Обязанности секретаря: подготовка компании к выставке или семинару

Как подготовится к семинару или выставке секретарю, и какова его роль в этих мероприятиях разберемся далее в материале.

Обязанности секретаря: подготовка компании к выставке или семинару

Что может быть общего у секретарских обязанностей и организацией выставки? Казалось бы ничего.
На выставке каждая компания выставляет свои стенды, на которых размещает товары, макеты, рекламные буклеты, листовки и проспекты.
И где же тут задачи для секретаря?

Организация выставки — работа большого количества людей, которые занимаютя доставкой выставочных материалов и не только. Специалистов требуется много. А вот учесть всю мелочь, тщательно подготовить и главное, проконтролировать, нужно секретарю.

Что нужно делать:

• выбрать выставку из огромного числа предложений;
• согласовать с организатором время проведения мероприятия, размер площади под выставочный стенд или стенды;
• провести и проконтролировать проведение подготовки выставочного места со всеми коммуникациями (вода, отопление, освещение, интернет и т. д.);
• подобрать экспонаты для выставки;
• подготовить буклеты, прайсы, каталоги, листовки, проспекты и другие рекламные материалы;
• определить специалистов из работников компании или приглашенных из других для представления экспонатов на мероприятии;
• забронировать номера в отеле;
• купить билеты и продумать трансфер;
• организовать перевозку экспонатов и транспортировку нужного оборудования;
• застраховать стенд, экспонаты и специалистов.

Важно! Прямой обязанности выбирать мероприятие, например, выставку, у секретаря нет. Обычно в компаниях этим занимаются отдельные специалисты. Но, если к секретарю на стол или в электронный почтовый ящик попало приглашение на интересное мероприятие по специфике данной организации, то это предложение стоит внимания руководителя.

В некоторых фирмах секретарю полностью доверяется выбор места проведения выставки или семинара, если он достаточно компетентен в данном вопросе.

Все общение в организатором мероприятия в наше время ведется посредством электронной переписки. В этом случае вероятно будет использоваться международный деловой язык общения — английский. А задача секретаря уточнить все детали организации выставки, включая стоимость участия и особые условия. На английском языке.

Отобрать экспонаты и утвердить сотрудников естественно секретарь тоже не вправе. Однако, именно он составляет списки на основании поданных данных от других сотрудников. А затем список с экспонатами и второй список с сотрудникам передается на утверждение к руководителю.
Копии списков остаются у секретаря, они понадобятся для оформления страховки на время проведения выставки.

Сложности в организации выставки для секретаря на этом заканчиваются. Все остальные задачи связанные с покупкой билетов, бронированием отеля, оформлением прочих документов — практически ежедневные.

Теперь разберемся по участию в семинарах.
От выставки данное мероприятие отличается лишь тем, что на семинарах больше переговоров и общения между потенциальными клиентами.

Семинары могут быть многодневными и обязательно включают в себя культурную программу.
Выставочные стенды и экспонаты от участников не предусмотрены.

Секретарь, при подготовке к семинару должен купить билеты для всех участников семинара от компании, заказать трансфер и забронировать гостиницу.

Конечно любое выездное мероприятие для компании событие большое и весьма хлопотное. Особенно трудно будет секретарю. Но если сохранять спокойствие, то все получится и пройдет наилучшим образом.

Хотите узнать больше об организации командировок, выставок, семинаров

и других корпоративных мероприятий?

Записывайтесь на наши курсы и получайте профессию будущего.