собеседованиях, которым вроде бы нравится профессия, но они какие-то уставшие, хотя и молодые. Руководители это чувствуют и не любят таких кандидатов.
Имейте свои принципы, говорите о них, отстаивайте их. Будьте собой! Желаю вам крутых достижений в новом году!
Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера", № 12, 2018.
