Секретарь-референт — это квалифицированный специалист, выполняющий ключевую роль в обеспечении эффективной работы офиса или руководящего состава компании. В отличие от рядового секретаря, чьи обязанности часто ограничиваются приемом звонков и базовым документооборотом, референт сочетает административные функции с аналитической и организационной работой, выступая связующим звеном между руководителем, сотрудниками и внешними контрагентами.
Основные обязанности секретаря-референта
Деятельность секретаря-референта охватывает широкий спектр задач, направленных на оптимизацию рабочего процесса руководителя и поддержание операционной стабильности. Он занимается составлением и оформлением служебных документов: приказов, договоров, протоколов собраний, писем. Важной частью работы является подготовка аналитических справок, отчетов и презентаций на основе данных, предоставленных отделами компании.
Организация деловых мероприятий — еще одна ключевая зона ответственности. Референт планирует встречи, согласовывает время с участниками, бронирует переговорные комнаты, обеспечивает техническую готовность оборудования. При необходимости он сопровождает руководителя в поездках, занимаясь бронированием билетов, оформлением виз и составлением маршрутов.
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией требует от референта навыков приоритизации: он фильтрует письма, выделяя срочные и важные, формирует ответы по поручению руководства, ведет электронный архив документов. В международных компаниях в обязанности часто входит перевод деловой переписки и участие в переговорах на иностранном языке.
Профессиональные навыки и компетенции
Для успешного выполнения задач секретарю-референту необходимо владеть пакетом офисных программ (Microsoft Office, Google Workspace), системами электронного документооборота (например, «1С-Документооборот») и CRM-платформами. Знание основ делопроизводства, включая ГОСТы по оформлению документов, и норм корпоративной коммуникации обязательно.
Ключевое значение имеют soft skills:
- Коммуникабельность — умение выстраивать диалог с коллегами, клиентами и партнерами.
- Многозадачность — способность параллельно вести несколько проектов без потери качества.
- Стрессоустойчивость — работа в условиях сжатых сроков и высокой ответственности.
- Внимание к деталям — от грамматики в документах до соблюдения дресс-кода на мероприятиях.
В международных компаниях обязательным требованием становится владение английским языком на уровне Upper-Intermediate и выше, а знание второго языка (например, немецкого или китайского) повышает конкурентоспособность кандидата.
Место в организационной структуре
Секретарь-референт обычно подчиняется напрямую руководителю (директору, главе департамента) или административному директору. В крупных корпорациях он может входить в состав секретариата, курирующего несколько топ-менеджеров. Его роль выходит за рамки исполнителя: он выступает доверенным лицом руководства, имея доступ к конфиденциальной информации, и часто участвует в планировании стратегических инициатив.
Пример: В финансовой компании референт генерального директора не только координирует совещания акционеров, но и готовит аналитические выжимки по рынку, участвует в формировании повестки инвестиционных комитетов.
Требования к образованию и карьерные перспективы
Базовое образование для секретаря-референта — среднее специальное (колледжи по направлению «Документационное обеспечение управления») или высшее (менеджмент, лингвистика, юриспруденция). Дополнительные курсы повышают шансы на трудоустройство:
- Деловое администрирование.
- Корпоративная этика и протокол.
- Управление проектами (Trello, Asana).
Карьерный рост может развиваться в двух направлениях: вертикальном (переход на позиции офис-менеджера, руководителя административного отдела) или горизонтальном (специализация в области HR, event-менеджмента, переводческой деятельности). В международных компаниях референты нередко становятся персональными ассистентами топ-менеджеров с зарплатой, сопоставимой с доходом middle-менеджеров.
Вызовы профессии
Главная сложность — баланс между рутиной и стратегическими задачами. Референт должен одинаково уверенно составлять протоколы и участвовать в планировании бюджета мероприятий. Еще один аспект — необходимость постоянно адаптироваться к изменениям: внедрению новых IT-инструментов, смене приоритетов руководства, кризисным ситуациям (например, срочная организация онлайн-совещания при отмене бизнес-трипа).
Заключение
Секретарь-референт — это профессия, которая требует сочетания педантичности и гибкости мышления. Такой специалист не только обеспечивает бесперебойную работу офиса, но и становится незаменимым участником управленческих процессов. В эпоху цифровизации его роль трансформируется: акцент смещается с бумажного документооборота на аналитику и управление цифровыми ресурсами, что делает профессию перспективной для тех, кто готов развиваться в области организационного менеджмента.
