Без совещаний не обходится ни один деловой процесс. Обязанности секретаря — помочь начальнику в организации и проведении подобных встреч. Об этом и не только далее в статье.
Как эффективно провести совещание: советы для секретаря
Не секрет, что руководитель — это только верхушка «айсберга» компании. За ним стоит большая команда специалистов и высококлассных профессионалов.
Но ближе к той самой вершине управления, конечно же секретарь руководителя. Без него как без рук.
Повседневная деятельность компании связана с множеством переговоров, встреч, совещаний, собраний, составлением планов и приказов, решением мелких и глобальных бизнес-задач.
Большая нагрузка ложиться на плечи секретарей в плане организации, проведении и подготовки всего выше перечисленного.
И если что-то только в планах, то совещания могут происходить ежедневно, как между сотрудниками, так и с партнерами или клиентами.
Эффективность деловой встречи, такой как, совещание, во многом зависит от профессионализма и подготовки секретаря.
Например, правильно подготовить план проведения, вовремя сообщить участникам дату и тематику, оформить и вести протокол, написать заключение по итогам встречи.
Как не потеряться среди всего этого? Навыки безусловно важны и нужны, но креативный подход иногда бывает весьма кстати.
На чем сосредоточить особое внимание?
Организация подобных мероприятий строго регламентирована, однако на некоторых предприятиях возможны и свои нововведения.
Однако план действий для помощников един:
1. Подготовка к совещанию. Это не только своевременное оповещение участников, но и сбор информации, распечатка графиков или документов, демонстрационных материалов и прочего.
2. Определить продолжительность встречи. Сколько продлиться совещание (30 минут, час, больше часа и т. д.), сколько времени будет выступать каждый докладчик, будет ли перерыв на кофе или обед и т.п.).
3. Составить схему или график базовых процедур (доклад, обсуждения, общая дискуссия или голосование, утверждение единого решения, внесение комментариев, ведение протокола и т. д.).
4. Пригласить дополнительных специалистов или экспертов.
5. Утвердить председателя и секретаря, если того требует процедура.
Важно! Совещание проводится, когда невозможно решить какую-либо проблему или задачу в текущем рабочем режиме.
Задача секретаря помочь руководителю провести эту встречу, зафиксировать самое важное и не упустить главное.
Важно! Сбором информации и подготовкой образцов или материалов должны заниматься компетентные специалисты, которые затем обязаны предоставить все секретарю руководителя.
Хотите узнать больше о совещаниях, переговорах и организации деловых встреч?
Записывайтесь на наши курсы!
Обещаем, будет интересно!
