Интервью с Оксаной Шатровой, персональным ассистентом адвоката Александра Андреевича Добровинского.
– Оксана, расскажите, пожалуйста, нашим читателям о себе и своем руководителе.
–Я работаю персональным ассистентом руководителя почти 15 лет. Моя карьера в административной сфере началась в 2003 году, когда я пришла в свою первую компанию в качестве обычного секретаря на ресепшен. Потом довольно быстро стала личным помощником руководителя (владельца бизнеса) и до сих пор продолжаю свой путь в этой профессии. Последние шесть лет я работаю ассистентом известного адвоката – Александра Добровинского.
Мой руководитель – не только адвокат, но и коллекционер, писатель, публицист, гольфист, меценат и путешественник, гурман и модник, преподаватель бизнес-школы «Сколково». Его рассказы печатаются в глянцевых журналах, он ведет авторскую еженедельную программу «Йога для мозгов» на радиостанции «Серебряный дождь», выпускает книги, читает лекции, проводит мастер-классы и время от времени снимается в кино.
– Оксана, что, по Вашему мнению, самое главное в работе персонального ассистента публичного человека?
– Прежде всего, это ответственность. Мы несем ответственность за свои слова и поступки в жизни и в нашей работе. А в работе с публичным человеком эта ответственность увеличивается многократно, ведь я не просто отвечаю за свои рабочие дела и поступки, а являюсь лицом и голосом своего руководителя. Всё, что я скажу или сделаю, можно употребить как в его пользу, так и против него.
Поэтому важна конфиденциальность. Ведь это не временная работа. К такой работе должно быть призвание. Для нее нужны талант и азарт. Работодателю, особенно публичной персоне, невыгодно брать человека, который в скором времени уйдет, прихватив с собой «секреты фирмы» и «адвокатские тайны» своего шефа.
И конечно, для личного ассистента обязательны внимательность, лояльность и уважение к руководителю.
– Вы согласны с мнением, что главное качество персонального ассистента – это преданность?
– Соглашусь, но частично. Важно осознавать, о какой преданности идет речь – преданности работе, поставленным целям и задачам, руководителю как человеку. И тут нужно понимать, что ассистент, будучи вовлеченным даже в личную жизнь своего руководителя, не может жить только его жизнью. То есть нельзя растворяться в руководителе как в человеке, мужчине, нельзя жить только его желаниями и мыслями.
Личный ассистент – отдельная персона со своей жизнью, свободным от работы временем и стремлениями.
– В чем основная сложность работы помощника руководителя?
– В ее нестандартности и разносторонности. Личный помощник должен уметь всё, схватывать всё налету – информацию, поручения. Только в нашей работе есть творческие задания, которые нам приходится выполнять постоянно. Мы никогда не знаем, чем еще, помимо основных обязанностей, придется заниматься: покупать или ремонтировать недвижимость руководителя, управлять его личными счетами, устраивать его детей в школу и т.д. Перечень дел может быть бесконечным.
Но это и безумно интересно, ведь всегда приятно узнавать для себя что-то новое. Зачастую персональный ассистент не просто помогает в делах, а становится так называемым ассистент-менеджером, который готов и может справиться с любой поставленной задачей или как минимум приложить к этому все усилия.
– Как справиться со всеми поручениями? Что делать, если какое-то из них не получается выполнить?
– Я не могу и не имею права сказать «не знаю», «не смогла», «не получилось», «не уверена».
Во-первых, не уверена – переспроси. Я никогда не стесняюсь уточнять, если что-то не поняла или недопоняла. В этом и заключается контакт ассистента со своим шефом, который потом выливается в идеальную форму сотрудничества, когда ассистент умеет подстраиваться под руководителя, чувствовать его настроение, понимать с полуслова.
Конечно, невозможно найти для него то, чего в природе не существует, и выполнить невыполнимое. Но в такой ситуации я всегда объясняю, что сделала всё, что могла (и это действительно так), предлагаю какие-то варианты на замену, которые я нашла и подготовила.
Во-вторых, важно уметь принимать решения самостоятельно, но не перегибать палку. Помните, что последнее слово всегда за руководителем.
– Какие качества недопустимы для ассистента?
– Забывчивость и плохая память – это величайшие «грехи» ассистента. Если вы рассеянный человек, то это не ваша профессия. Руководитель может попросить о чем-то и забыть, но я должна помнить всё. И это уже не его головная боль, а моя. Он обязательно вернется к своему поручению. И чтобы не оказаться в неловком положении в этот момент, важно подготовиться, заранее продумать ответы на все вопросы.
Но есть и другая крайность – перфекционизм. Помните, что идеалов и идеальных не бывает. Ассистент, как и любой человек, может совершать ошибки в своей работе, потому что не ошибается только тот, кто ничего не делает.
Каждый свой промах важно признать и рассказать о нем руководителю.
Это нужно сделать, даже если вы уверены, что ошибка незначительная и ее никто не заметит. Заметят, и что тогда? Лучше признаться, а в идеале еще и предложить варианты, как эту ошибку можно исправить.
– Адвокат Александр Добровинский – это икона стиля. Как нужно выглядеть, чтобы ему соответствовать?
– Всегда быть аккуратной и ухоженной – неброский макияж, аккуратная прическа. Ведь я первая, кого увидят посетители и клиенты, поэтому необходимо всегда производить приятное впечатление.
Из одежды я предпочитаю платья, деловые костюмы или аккуратные комплекты из юбки или брюк и блузки. Джинсы, свитера, кроссовки, футболки в нашем офисе запрещены.
Из обуви ношу туфли на каблуке, строгие лодочки либо стильные балетки. Стоптанные и разношенные «тапки» у нас не разрешаются. Даже если приходится много времени проводить на ногах, у меня есть универсальная стильная обувь без каблука, которая одинаково хорошо смотрится и с юбкой, и с брюками. Но внешность далеко не главное. Я всегда слежу за своим русским языком и развиваю грамотность, читаю книги, в том числе классическую литературу. Ведь ассистент – это официальный представитель своего руководителя. И, к примеру, неграмотно написанное письмо – это позор.
– В электронной переписке Вы придерживаетесь консерватизма?
– Обязательно. Например, у нас неприемлемы обращения «Лен», «Маш», если это не личная переписка с подругой. Я всегда пишу полное имя, даже если обращаюсь к коллеге, с которой каждый день обедаю.
– Какие навыки ассистента, по-вашему, больше всего влияют на статус руководителя?
– Конечно, речь. Если ассистент внешне выглядит идеально и на отлично выполняет все поручения, но при этом не умеет грамотно выстроить телефонный разговор, решить вопрос, не видя собеседника, или стесняется, говорит сбивчиво – он не профессионал.
– Поделитесь своими правилами ведения телефонных переговоров.
– Первое и самое важное – положительный настрой. Улыбайтесь, когда разговариваете по телефону. Ваша улыбка «видна» на расстоянии.
Когда вам звонят, всегда представляйтесь. Не говорите просто сухое «алло», а с улыбкой на лице ответьте: «Приемная Петрова, слушаю вас». Настроение звонящего сразу изменится в лучшую сторону.
Когда вы звоните, представляйтесь по такой схеме: сначала название компании, потом ваш статус и имя. Например: «Добрый день. Компания «Серп и молот», приемная Петрова Вячеслава Борисовича, меня зовут Елена, я звоню вам по вопросу...»
Не употребляйте в вопросе частицу «не», например: «Не поможете ли вы мне?..» Какой ответ напрашивается сам собой? Правильно, так и хочется ответить: «Нет, не помогу!» Формулируйте вопрос так, чтобы хотелось ответить утвердительно.
Искренне цените каждый поступивший вам или вашему руководителю звонок.
Называйте клиентов по именам, если есть такая возможность.
Сознавайте значимость собеседника.
Сохраняйте самообладание при любых ситуациях и будьте терпеливы.
– Есть ли запреты в Вашей работе?
– В своей работе я сталкиваюсь с разными ситуациями, вплоть до того, что могут звонить совершенно неадекватные люди, которые хотят попасть на прием к Добровинскому. Моя задача – всегда оставаться максимально сдержанной и спокойной. Всегда. Я не вижу, кто звонит в наш офис, а ведь моим собеседником может оказаться потенциальный перспективный клиент, уважаемый человек или vip-персона. Поэтому бросать трубку, повышать голос недопустимо. Профессионалы и общаться должны на профессиональном уровне.
– Многие клиенты Александра Добровинского – это знаменитые и высокопоставленные люди. Как вести себя с ними?
– Точно так же, как со всеми людьми: быть вежливой и доброжелательной. Поверьте, личностные качества многих «звезд» не соответствуют глянцевому образу, созданному прессой. В нашем офисе ежедневно бывают актеры, политики, артисты, и за годы работы я поняла, что зачастую чем более известен человек, тем больше в нем внутренней культуры.
Например, один из самых знаменитых клиентов Добровинского – Филипп Киркоров. В общении он совершенно не пафосный человек, а очень вежливый и даже, как мне показалось, немного стеснительный. Лолита Милявская – очень милая и воспитанная дама. Перед просьбой соединить с Александром Андреевичем она обязательно извиняется за то, что побеспокоила его. Да и наш «звездный» шеф – это душа офиса и очень легкий в общении человек. Но с публичными людьми стоит быть особенно деликатной. Я никогда не побегу к Филиппу Киркорову или Стасу Михайлову за автографом и не упаду в обморок, когда услышу их голоса в телефонной трубке.
– Александр Добровинский и его команда прославились ведением громких бракоразводных процессов и победами в этих процессах. Как влияет специфика работы Вашего руководителя на Ваши обязанности?
– Я, как ассистент адвоката, помогаю при подготовке судебных материалов. Сделать копии с 300 страниц в 6 экземплярах – разумеется. Помочь коллегам подготовить документы и уйти из офиса только в 12 часов ночи – не проблема. Ведь каждый документ важен для того, чтобы выиграть суд, и может сыграть свою роль в судьбе клиента и его семьи.
Кроме того, у Александра Андреевича безумный ежедневный график работы. Как он всё успевает – для меня до сих пор загадка. Его рабочий день начинается в 8:30 и заканчивается далеко за полночь: работа, деловые встречи, светские мероприятия. Кстати, светские вечеринки – это прежде всего работа, а потом развлечение.
Но работать с Александром Андреевичем безумно интересно. Я участвую во всех начинаниях шефа: первой оцениваю колонку для журнала Tatler и помогаю с подготовкой текстов для его книг. Я хожу на радиопрограммы с участием своего руководителя, с удовольствием слушаю его лекции и семинары, даже если они проходят в другом городе.
Самое главное – работа с таким человеком мотивирует меня на дальнейшее развитие и проявление моих собственных творческих способностей.
– А что Вы делаете, когда Добровинский берется за очередное громкое дело, и его начинают атаковать журналисты?
– Я часто сталкиваюсь с беспринципностью и нахальством прессы. Тут выход только один – принимать удар на себя, отводя от шефа откровенных хамов, готовых пойти на любые уловки, лишь бы не упустить сенсацию.
Прежде чем допустить интервьюеров к Александру Андреевичу, я прошу максимально подробно описать тему беседы или съемки, прислать заранее вопросы для интервью, тем самым пытаюсь обезопасить своего руководителя от запретных тем. Ведь адвокат не имеет права разглашать конфиденциальные сведения о своих подзащитных.
– Расскажите о работе вашего офиса. Есть ли у Вас какие-то традиции и правила?
– В офисе Александр Андреевич проводит значительную часть своего рабочего времени. У нас сложилась очень теплая семейная атмосфера, которой мы очень дорожим.
Есть и свои традиции. Например, день рождения каждого сотрудника превращается в маленький и очень уютный праздник. Мы накрываем столы, говорим теплые слова, и это всё очень по-настоящему, как с родственниками.
Я придумала раскладывать в офисе перед Новым годом подарочные мешочки, в которые коллеги кладут друг другу приятные мелочи и сувениры. В итоге каждый сотрудник получает в подарок большой мешок с приятностями. Этой традиции уже шесть лет.
Все наши внешние мероприятия и торжества мы с моей напарницей организуем только своими усилиями. И дело тут не в экономии, а в том, чтобы это делалось с душой. Что можно подарить человеку, у которого и так всё есть? Только одно – эмоции. И только мы можем сделать это искренне. Никакой профессионал и ни за какие деньги так не сделает, поверьте мне. Это большая нагрузка, но в итоге мы радуемся, наблюдая за счастливыми лицами наших любимых адвокатов.
– Есть ли у Вас фирменные секреты подачи чая или кофе посетителям офиса и Вашим адвокатам?
– Каждый раз, заваривая кофе или чай посетителю, я делаю его так, как будто хочу таким напитком побаловать себя. Я слежу, чтобы посуда была чистой, без следов помады. Если у вас в офисе чашки и блюдца из разных наборов, то обязательно купите новый сервиз, купите килограмм сладостей – это не те расходы, которые вам не сможет согласовать даже самый строгий финансист или бухгалтер. От таких мелочей зависит первое впечатление от посещения офиса. Это всегда было моим коньком – аккуратно и красиво поданные угощения, заварочный чайник всегда сияющий чистотой.
– Не секрет, что работа эта тяжелая и выматывающая. Ежедневные звонки, оформление документов, нестандартные задачи, стрессы… Под конец рабочего дня можно остаться совершенно без сил. А завтра снова на работу... Как успевать восстанавливаться и всегда быть в тонусе?
– Прислушайтесь к своим желаниям и найдите занятие для души. Любые отговорки, которые касаются нехватки времени, сразу отметайте. Если есть желание, то есть и масса возможностей, если нет желания, то есть масса причин. Это вообще один из основных принципов устройства бытия, который объясняет 99 % всего происходящего вокруг.
Прислушайтесь к себе. Мечтали научиться танцевать аргентинское танго – вперед. В любом городе сейчас полно танцевальных студий. Хотите научиться писать картины акварелью – что мешает? Жизнь слишком коротка, чтобы тратить ее только на работу и своего руководителя. Его жена и дети уже благоустроены, причем не без вашей помощи. Что же остается вам? Жить, заряжать позитивом себя и своего босса!
Нам удалось поговорить с самим Александром Андреевичем и узнать, какие качества, по его мнению, важны для помощника руководителя.
– Александр Андреевич, что Вы больше всего цените в работе своего личного ассистента?
– Вас удивит то, что я вам скажу. Больше всего я ценю работу ассистента, когда меня нет. Потому что, когда я есть, я всегда могу вмешаться, исправить ситуацию, если что-то идет не так. Но когда меня нет и офис должен работать без меня какое-то время, от часа до нескольких дней, а иногда и недель, то тут персональный ассистент становится витальным. Вернее, его работа становится витальной.
Руководитель должен сделать так, чтобы предприятие (не важно, это офис, магазин или завод) не останавливалось. Нужно чтобы существовал человек, который сможет взять на себя эти функции, который знает работу не хуже, а иногда и лучше, чем руководитель.
Такой человек для меня бесценен и его работа для меня бесценна. Представьте себе ситуацию, когда руководитель уедет в отпуск, сляжет с насморком на день или отправится в срочную командировку, а в офисе начнется полный бардак. Никто не будет знать, куда звонить, что говорить, никто не сможет принять решение. Должен быть человек, который возьмет на себя срочное руководство катастрофической ситуацией или рутинной. На этого человека можно и нужно положиться.
Источник публикации: журнал "Секретарь-референт", выпуск сентябрь 2017 г.
