Как грамотно делегировать задачи личному помощнику?

Эффективно снизить загруженность с руководителя можно несколькими способами или надежным специалистом рядом, об этом далее в материале.

Как грамотно делегировать задачи личному помощнику

Ассистент и его начальник — это команда, которую нужно постоянно развивать, укреплять и усиливать.
Компетентный помощник берет на себя максимум рутинных задач своего босса, но к сожалению нагрузка руководителя меньше не становится, если он не будет грамотно делегировать что-то еще.

Дополнительные дела и заботы появляются у тех начальников, которые стремятся все делать самостоятельно, быть везде и всюду. Они уверенны, что лучше их самих с этими задачами никто не справится. Тем более вопрос доверия в делегировании стоит очень остро.

Практически каждый руководитель сомневается в компетентности и надежности своих подчиненных, и чем больше с ними работают, тем больше смогут им доверять.
Но и это они делают неправильно. В итоге сорванные сроки, неправильные отчеты и все надо переделывать заново.

Как же научиться делегировать задачи своему помощнику, чтобы они четко выполнялись?

Есть всего пять шагов, которые обязательно помогут.

1. Обучить.
Чтобы не исправлять погрешности и «косяки», необходимо сначала обучить ассистента, как выполнять то или иное дело. Даже самый профессиональный, и с двумя высшими образованиями, специалист, не сможет с первого раза сделать что-то в незнакомой ему сфере деятельности.

К тому же в каждой компании существуют свои внутренние правила, документы, бланки, структуры, процессы и т. д. Поэтому так важно показать и рассказать, что, где и как. Делается это один, иногда пару раз. А потом помощник уже самостоятелен и на него уже можно будет смело положиться. 

Только начинать надо с меньшего, и затем делегировать все больше и больше.

2. Терпение.
Ошибки, недочеты, промахи и т. п. - случаются у всех. Не стоит делать поспешных выводов, бросать все и делать работу за помощника, в попытке исправить ситуацию.
Во-первых, необходимо выслушать причину ошибок, ответить на уточняющие вопросы и подсказать как вернуться в «правильное русло».

Ознакомительный этап самый сложный и стрессовый, возможно ассистент переволновался и заспешил. Нужно дать ему еще один шанс проявить себя.

3. Стандарты.
Любое задание имеет свои критерии, нормы и стандарты. Нельзя от них отходить, как за рамки в детской раскраске. Поэтому руководитель должен сам установить понятные для помощника стандарты его работы и по ним оценивать, что сделано хорошо или не очень. Так он поймет, стоит ли сейчас делегировать ассистенту более сложные задачи или нет.

4. Связь.
Начальник и его помощник должны всегда быть на связи, чтобы информация была актуальной. Руководителю важно знать, что сейчас происходит с заданием, какой у него статус и т. д. А ассистент ждет от босса похвалы за достижение, адекватную оценку или даже критику. Обратная связь должна быть обязательно!

5. Вопрос-ответ.
По поводу уточнений уже было в одном из пунктов выше. Однако повторимся: задать вопрос относительно нового задания можно и нужно, но лишь на первых порах, пока помощник еще «вживается в роль».
Если же он беспокоит руководителя по мелочам, то ни о каком доверии речь идти не может. Как и о делегировании полномочий в дальнейшем.

Хотите найти компетентного личного помощника?
Специалисты команды Smart & Talented подберут Вам именно такого.

Заявки отправляйте к нам на: kam@smart-and-talented.ru