Два помощника одного босса: распределяем обязанности

Как правильно поручать задания и работу своим подчиненным, расскажем далее в материале.

Два помощника одного босса: распределяем обязанности

У руководителя или владельца крупной компании может быть сразу несколько сотрудников, которые помогают ему улучшать и повышать эффективность рабочего процесса.

Это очень удобно, когда каждый ассистент имеет свою сферу обязанностей и отвечает только за нее.
Особенно хорошо данная система зарекомендовала себя в больших организациях, где одному помощнику никак не справится с такой нагрузкой.

Но есть и проблемы для самих начальников, основная из которых — сложность в правильном распределении обязанностей и ответственности. Кому, что и как поручить? Чтобы не запутался сам босс и с кого потом спрашивать.

Многие считают, что распределять задачи вообще не стоит. Достаточно обрисовать круг, что делать, а там сами догадаются. Но на практике такое не работает.

Итак, два помощника одного босса — что с ними делать?

Начать нужно с того, для каких целей нанимался тот или иной сотрудник: для работы с документами, административных дел или личных поручений. Отсюда и вытекает распределение не только обязанностей, но и зоны ответственности.

Например, можно передать одному помощнику все, что связанно с электронной почтой и ведением блога или социальных сетей корпоративного аккаунта фирмы, маркетинг.

Либо обязанностями помощника может стать работа с офисными документами, таблицами и входящей бумажной корреспонденцией, договорами и контрактами, подготовкой к презентациям или докладам.

Некоторые нанимают помощников со знанием иностранных языков. Они необходимы компаниям, которые работают с иностранными организациями и предприятиями.
Так как большинство телефонных переговоров, деловая переписка и документация ведется на нескольких языках — русском и иностранном.

Подытожим: у каждого человека есть свои способности или дар, а значит и обязанности нужно распределять согласно более развитым сторонам своего помощника. То есть, озадачивать его тем, что он сможет действительно выполнить. А значит и спросить будет с кого.

Например, не стоит передавать помощнику работу с данными и таблицами, если он отличный переводчик, но с цифрами у него не заладилось.

Ничего не изменится со временем, только лишь усугубится тем, что кому-то придется все постоянно переделывать за ним.

Важно!
Нельзя передавать или поручать помощникам те задачи от которых напрямую зависит финансовое благосостояние компании (банковские операции, заключение контрактов, переговоры с партнерами или клиентами), а также те дела, где опыт и знания руководителя в приоритете и значительно превосходят его подчиненных.

Вам нужен компетентный личный помощник, а лучше сразу два? Специалисты Школы персональных ассистентов Smart & Talented помогут Вам и подберут самых лучших кандидатов.

Отправляйте свои заявки к нам на почту: kam@smart-and-talented.ru