Как правильно все запланировать разберемся далее в статье.
Озадаченные Google или зачем секретарю календари
Работа секретаря связанна с расписанием руководителя и своим личным. Невозможно уследить за всем и сразу, ведя только ежедневник или бумажный вариант в виде записей и пометок.
Поэтому необходимы самые современные и технологичные средства, приложения или устройства для оптимизации рабочего процесса.
Удобным инструментом для ведения списка задач, с привязкой к определенным датам, являются сервисы или приложения календарей.
В них можно составить график на неделю, указать запланированные встречи и мероприятия, отслеживать статус выполнения заданий, сортировать и создавать новые.
К таким календарям можно дать доступ начальнику, чтобы и он всегда был в курсе, что и когда у него по плану. А также для возможной корректировки и внесения правок.
Электронных календарей много, каждый специалист может выбрать себе сервис по душе и удобству. Одним из наиболее известных и распространенных инструментов — это Google Tasks в Google Calendаr.
Остановимся по-подробнее на важности календаря в работе секретаря.
Тайм-мененджмент — это новое направление которому учат сейчас всех специалистов секретариата, а также помощников руководителей.
Управлять временем стало синонимом эффективности, увеличения продаж и получения выгодных контрактов. Для секретарей умение правильно и грамотно управлять этим ресурсом является основным качеством, как профессионала.
Начальники строят бизнес и хотят успеть сделать больше за отведенные 24 часа в сутки, а задача секретаря сделать это возможностью благодаря грамотному планированию.
Время встречи, телефонные номера клиентов, даты мероприятий, бронь авиабилетов и условия в отеле, проверки от налоговой или пожарной служб и т. п. - все это вносится в рабочий календарь.
Там же указываются текущие проекты, дела в производстве или статус договора и много другое.
Важно помнить, что своевременность внесения актуальной информации в календарь напрямую влияет на всю работу руководителя и может быть причиной серьезных проблем.
Например, забыли указать отмену встречи или наоборот поменять время делового обеда, а директор приехал и зря потратил час-другой.
Онлайн-планировщики или календари в приложениях все активнее внедряются в деловую среду.
Хотя еще и остались начальники старых взглядов, которые предпочитают бумажные варианты, но и они постепенно начинают доверять онлайн-календарям и планировщикам.
Есть желание прокачать свои знания и повысить квалификацию?
Приглашаем всех действующих и будущих секретарей в нашу Школу персональных ассистентов на профессиональные курсы.
Записывайтесь через форму на сайте.
