Визиты иностранных партнеров важны для любого бизнеса, но чтобы все прошло гладко, необходимо провести тщательную подготовку перед приемом.
Как встречать официальные заграничные делегации разберем подробнее далее.
Деловой международный этикет имеет свои отличия от общепринятого у нас, от незнания при встрече возможны накладки и не стыковки.
Именно поэтому к такому событию готовятся заранее, изучая национальные особенности приглашенных, социальный статус и семейное положение.
Конечно, с достаточного количества выделенного на это времени. Рекомендуется отвести минимум 2-3 недели, но не меньше, на уточнение и изучение нюансов.
Например, согласовать даты визита, количество лиц в делегации, присутствия женщин, организационно-финансовые вопросы и т.д.
Делать что-то накануне или в последний момент перед прибытием иностранного гостя не стоит. Выглядит такой прием не лучшим образом, а значит и впечатление о принимающей стороне получится «смазанным».
Итак, за две недели до приезда партнеров прорабатывается и составляется минимум две программы.
Первая предназначена иностранным гостям, а вторая — техническая, для организатора встречи и его команды.
Важно! Вероятность еще одного сценария не исключается. Третья программа разрабатывается, если с гостем прибывает его супруга или иные сопровождающие лица.
Важно! Кроме деловых переговоров, в программе приема следует обязательно учесть досуг гостей или культурную часть поездки. Поэтому необходимо заранее подготовить транспорт с личным водителем.
Зарубежных партнеров полагается встречать в аэропорту, и это должен быть, как минимум, один человек из компании принимающей стороны и в соответствии с рангом гостя.
Важно! Если среди гостей есть женщины, то их нужно встречать с цветами.
Директор или руководитель компании, организующей деловую встречу, не обязан сопровождать зарубежных партнеров в поездках по городу или на культурные мероприятия. Также он вправе не встречать делегацию лично, а сделать это уже в официальной обстановке, где запланированы переговоры.
Важно! По правилам, если иностранный деловой партнер прибыл на встречу с супругой, то и глава встречающей стороны также приводит свою супругу или даму.
Очень важно соблюдать правила международного общепринятого этикета, по которому сначала представляется принимающий руководитель.
Далее он должен представить свою супругу (если протокол предусматривает ее присутствие), и уже после всех участвующих в мероприятии сотрудников, начиная с высших должностей к более низшим.
Таким же образом поступает и глава прибывшей в гости делегации.
Переговоры ведутся между руководителями, а другим сотрудникам и сопровождающим лицам периодически передается право слова.
Обмен визитными карточками приветствуется до начала встречи, считается, что они существенно облегчают общение.
Перед согласованием программ проверьте базовые параметры визита: статус и полномочия главы делегации, состав и роли участников, рабочие языки встречи, необходимость синхронного или последовательного перевода, предпочтительный формат переговоров (закрытая/расширенная часть), требования к фото- и видеосъёмке, а также к уровню безопасности и доступов на объекты. Обязательно запросите информацию о пищевых ограничениях, религиозных и культурных особенностях (распорядок дня, запреты, предпочтения по питанию и времени встреч).
Полезно заранее обменяться краткими досье (1–2 страницы) на ключевых участников с обеих сторон: ФИО, должность, зона решений, контактные данные координаторов, логотипы и правильные написания названий компаний — это снижает риск ошибок в табличках, бейджах и материалах.
Деловая программа формируется вокруг предметных встреч и визитов на объекты: цели, повестки, спикеры, документы к столу, ожидаемые решения. Техническая программа — это внутренняя «дорожная карта» для вашей команды: контакт-листы, логистика по минутам, точки сдачи/приёма гостей, резервные маршруты, ответственные по блокам (перевод, транспорт, протокол, питание, площадка, фото/видео). Для супруг(и) или сопровождающих готовится отдельный маршрут с учётом культурных и бытовых предпочтений, времени начала/окончания основных сессий и точки встречи с основной делегацией.
Ниже — пример «скелета» подготовки, который удобно адаптировать под ваши сроки.
|
Срок до визита |
Что фиксируем |
Ответственные/примечания |
|---|---|---|
|
2–3 недели |
Согласование дат, состава делегаций, языков, формата перевода, базовых целей |
Обмен досье, запрос диет/ограничений |
|
10–14 дней |
Проекты программ (деловой/технической/для сопровождающих), предварительная логистика |
Резерв транспорта/площадок, брони |
|
7–10 дней |
Повестки встреч, список спикеров, макеты табличек/бейджей, план рассадки |
Тест переводческой кабины/оборудования |
|
3–5 дней |
Финальные маршруты, контакты «дежурных» 24/7, пакеты материалов |
Печать, проверка орфографии имён/должностей |
|
1–2 дня |
Бриф команды, репетиция протокола, проверка залов, оборудования, подарков |
План на случай задержки рейса |
|
День визита |
Встреча в аэропорту/на вокзале, welcome-набор, сопровождение по программе |
Протоколирование, фото-протокол |
|
+1 день |
Рассылка протоколов решений, благодарственные письма, follow-up действия |
Контроль сроков и ответственных |
Встречающий транспорт — с табличками, где корректно указаны имена и названия. Водитель и координатор знают маршрут и резервный путь, адреса парковок, регламент проезда на площадки с пропускным режимом. Если у гостей есть требования к уровню безопасности, заранее согласуйте порядок досмотра и сопровождающих. В отеле бронируются номера соответствующей категории, учитываются ранний заезд/поздний выезд, пожелания по этажам и соседству в блоке.
Если встреча проходит с переводом, согласуйте вид (синхронный/последовательный), состав переводческой команды и терминологический глоссарий по теме переговоров. Организуйте тест оборудования, посадку переводчиков и видимость спикеров. Материалы (презентации, тезисы) передаются переводчикам заранее — это повышает качество передачи смыслов и экономит время в повестке.
Папки для гостей содержат программу, план здания/залов, контакт координатора, краткие справки по компаниям и проектам, схему рассадки. Все имена и должности проверяются по досье. Подарки — нейтральные и уместные, без острых культурных коннотаций; важно учесть ограничения на вывоз/ввоз и таможенные правила. Цветы для гостьи — в соответствии с локальными нормами количества и оформления.
В публичной части первым приветствует принимающий руководитель, затем — его супруга/сопровождающая (если предусмотрено протоколом), после — команда по убывающей должности. Аналогично представляет своих участников глава иностранной делегации. Рассадка — зеркальная, с учётом ранга и функций: напротив главы — глава, рядом — ключевые спикеры и переводчики. Таблички с именем и должностью помогают избежать неловкостей. В начале уместен обмен визитными карточками — это облегчает коммуникацию и фиксацию корректных реквизитов.
Меню согласуется с учётом религиозных и диетических ограничений; заранее известны альтернативы по блюдам и безалкогольным напиткам. При культурных активностях учитывается длительность переездов, погодные условия, дресс-код площадок (музеи, театры, религиозные объекты), возможность аудиогида на нужном языке и время для фото-протокола.
Если предполагается съёмка, заранее определите зоны, где она допустима, и порядок публикаций. Согласуйте, кто даёт комментарии прессе, формат цитирования, где и когда выйдут официальные фото/видео. Хорошая практика — заранее подготовить фон/бренд-волл, проверить свет и расстановку.
Повестка согласуется до встречи, в ней — цели, вопросы для обсуждения, ограничение по времени. Секретарь/протоколист фиксирует решения, ответственных и сроки. По итогам дня стороны обмениваются проектами протокола (на рабочем языке и при необходимости — в переводе). Финальный документ рассылается на следующий день с указанием контактных лиц по каждому пункту.
На случай задержек рейсов, смены состава делегации или форс-мажора предусмотрите альтернативные временные слоты, резерв транспорта и площадок, а также удалённое подключение для ключевых участников. У координатора есть короткий сценарный план: что переносится, кого уведомить, как переразместить блоки программы без ущерба для главной встречи.
Нейтральные приветствия, корректные формы обращения, отсутствие двусмысленных жестов и шуток, уважение к персональному пространству. Подарки и комплименты — уместно и в меру. Важные моменты (фотографирование, публикации, обращения к супруге/сопровождающим) согласуются заранее. В переписке — единый деловой стиль, чёткие темы писем и указание следующего шага.
По завершении визита направьте благодарственные письма, подтверждённый протокол решений, материалы встреч (презентации, фото по согласованию), календарь ближайших контрольных дат и контакты ответственных. Внутри вашей команды оформляется краткий отчёт: что прошло по плану, что улучшить к следующему визиту, какие риски учтены.
115419, г. Москва, 5й Донской проезд, дом 4, этаж 3-й, офис 9а
Пн-Пт: с 10:00 до 19:00, Сб-Вс: Выходные.
Визиты иностранных партнеров важны для любого бизнеса, но чтобы все прошло гладко, необходимо провести тщательную подготовку перед приемом. Как встречать официальные заграничные делегации разберем подробнее далее.
Компетентный секретарь грамотно составляет свое рабочее расписание так, чтобы распределить все задачи на первостепенные, срочные, не срочные и те, которые еще могут чуть-чуть подождать.
Если вам нужен бизнес-ассистент в Казахстане — для постоянной работы, проектов, релокации руководителя, переговоров или ивентов — мы выстроим процесс под ваши цели, график и инструменты.
В развивающейся компании директору сложно следить за выполнением своих решений и параллельно развивать бизнес. Разберемся далее, где ему лучше поискать помощи.
Чтобы стать виртуальным помощником необходимо сначала пройти обучение на классического помощника и иметь хоть и небольшой, но все же опыт работы в офисе.
Хотите получить специальность секретаря дистанционно? Записывайтесь на курсы в Школу персональных ассистентов Марины Егоровой прямо сейчас.
Остались вопросы? Тогда смело обращайтесь к нам! Мы обязательно поможем!
Наш сайт использует cookie. Продолжая им пользоваться, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности.
