Чтобы занять должность секретаря руководителя, необходимо соответствовать определенным стандартам и требованиям.
Каким именно разберемся далее в материале.
Кто же такой — личный секретарь?
В любой организации в приемной начальника или в бухгалтерии есть свой секретарь. Он выполняет важную роль в компании и занимается делами отдела в целом, а также своего непосредственного шефа в частности.
Помощник руководителя, он же секретарь, специальность немного иная. Она требует гораздо больших знаний и ответственности.
По сути такой специалист является правой рукой начальника и не только исполняет его поручения, но и участвует в формировании решений. Образование в этой должности очень важно.
Например секретарь руководителя должен владеть знаниями:
- в области экономики и менеджмента;
- основ труда;
- делопроизводства и документоведения;
- управления;
- психологии;
- этикета и т. д.
Для чего это нужно? Личный секретарь не только принимает звонки и посетителей, ведет всю документацию, почту и контакты начальника.
В область задач помощника входит:
- планирование рабочего дня и расписание руководителя;
- организация встреч, переговоров, собраний и совещаний;
- прием и отправление почтовых сообщений;
- составление отчетности и подготовка проектов;
- ведение переписки с партнерами и сотрудниками;
- контроль за исполнением поручений и т.д.
Профессиональные стандарты для секретарей в разных странах сформированы по своему типу и требованиям.
Относительно недавно наши работодатели обратили внимание на международные стандарты и начали интегрировать зарубежные требования к своим помощникам согласно новым стандартам.
Так, в Америке и Европе стандарт — это сертифицированный секретарь, получивший специальное образование и прошедший профессиональную сертификацию.
Российские стандарты для секретаря руководителя (выдержка):
1. Только приказом директора производится назначение и освобождение от должности помощника руководителя.
2. Он подчиняется исключительно своему непосредственному руководителю.
3. Претендент на должность секретаря, должно соответствовать требованиям:
- иметь образование не ниже средне-специального;
- знать специфику профессии и иметь опыт не менее 3 месяцев;
- уверенно пользоваться всей офисной техникой;
- использовать в работе основные офисные компьютерные программы.
5. Секретарь — это ответственное лицо. Нарушение коммерческой тайны, нарушение трудовой дисциплины или халатное отношение обязанностей имею свои последствия.
Как видно из написанного выше, чтобы стать профессионалом и занять вакантную должность секретаря руководителя, необходимо получить большой багаж знаний и опыта.
Хотите получить работу мечты и стать супер-профессионалом?
Вам поможет наша «Школа персональных и бизнес-ассистентов».
Приходите учиться уже сегодня!
