Интервью Марины Егоровой, основателя компании Smart and Talented. Personal Assistant в мартовском номере журнала "Секретарь-референт":
- Марина, представьтесь, пожалуйста, нашим читателям.
- Меня зовут Егорова Марина. Я работала личным помощником и бизнес-ассистентом у руководителей крупнейших компаний России, как частных, так и государственных. Начинала с «ресепшена» и прошла все уровни в сфере административных профессионалов. В начале 2016 года основала узкоспециализированную компанию по подбору и обучению ассистентов, секретарей и личных помощников «Smart & Talented. Personal Assistants». Чуть позже мы создали «Клуб персональных ассистентов PACLUB».
У меня профессиональное среднее образование по специальности «секретарь-референт». Первое высшее образование - юридическое, второе высшее - лингвистическое, я переводчик с английского языка.
- Марина, нам всем знакома должность «секретарь». Примерно с 2005-2007 годов у нас появилась должность «личный помощник», а не так давно стали модными должности «персональный ассистент» и «бизнес- ассистент». Как Вы для себя их разделяете?
- У меня такая схема. Секретарь - это минимальные функции. Секретари отвечают на звонки, принимают гостей, готовят чай-кофе, работают с документами. Все.
Далее к функциям секретаря прибавляются функции личного помощника. Это многочисленные личные поручения руководителя, трэвел-поддержка, организация совещаний и встреч. Помощники участвуют во встречах, протоколируют, переводят.
Обязанности бизнес-ассистента шире обязанностей личного помощника... Бизнес-ассистент знает структуру компании, знает, кто и какие задачи решает, какие реальные сроки их исполнения. Бизнес-ассистент может повысить эффективность управления, например, следя за сроками исполнения задач: «Почему вы поставили срок исполнения пять дней, если работу можно сделать за три дня?»
Бизнес-ассистент часто ездит с руководителем в командировки, участвует в переговорах. То есть он - почти полноправный заместитель.
Все чаще требуется менеджер проектов. По сути это сотрудник с расширенным функционалом бизнес-ассистента, большей ответственностью, самостоятельностью в принятии решений и более широким набором функций управления. Если бизнес- ассистенту говорят, что и как делать, то с менеджера проектов требуют результат.
- Получается, что из бизнес-ассистентов и менеджеров проектов - прямой путь в руководители?
- Да. Например, бизнес-ассистент по собственной инициативе - или по поручению руководителя - осваивает новое направление бизнеса, создает какой-то проект. Затем перерастает в менеджера проекта и получает полномочия руководителя. Добиваясь хороших результатов, можно стать руководителем проекта.
У меня так и получилось. Когда я еще была бизнес-ассистентом, мне предложили развивать в России новый мебельный бренд. Ушла из бизнес-ассистентов на должность менеджера проекта по развитию мебельного бренда. Разрабатывала стратегию и планы, контролировала финансы, искала сотрудников. Нанимала подрядчиков для создания сайта, ведения SMM, изготовления штрихкодов. Закупала мебель за границей. Создавала с нуля отдел продаж, внедряла 1С.
Через полгода работы я стала генеральным директором компании. Мы быстро стартовали, открыли свой шоу-рум, то есть выставочный магазин мебели нашего бренда. Через пять месяцев мы открыли магазины-дилеры в регионах.
- А почему решили поменять должность наемного генерального директора на собственный бизнес?
- Я поняла, что готова, созрела. Несмотря на то, что я ушла в мебельную сферу, несколько лет вокруг меня была атмосфера «Марина - ассистент. Марина, есть ли у тебя руководитель?». Знакомые девочки спрашивали, не ищут ли мои деловые партнеры помощников. А руководители, наоборот, интересовались, есть ли у меня знакомые помощники, которых можно взять на работу.
Четыре года назад я создала клуб личных помощников в Фейсбуке, где постила полезную информацию, например, «десять лучших мест для завтрака», «как заказать суперджет» и так далее.
За шесть лет я создала вокруг себя особую атмосферу - человека, главного по ассистентам, как я сейчас себя называю.
У меня еще четыре года назад была идея делать то, что я делаю сейчас. Наверное, я просто дозрела и быстро пошла вперед.
- И как разница ощущений?
- В мебельном бизнесе я выкладывалась на сто процентов. Мне интересно было его строить, развивать... А когда занимаешься своим делом, то ты о нем не только днем думаешь, но и ночью тоже. Поэтому я погружена в дело на двести процентов. И работать интереснее, потому что все зависит только от тебя.
Деятельность компании основана на моем имидже и профессиональном опыте. Пока я не ставлю цели найти того, кто меня в этом может заменить полностью, и, соответственно, очень много дел, собеседований, встреч...
- В чем отличие Вашей компании от традиционных кадровых агентств, которые занимаются подбором персональных ассистентов?
- Наше главное отличие в том, что мы не просто кадровое агентство. У нас целое сообщество. Это и клуб, и мероприятия, и чат, и школа! Любой ассистент может написать мне о своих идеях, может выступить на наших конференциях!
Уже говорила, что подбором я занимаюсь лично. Мне помогает наш HR-менеджер Ирина. Мы из бывших ассистентов, поэтому разбираемся в этой работе досконально. А многие агентства иногда даже не могут отличить вакансию секретаря от вакансии личного помощника.
Кстати, кадровые агентства уже обращаются ко мне и просят найти ассистентов. То есть мы даже «партнерим». Никто не хочет заниматься ассистентами. Мне позвонили из трех агентств: «Марина, мы не хотим заниматься ассистентами. Можем ли мы с Вами как- то сотрудничать? Это сложная тема для нас!»
- А почему сложная тема? Так сложно найти ассистента?
- Когда я только начала заниматься подбором ассистентов, я до конца не понимала, насколько это сложно!
Плюс еще «химия» между руководителем и ассистентом - симпатия или антипатия с первого взгляда.
Подобрать ассистента сложнее, чем жену, честное слово! И работодатели, и соискатели это понимают. У нас нет рекламы - нас находят по сарафанному радио. Каждый день у нас появляется новая вакансия. Каждый день мы получаем десятки резюме, каждое из которых отсматриваем.
Стараемся встретиться со всеми кандидатами. К сожалению, не всегда это возможно - времени катастрофически не хватает.
Поэтому с февраля мы проводим дистанционные собеседования - видеоинтервью. Это экономит время, однако чтобы окончательно убедиться, что кандидат подходит, с ним необходимо встретиться лично.
- Расскажите о рынке труда для бизнес-ассистентов? Чего хотят руководители и ассистенты? Мы же говорим только о Москве и Московской области, правильно?
- Да, я ищу профессионалов прежде всего для руководителей из Москвы и Московской области. Ищу специалистов очень хороших, то есть с опытом работы. У меня мало вакансий секретарей или офис-менеджеров.
Многие руководители ищут для себя бизнес-ассистентов. Руководители хотят часть своих обязанностей передать ассистенту, освободить время для другой работы.
Требования высокие. Все хотят личного помощника с хорошим знанием английского языка.
Высшее образование обязательно. Ценятся такие качества, как стрессоустойчивость, умение продумывать свои действия на несколько шагов вперед, любовь к своей работе, умение и желание помогать. Отсюда и название нашей профессии - ПОМОЩник руководителя. Кроме того, нужно знать деловой этикет. Плюс приятная внешность. Ассистент должна быть опрятно и со вкусом одета. Она - лицо компании, не будем об этом забывать. И навык выглядеть элегантно можно в себе развить, как и любой другой.
- Давайте уточним, какого возраста требуются ассистенты?
- Большинство наших вакансий - от двадцати пяти до тридцати лет. В госучреждениях и крупных компаниях рассматривают кандидаток в возрасте от тридцати пяти лет. Хотят видеть на этой должности женщин, у которых уже есть семья и дети, чтобы снизить риск ухода в декрет. И еще, будем говорить честно, серьезные бизнесмены не хотят брать на должность личного помощника совсем молоденьких девушек. Не хотят, чтобы на работе «стреляли глазками», заводили романы. Мне об этом откровенно говорят сами руководители, поэтому и есть спрос на помощников от тридцати лет с семьей и детьми, так как на работе они именно работают.
- А кроме английского, образования и опрятной внешности? Что еще?
- Опыт. Знание функционала личного помощника. Быстрота реакции, сообразительность, ум, умение систематизировать информацию. То есть базовые качества для личного помощника.
Для бизнес-ассистента требования выше - прибавляются навыки ведения переговоров, управления временем. Иногда требуются навыки синхронного перевода, умение вести протоколы совещаний на английском языке.
- Какая «вилка зарплат» на вакансии ассистентов?
- В Москве секретари, или начинающие ассистенты, могут получать 40-70 тысяч рублей.
Помощники с опытом от двух лет и выше - около 100 тысяч рублей, опытные персональные ассистенты с английским языком - 130 тысяч, опытные бизнес-ассистенты - от 150 до 200 тысяч рублей.
Если развивать в себе профессиональные навыки, ходить на тренинги, читать бизнес-литературу, например ваш журнал, расти, то можно получать двести тысяч рублей.
- И это несмотря на кризис?
- Да!
- Помощники - это девушки и женщины?
- В основном да, девушки, но ко мне приходят резюме и молодых людей.
Как правило, руководитель-мужчина не готов брать на работу помощника мужского пола. Некоторые руководители не представляют, как им мужчина принесет кофе с печеньем... Кому-то нужна именно женская «энергетика». Руководители мне говорят: «Нужна девушка, чтобы она пришла, где-то пошутила, подкрасила губы - это сразу разряжает обстановку».
Чего хотят молодые люди, когда идут в помощники? «Я хочу быть ассистентом суперкрутого топа, я хочу у него научиться, обрасти связями, пойти дальше». Но руководителям не нужен помощник, который вырастет и уйдет. Руководитель передает ассистенту профессиональную информацию, базы клиентов, контакты нужных людей и так далее. Руководитель хочет, чтобы помощник работал на его бизнес, а не строил собственную карьеру.
Но и тут есть исключения. Руководители очень крупных компаний практически всегда берут в ассистенты мужчин. Но! Это не просто ассистент, а фактически управляющий делами или заместитель.
Это очень ответственная должность. Управляющий делами подбирает и контролирует весь домашний персонал, решает глобальные вопросы, в том числе и в бизнесе. На переговорах всегда находится рядом с руководителем. Это больше, чем бизнес-ассистент, но ниже, чем руководитель. Нечто среднее. У него в подчинении большой штат ассистентов и других сотрудников - целый офис.
- Как Вы определяете, подходит соискатель или нет?
- Во-первых, мы определяем степень профессионализма кандидата. Подробно расспрашиваем кандидатов о его опыте, навыках и функционале. Во-вторых, оцениваем грамотность речи, умение вести себя, манеры. Оценить профессиональный уровень помогают наводящие вопросы.
- Например, какие?
- Что Вас вдохновляет? Согласны ли Вы с мнением, что только жесткий контроль может заставить человека работать хорошо? Опишите Ваш идеальный рабочий день.
- Даете ли профессиональные задания и какие?
- Задания-тесты даем. Например: Когда в Москве 12:00, который час в Нью-Йорке, Киеве, Петербурге, Токио, Лондоне?
Как получить визу в США? Опишите порядок. Как действовать, если визу получаем повторно?
При планировании рабочего дня руководителя накладываются две важные встречи - в министерстве и в совете директоров компании. Как вы поступите?
Тесты разные - на внимательность, грамотность, знание ПК. Выбор зависит от требований работодателя.
- К чему готовиться читателям, если они решат устроиться на должность бизнес-ассистента?
- В первую очередь к ненормированному графику работы, режиму 24/7, огромному количеству задач и контактов, а иногда и к стрессовым ситуациям. Но самое главное - к ответственности за свои решения и действия.
- Марина, выше Вы сказали, что работодатель заинтересован в ассистентах, которые замужем и с детьми, но как можно совмещать семейную жизнь с такой круглосуточной нагрузкой? Сколько в принципе может работать человек в таком бешеном темпе без потери здоровья? Получается, что за большую зарплату соискатель должен отдать свой самый ценный ресурс - ВРЕМЯ собственной жизни?
- К сожалению, это так. Ассистент на хорошей работе жертвует временем своей жизни ради интересов руководителя. Но все индивидуально. Если руководитель взял на работу ассистента, у которого есть семья, то заставлять сидеть на работе до полуночи его никто не будет. Боссу достаточно, чтобы помощник был доступен по телефону и смог в случае необходимости выполнять поручения из дома.
Другое дело, если помощник должен сидеть в офисе с 9 до 22 часов вместе с руководителем. На такой график ищут кандидатов без семьи и детей. О нагрузке 24/7 работодатель предупреждает заранее. Такая работа и оплачивается высоко. Тут выбор за кандидатом: либо ненормированный день и высокооплачиваемая работа, либо семейная жизнь и средняя зарплата.
В 25 лет я трудилась в компании, где каждый день проводила на работе до полуночи или часа ночи, а утром приезжала к 9:30. Это длилось полтора года. Я уставала, не высыпалась. Но все компенсировалось высокой зарплатой. Я тогда мечтала о новом автомобиле, и через год работы смогла его купить. Так что мотивация вкалывать от зари до зари у каждого своя.
- Как наши читатели могут попасть в Вашу базу? Ваши услуги для соискателей бесплатные? А для руководителей?
- Достаточно прислать свое резюме на почту hr@smart-and-talented.ru.
Услуги трудоустройства для соискателей бесплатные.
Для руководителей существует три платных пакета наших услуг. Стоимость пакетов от одного месячного дохода до 15 % совокупного годового дохода кандидата. Стоимость зависит от дополнительных услуг.
- Традиционный вопрос для журнала: каков секрет идеального помощника?
- Секрет - в желании человека постоянно расти, развиваться. В его желании помогать.
Идеальный помощник любит людей, готов помогать всем. Нужно быть внимательным, уметь предугадывать самые разные ситуации. Если руководитель на встрече, а телефон вот-вот разрядится, поставить телефон на зарядку. Если руководитель из-за загрузки не ел восемь часов, сделать ему бутербродов...
Ключевое слово - предугадывать все. Напоминать о событиях, встречах, делах. Рассчитывать время и маршруты. Знать, когда надо выезжать на встречу. Заходить в кабинет к шефу и напоминать: «Выезжайте, пора».
Руководитель должен быть уверен, что любое его поручение будет выполнено быстро и качественно. Если ассистент и допустит ошибку, то он ее проанализирует, учтет и в следующий раз все сделает правильно.
- Какой хотите видеть Вашу компанию через 3-5 лет, в 2021 году, например?
- Мы активно развиваемся. Я вижу, что наши услуги востребованы. Поэтому планирую продвижение не только в крупнейших городах России, но и по Европе, а там и до Америки дойдем! Подбор ассистентов - это типовая задача и не важно, в какой точке мира ее решать.
У меня есть мечта! Я хочу очень красивый и стильный офис. Я хочу сделать «комнату подарков для ассистентов». Это комната, в которой будут лежать необходимые ассистенту вещи: блокнотики, ручки, маркеры, часы, ежедневники... Если будем очень богаты, то и гаджеты! И в эту комнату будут заходить наши кандидаты и брать на память все, что хотят!
- Мы договорились сотрудничать. Теперь в группе журнала «ВКонтакте» мы будем регулярно публиковать Ваши вакансии.
- Да, приглашаю читателей следить «ВКонтакте» за вакансиями на странице журнала «Секретарь-референт».
- В заключение несколько ответов на личные вопросы. Ваше самое ценное качество как руководителя?
- Вера в людей, умение их хвалить и мотивировать.
- Ваше самое ценное качество как исполнителя?
- Ответственность и подход к работе «все делать как для себя».
- Есть ли любимая книга или книга о бизнесе, которую Вы можете порекомендовать?
- Есть. Возможно, это прозвучит отчасти банально, потому что ее очень многие читали. Это Тони Шей и его книга «Доставляя счастье. От нуля до миллиарда. История создания выдающейся компании из первых рук». Эта книга о том, как построить клиентский бизнес и сделать счастливым каждого клиента.
И вторая книга, которая очень нужна предпринимателям России,- «Нет. Лучшая стратегия ведения переговоров» Джима Кэмпа.
Книга учит говорить «нет». Именно эта книга помогла мне научиться отказывать, когда это нужно, когда условия не устраивают.
- Деньги любите?
- Деньги мне нужны как владельцу компании. Я несу ответственность перед сотрудниками, выплачиваю им зарплату. Деньги нужны на развитие бизнеса и старта других направлений.
Для себя лично деньги мне не столь важны. В прошлом году у меня был переходный период, ломка привычного мировоззрения.
Я начала понимать, что главное не деньги, а то, что дает тебе Вселенная. Вселенная дает тебе такие возможности, которые никогда не дадут деньги. Это случайно появившиеся нужные люди, помощь друзей, а иногда и незнакомых людей.
Я начинала проект со 100 тысячами рублей, на них я жила три месяца, до оплаты первого заказа. В это же время я запускала сайт, регистрировала компанию и платила дизайнерам. И поверьте, меня спасали в этот момент не деньги, а ЛЮДИ.
- Мудрые мысли! Но все же, неужели все так безоблачно? Бывают ли спады настроения, сплин? Разочарование в людях? Как справляетесь?
- Конечно, бывают. Меня спасает вера в мое дело, любовь к нему. Спасает йога, медитации. Спасает любовь. В моменты грусти, когда опускаются руки, я заставляю себя выйти из дома, погулять, встретиться с людьми. Иногда нужно просто сесть и поплакать. Это очень помогает. Да, да, я тоже плачу и ничего постыдного в этом не вижу.
- Есть ли хобби? Как отдыхаете?
- Хобби - бальные танцы, кундалини-йога. Люблю рисовать.
А еще путешествия по России и миру - это важнейшая часть моей жизни. Это удовольствие номер один для меня. Это новые эмоции, новые идеи, новые встречи с людьми и новые фотографии.
Я очень люблю фотографироваться и размещать фото в «Инстаграме».
- Шесть слов, которые характеризуют Вашу жизнь?
- Сила, энергия, свет, любовь, отдача, доброта.
- Что Вы хотите пожелать читательницам на 8 Марта?
- Желаю читательницам быть Женщинами! Слабыми и любимыми. Любить себя. Ухаживать за собой. Ценить себя. Находить время на свои любимые занятия. Окружить себя любовью и добротой. Жить в мире! В первую очередь с собой!
