Нанять помощника — это начало поиска пути по облегчению трудовой жизни руководителя. А вот как научиться ставить ему задачи, разберемся далее в материале.
Правильный баланс: как делегировать бизнес-ассистенту до 90% своей работы
Самый сложный момент в сотрудничестве с помощниками или ассистентами — дать правильные указания, чтобы задание было выполнено в срок и не требовало исправлений.
Чтобы достичь такого, приходится делиться не только опытом и знаниями с подчиненным, но и отдавать ему часть своих обязанностей и прав. То есть делегировать.
Процесс тяжелый, так как многие руководители не уверенны, что кто-то сможет выполнить работу также, как и он сам. И опасаются они во многом не зря.
Делегировать тоже нужно уметь. Но если правильно подойти к этому вопросу, то никаких проблем не возникнет.
С чего начать?
1. Список.
Грамотно составленное задание или список с задачами должно быть максимально полным и четким. В нем фиксируется все: от распечатки договора поставки до составления программы делового мероприятия.
Важно! Списки заданий для бизнес-ассистента отражают не только сами задания, но и сроки выполнения. Например, поиск информации о конкурентах 45-60 минут.
Временные рамки нужны как самому начальнику, чтобы определить, сколько же времени он тратил на всю эту руину. Так и для сотрудника, для обозначения четкого дедлайна.
2. Группировка заданий.
Список с задачами необходимо разделить на 3 части. В первую внести задания, которые может сделать только сам руководитель. Во вторую, ежедневные дела не требующие его постоянного персонального участия (планирование встреч, просмотр почты и т. д.). И в третью выделить все то, что у самого начальника получается не очень хорошо.
Например, перевод писем от иностранного партнера, работа с таблицами или графиками и т. д.
3. Инструкция и четкий график.
Подробный инструктаж необходим каждому новому сотруднику и бизнес-ассистенту тоже. Лучше один раз рассказать и показать, как и что нужно делать по пунктам, чем потом переделывать за ним.
Строгие сроки по выполнению также нужны и важны, но в первые дни работы с ассистентом надо быть готовым к тому, что ему понадобится немного больше времени, чтобы освоиться и войти в установленный временной график.
4. Контроль.
Чтобы проверить статус задания и получить промежуточный результат необходимо работать совместно с ассистентом в специальных программах или через приложения.
Такие, как Asana или Trello, где можно не только проконтролировать, но и поставить новую задачу, обменяться фалами или свежими идеями.
5. Обратная связь.
Делегирование без этого пункта не будет эффективным и завершенным, так как ассистента нужно не только проверять, а также и отмечать его плюсы или указывать на недочеты, получать от него советы или спрашивать мнение насчет задания.
Вот в принципе все основные моменты, которые помогут руководителю настроится на качественную работу с помощником и научиться правильно делегировать ему.
Хотите узнать больше?
Свяжитесь с нами через нашу почту: kam@smart-and-talented.ru
