Совмещение в профессии секретаря или как все успеть

Совмещение в профессии секретаря или как все успеть

Практически каждому специалисту приходится на своей должности выполнять работу, не связанную с основными обязанностями. Это могут быть разовые поручения, либо постоянные в виде совмещения.

Руководители часто, желая сэкономить на сотрудниках, используют такую схему: нанимают одного, а поручают ему работу за двоих или даже за нескольких работников.

Такое часто случается особенно с секретарями, так как они своеобразная палочка-выручалочка и мастера на все руки. Почему бы и не дать ему сразу несколько должностей, удобно же.

Это вполне рабочий способ снизить расходы на лишнего специалиста в штате. Так и появляются помощники или ассистенты руководителя, выполняющие очень много задач и при этом с записью в трудовой - «секретарь».

Почему секретари соглашаются на совмещение? По разным причинам. В основном из-за заработной платы, либо престижа, быть ближе к начальнику по карьерной лестнице.

В итоге если секретарь согласен на выполнение дополнительной работы по нескольким специальностям, то ему приходится жонглировать своим графиком и пытаться все успеть.

А возможно ли это? Да, если сильно постараться.

Очень важно, чтобы работодатель понимал, что он не вправе нагружать секретаря дополнительными обязанностями без его письменного на то согласия.

Что обычно поручают, и чем приходится заниматься секретарям, кроме своих непосредственных обязанностей:

• быть курьером (доставлять документы и корреспонденцию);
• заниматься составлением договоров и контрактов в качестве юриста (при наличии юробразования);
• вести кадры;
• заниматься административной работой;
• курировать проекты и т. д.

А как же секретарь? Чтобы все успевать и не потеряться среди бумаг или папок, нужно уметь правильно все планировать. Тайм-менеджмент тут обязательно пригодится.

Компетентный секретарь грамотно составляет свое рабочее расписание так, чтобы распределить все задачи на первостепенные, срочные, не срочные и те, которые еще могут чуть-чуть подождать.

Конечно, совмещать в одном лице нескольких специалистов это определенные сложности, но такой опыт помогает выращивать отличные кадры. Люди умеющие и знающие все мелочи связанные с работой офиса, понимают бизнес и его устройство изнутри.

А значит способны достигать невероятных высот.