Как правильно ставить задачи перед помощником: советы и лайфхаки

Чтобы работа выполнялась так, как нужно, и не требовалось регулярное вмешательство руководителя для исправления недочетов — нужно научиться грамотно составлять задания для своих подчиненных.
Об этом и не только, далее в материале.

Как правильно ставить задачи перед помощником: советы и лайфхаки

Чтобы добиться отличных результатов, просто дать поручение работнику мало. Конечно, каждый начальник уверен, что его приказы должны выполнять все, беспрекословно, и обязательно четко. На практике, так не бывает.

Прежде, чем помощник полностью «вольется» в работу и научится понимать своего босса по первым фразам, может пройти достаточно много времени. Вины его в этом нет, только если он не совсем малоопытный стажер.

Все причины плохо выполненных заданий — это не конкретизированное объяснение, что надо сделать или не грамотная постановка самих задач.

Профессионалы точно знают, как правильно поручить выполнить работу помощнику, чтобы конечный результат только радовал.

Совет №1

Научиться формулировать свои требования к подчиненным.
Банально, но фраза на бумаге или в смс сообщении и произнесенная вслух могут звучать по-разному. Отсюда — задачи нужно репетировать, проговаривать и записывать для надежности, чтобы помощник точно понял, что руководитель имел в виду.

Нельзя сказать: просмотрите все по такому-то клиенту, «продырокольте» и вон в ту, большую папку.
Опытный сотрудник вероятно догадается, что приказал ему босс. Опыт, есть опыт. А вот новичок не сразу сообразит, какую документацию смотреть (договора, счета, платежки или вообще все?), все в папку и в какую именно большую, их же много.

В итоге уточняющих вопросов не избежать, а руководитель от досады и злости начнет думать, что лучше бы уж сам все сделал.
Поэтому правильные формулировки заданий это самый важный пункт.

Совет №2

Строгие алгоритмы и временные рамки.
Любую задачу нужно ставить с определенным шагами и сроками. Например, сделать сводный отчет по зарубежным поставкам за год к совещанию в четверг, а первые результаты должны быть готовы к 10 утра вторника.

Совет №3

Мотивация, контроль и оценка.
Любого сотрудника необходимо мотивировать при постановке ему рабочей задачи. Неважно, что это будет — премия, бонусы или др., без поощрения никак нельзя.

Многие руководители по-старинке подгоняют работников, пугая штрафами, увольнением и другими различными наказаниями, но в современных реалиях такая тактика практически не работает.

Мотивированные помощники гораздо эффективнее работают, берут больше заданий на себя и тем самым освобождают босса от ненужной ему рутины. И контролировать таких сотрудников проще, но без проверки все равно не обойтись.

Контроль заданий важен и нужен на всех шагах или этапах их выполнения, чтобы не было неприятных сюрпризов в конце.

И еще, любой результат также необходимо оценить, дать рекомендации на будущее или указать на недостатки и недочеты, чтобы они были учтены в дальнейшем.

Хотите найти компетентного помощника?
Ждем ваши заявки на почту: kam@smart-and-talented.ru