Запутались в собственном графике и не успеваете доделать работу с документами, не можете найти время для отдыха, а секретарь бессилен? Как решить проблему будем разбираться далее в статье.
Личный помощник руководителя, что он делает?
Если Вы уверены, что разницы между секретарем и помощником нет, то точно ошибаетесь. И те и другие работают на одного начальника, выполняют его поручения и задания. Но, все ли так просто?
Секретарь — должность и специальность достаточно формальная, этот сотрудник занимается делопроизводством, собирает бумаги на подпись, выдает документы сотрудникам, составляет рабочее расписание босса, приносит кофе, встречает гостей.
Поручить секретарю организационные или административные вопросы можно, только нужно ли. Совмещение нескольких должностей и обязанностей негативно сказывается на качестве работы, сроках выполнения и конечном результате.
Для директоров компаний, владельцев бизнеса и руководителей фирм необходим отдельный специалист, который ограничивается только их делами. Это личный помощник.
Он может работать исключительно с деловыми и бизнес-задачами: составлять рабочий график встреч, планировать и организовывать переговоры с клиентами, просматривать электронную почту и вести переписку, сопровождать в командировках и на деловых мероприятиях.
Либо такой помощник выполняет чисто личные поручения: бронирование билетов в театр, покупка мебели в загородный дом, встреча родственников в аэропорту, получение костюма из химчистки и т.д.
Все зависит от требований начальника и того, какой именно помощник ему необходим.
Конечно, в первую очередь — это организатор и оптимизатор времени своего шефа. Он умеет грамотно составлять расписание начальника и способен взять на себя ответственность для решения разных вопросов.
Зная особенности и специфику работы компании, задачи личного помощника сводятся к разгрузке директора от рутины, которая занимает 5 минут его времени ежедневно.
В результате минуты на просмотр почты или корректировку рабочего расписания за неделю превращаются в часы, которые начальник мог бы потратить на что-то более важное и интересное.
Помощник сделает эти и другие мелкие задачи, а также поможет в подготовке к сложным.
В компаниях с большим документооборотом необходим помощник для руководителя, умеющий находить контакты не только с шефом и его подчиненными, но и с партнерами. Такие специалисты сочетают в себе административные навыки и технические функции.
Они ответственно подходят, как к составлению документов, так и к организации собрания акционеров компании. Могут вести переговоры от лица руководителя, представлять его на деловых встречах или самостоятельно проводить совещания.
Не редко личные помощники выполняют ряд обязанностей своего начальника, имеют возможность принимать решения в рамках своей компетенции и сферы деятельности.
Вывод: личный помощник руководителя — это специалист для упрощения жизни босса, решения многих его проблем и палочка-выручалочка на любой случай.
Находитесь в поиске надежного помощника? Напишите нам.
Компания Smart & Talented занимается подбором
профессиональных помощников для Вашего бизнеса.
За неделю, с гарантией.
Обращайтесь!
Ждем Вашу заявку на почту: kam@smart-and-talented.ru
