Как все успевать и оставаться в своем ритме, разберем далее в материале.
Оптимизация работы секретаря: полезные советы
Дел и задач всегда много, они почти никогда не убавляются. Отсюда, время особенно ценно и его недостаток ощущают абсолютно все. И секретари тоже, даже иногда острее, чем многие другие специалисты.
Если на работе вам кажется, что вы ничего не успеваете и в результате действительно какие-то дела выпадают из четкого графика — значит пора что-то менять.
Расскажем как правильно оптимизировать свою работу секретарям по пунктам.
1. Каждому свое. Вот такое простое правило. Если хотите все успевать, то отбрасывайте работу для других. Имеется ввиду, что не нужно всем и вся помогать: посетителям приемной, клиентам, сотрудникам офиса, бухгалтеру.
Они могут переложить часть своих задач на секретаря, так как им удобнее и у самих время чуть-чуть освободиться.
Секретарь же должен подчиняться только одному человеку — своему непосредственному руководителю. Именно ему и нужно помогать, облегчать всеми способами жизнь. А если приходится отвлекаться на других — это уже проблематично.
2. Планы на будущее. Графики, календари, ежедневники — все, с чем вам удобно работать и планировать рабочий день или даже неделю.
Если все расписать по часам и даже минутам, то будет значительно проще контролировать куда утекает время и как это устранить.
Важно при составлении таких расписаний и графиков заранее закладывать небольшую погрешность, так как есть вероятность каких-то изменений или срочных дел.
3. Быть в курсе всего. Информация — ценный ресурс и опасное оружие в деловом мире. Кто ей владеет и управляет, то всегда наверху. Именно поэтому следует регулярно проверять данные на актуальность, новизну и полезность.
Это правило относится не только к цифрам по контрактам или поставкам, но и применимо для базы данных. Например, телефонных номеров заказчиков, сотрудников и пр.
4. Современные технологии. Конечно, владеть ручкой и блокнотом умеют все. А вот без компьютера, смартфона и прочих полезных приборов обойтись сейчас невозможно.
И значит необходимо пользоваться всеми возможностями и достижениями технического прогресса, чтобы стать лучше в профессиональном плане.
5. Порядок. Аккуратность во всем — это девиз современного офисного работника. Не только продуманный образ и прическа, но и порядок на рабочем столе и в сумке. Когда там все разложено в определенной системе, а не завалено фантиками от конфет или стикерами, тогда и легче будет срочно что-то найти.
К тому же человек с порядком во всем производит впечатление собранного и ответственного в глазах как начальника, так и сослуживцев.
6. Шаблоны. Чтобы не отвлекаться на составление нового документа можно и нужно пользоваться шаблонами. Такие заготовки пригодятся в любой сфере деятельности и существенно отыграют 10-20 минут в самом жестком графике.
7. Хранение. Почти все документы в бизнесе нужно хранить и у каждого из них свои сроки: от нескольких дней до десятков лет.
Где все это держать? Чтобы не захламлять приемную необходимо четко распределить как, куда и где должны находиться папки с документами.
Если потратить на такую работу пару часов после рабочего дня или до него, то месяц-другой вокруг секретаря будет все на своих полочках и не придется искать в нужный момент накладную за прошлый месяц или год.
Приглашаем вас на курсы секретарей и помощников руководителей, где действующие преподаватели-секретари делятся своими наработками и лайфхаками.
Оставляйте заявку через форму на сайте.
