Принимать зарубежных партнеров волнительно и очень ответственно. Особенно, если они прибывают с официальным визитом. Чтобы не ударить в грязь лицом, к торжественному мероприятию следует тщательно подготовиться.
Составлять программу пребывания зарубежных гостей и организовывать для них прием необходимо на основе общепринятой протокольной практики. Деловой протокол устанавливает нормы и правила поведения, помогает внести ясность в отношения сторон, а значит, быстрее прийти к соглашению по всем вопросам. Неправильная рассадка гостей, нарушение порядка переговоров могут испортить отношения между деловыми партнерами. Чтобы этого не произошло, постарайтесь учесть все нюансы.
Для начала определите, какого типа визит планируется. По степени торжественности приема традиционно различают:
Кроме того, выделяют государственные визиты (визиты глав государств) и визиты проездом.
Подробнее рассмотрим официальный и рабочий визиты.
Официальный визит отличается особой значимостью и торжественностью. Он включает большое количество церемоний и мероприятий. В ходе официального визита обычно решаются вопросы долгосрочного сотрудничества, определяются основные направления совместной работы по важным перспективным проектам.
Рабочий визит подразумевает, что гости прибывают с конкретными деловыми целями: провести переговоры, консультации, рабочие встречи, подписать договоры и соглашения. В отличие от официального, рабочий визит занимает не так много времени и все мероприятия в его рамках проводятся при более скромном протокольном оформлении.
Визит иностранной делегации согласовывается сторонами заранее, чтобы на подготовку осталось достаточно времени. В особо торжественных и ответственных случаях в страну предварительно прибывают представители зарубежной компании, чтобы принять участие в подготовке приема, проверить состояние всех объектов и мест посещения, оценить условия размещения и обслуживания.
Необходимо определить все статьи расходов, составить предварительную смету приема, включить в нее непредвиденные траты и согласовать с руководством.
Важно! Позаботьтесь о том, чтобы прибытие и отъезд зарубежной делегации не пришлись на выходные или праздничные дни. В противном случае обеспечить необходимый уровень торжественности будет непросто.
Перед визитом представителей иностранного государства нужно быстро и юридически грамотно решить ряд вопросов: позаботиться об оформлении въездных документов, учесть особенности пограничного и таможенного контроля, миграционного учета. В некоторых случаях гостям может понадобиться официальное приглашение или помощь с выдачей въездной визы.
Обычно составляются две программы:
Если визит официальный, в общую программу может включаться программа для супруг членов делегации. Общая программа представляет собой расписанный по дням и часам график мероприятий для зарубежных партнеров. В начале визита организаторы вручают гостям общую программу на русском языке и на родном языке гостей. Она включает в себя:
После окончательной проработки программы визита, ее необходимо дополнить справочными и пояснительными материалами – составить планы встречи и проводов делегации, всех официальных протокольных мероприятий, размещения гостей с адресами, телефонами и номерами закрепленных за ними автомашин
По каждому пункту программы должно быть указано имя ответственного лица с контактными данными.
Определять состав лиц, встречающих иностранных партнеров, необходимо по следующим правилам:
Если глава делегации прибывает с супругой, организаторы визита могут составить для нее отдельную программу, по аналогии с программой для супруга, или предусмотреть мероприятия в общей программе – запланировать посещение музеев, выставок, памятников культуры и искусства, а также школ, домов ребенка, интернатов (по желанию гостьи).
Кроме того, в программу для женской части делегации может входить официальное чаепитие в честь гостей.
Представители принимающей стороны обычно приезжают на место встречи заранее и дожидаются прибытия гостей. При встрече мужчины вручают дамам цветы, полностью упакованные в целлофан, чтобы пыльца не испачкала одежду и не вызвала аллергию.
Когда официальная делегация прибывает в Москву или иной регион на автомобильном транспорте, встреча происходит на въезде в город. Официальное протокольное мероприятие не предусматривается. При встрече возможна краткая беседа протокольного характера, о которой стороны договариваются заранее. Кроме того, официальный визит обычно сопровождается протокольной фотосъемкой.
Несколько флагов поднимают одновременно на отдельных флагштоках в алфавитном порядке по названиям стран. Соотношение размеров флагштока и флага – 1:6.
Статус флагов определяется в следующем порядке (от высшего к низшему):
С учетом статуса флагов необходимо соблюдать следующие правила:
Флаг официальной делегации любого государства занимает почетное место относительно флага Российской Федерации.
При нечетном количестве флагов Государственный флаг Российской Федерации располагается в центре, его поднимают на более высоком флагштоке, остальные флаги – в зависимости от их статуса:
При четном количестве флагов (более двух) Государственный флаг Российской Федерации размещается левее центра, остальные флаги – в зависимости от их статуса:
Государственный флаг и флаг на второй позиции поднимают на более высоких флагштоках.
При большом количестве равнозначных флагов, их размещают в алфавитном порядке.
Флаги на стенах и переговорных столах устанавливают по аналогии с флагами на флагштоках. При этом:
Порядок знакомства делегаций включает приветствие, рукопожатие и представление.
Если среди встречающих есть женщины, то их представляют по рангам и в первую очередь.
Во время представления мужчины, как правило, обмениваются рукопожатиями, женщины делают это по обоюдному желанию.
Теплая встреча – основа для дружеской атмосферы в процессе работы, поэтому глава компании должен встретить и приветствовать зарубежных гостей на торжественном приеме. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники.
При официальном визите порядок приветствий и представлений тот же.
С первых минут визита соблюдайте правила этикета при обращении к прибывшим гостям. Формы обращения, принятые во многих странах, бывают достаточно сложны, определяются национальными традициями и культурными особенностями.
Гостей необходимо обеспечить транспортом, чтобы они могли свободно перемещаться во время визита. Кроме того, нужно помочь им оформить, получить и доставить багаж из аэропорта или с вокзала в гостиницу.
После торжественной церемонии встречи глава принимающей делегации сопровождает гостей в автомашине в соответствии с программой визита. Если глава зарубежной делегации прибывает с супругой, ее сопровождает в отдельной автомашине супруга главы принимающей делегации.
Багажом гостей занимается специальный сотрудник.
Сопровождая зарубежных делегатов в гостиницу, не стоит оставлять их у входа – это невежливо, у гостей могут возникнуть проблемы при заселении. Но и провожать их до номеров не следует – они могут воспринять это как обязанность пригласить вас на чашку чая или кофе. Лучше всего попрощаться с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись о времени встречи.
Первое почетное место – на заднем сидении справа по ходу движения автомобиля. На него садится наиболее почетный гость, а рядом с ним с левой стороны – второй по статусу гость. Возле водителя садится переводчик.
Если в качестве транспортного средства используется личный автомобиль, а в роли водителя выступает глава принимающей компании, то почетным местом для гостя будет место рядом с водителем. Это место считается почетным и во время экскурсии по городу как наиболее удобное место для обзора.
Членов иностранных делегаций можно разместить в гостевой резиденции или гостинице, это нужно предварительно согласовать с прибывающей стороной.
С администрацией гостиницы, в которой предполагается разместить высоких гостей, нужно договориться по поводу средств связи, интернета, компьютерных услуг, размножения документов, размещения и питания сопровождающих лиц и водителей (при необходимости), стоянок специального автотранспорта.
Личные вопросы, просьбы и предложения к высокому гостю запрещены.
Представителям принимающей стороны, которые сопровождают почетных гостей по программе визита необходимо знать основные нормы и правила протокола, оказывать почетным гостям искреннее уважение, радушие, внимание и гостеприимство.
Как подготовиться к переговорам:
Среди сотрудников протокольной службы возникают споры, нужно ли класть салфетку под стакан. Общего мнения пока не найдено, поэтому на разных мероприятиях можно встретить оба варианта, а порой и третий – салфетка накрывает стакан. Бутылки ставятся группами по длине стола.
Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола они располагаются в центре или по его краям.
Если переговоры длятся долго, в перерыве можно подать угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты.
В ходе переговоров или на последующем приеме принято обмениваться визитными карточками.
Участников переговоров необходимо рассадить в соответствии с общепринятыми правилами, с учетом их рангов и служебного положения. Принимающая сторона разрабатывает и заранее согласовывает с прибывающей стороной схему рассадки участников встреч и бесед за столом переговоров согласно протокольному старшинству.
Как правило, главы делегаций располагаются по центру стола друг напротив друга, а далее – остальные участники делегации по рангам.
Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.
Если же это переговоры двух лиц, то они садятся друг напротив друга, по левую сторону от каждого располагается переводчик. На некоторых мероприятиях переводчик садится чуть сзади. Принимающая сторона обычно садится спиной к окну и лицом к входу.
В ходе визита гостям можно предложить посетить театры, музеи, организовать для них экскурсии или прогулки по городу. Их продолжительность зависит от интересов, возраста и состояния здоровья членов делегации.
В случае официального визита высшего уровня предусматривается возложение цветов.
Прием от имени руководства принимающей компании в честь зарубежных гостей – обязательная часть программы визита. Деловые приемы играют большую роль, поскольку на них продолжаются те же дискуссии, что и за столом переговоров, только в более непринужденной и раскованной обстановке. Следовательно, организации приемов, манере поведения и формам общения на них следует уделять пристальное внимание и не забывать о правилах делового этикета.
Согласно международной практике приемы подразделяются на дневные и вечерние, а также приемы с рассадкой за столом и без нее. Дневные приемы принято считать менее торжественными, чем вечерние.
Дневные приемы:
Вечерние приемы:
Завтрак, обед и ужин проводятся со строгой рассадкой. При организации приемов «обед-буфет» или «чай» рассадка достаточно свободная, хотя столы, как правило, сервируются заранее.
Приглашения на приемы рассылаются не позднее, чем за 1–2 недели до приема. Они должны быть отпечатаны типографским способом на бланках или карточках на русском языке и национальном языке гостей.
Для приемов по случаю национального праздника или в честь какого-либо государственного деятеля или делегации заказываются специальные бланки.
В зависимости от конкретных обстоятельств, приглашения рассылаются с курьером или почтой. Приглашение официальным лицам и видным деятелям рекомендуется всегда рассылать с курьером.
Памятные подарки должны соответствовать роду занятий, отвечать интересам и стилю того, кому предназначены. При выборе подарка важно учитывать национальные традиции страны, которую представляет гость, его возраст, хобби.
Лучше заранее осведомиться, что именно интересует конкретного человека (коллекционирует он редкие марки или холодное оружие), каковы его взгляды и убеждения. Например, В.В. Путин однажды получил в подарок от премьер-министра Японии Синдзо Абэ спиннинговый набор для рыбалки.
Если гость – сторонник Greenpeace, не стоит проявлять оригинальность и вручать ему живого медвежонка.
Вероисповедание представителей иностранной делегации также нужно учитывать. Например, такой подарок как икона будет крайне неуместен в адрес гостей из мусульманской страны.
В 2013 году В.В. Путин, находившийся с визитом в Ватикане, вручил Папе Римскому икону Божьей Матери и получил в подарок майолику с изображением Ватиканских садов.
Когда они встретились в июне 2015 года, Папа Римский подарил В.В. Путину медаль с изображением ангела мира и справедливости, а президент России преподнес духовному лицу панно с изображением храма Христа Спасителя и несколько томов «Православной энциклопедии».
Можно сделать зарубежным партнерам подарок с национальным колоритом: чайный сервиз работы гжельских мастеров или хохломскую роспись. Частым презентом являются произведения искусства.
Большое значение имеет упаковка подарков. Она должна быть не слишком броской, красивой и аккуратной. Как правило, подарки заворачиваются в плотную бумагу нейтральных тонов и перевязываются цветными лентами. В некоторых случаях расцветка лент совпадает с цветами государственного флага страны, где проходит визит, или с корпоративными цветами принимающей компании.
Нужно избегать повторения подарков. Это считается серьезным нарушением этикета.
При официальных визитах протокольные службы обеих сторон заранее договариваются об одновременной передаче памятных сувениров.
Согласно протоколу, женщине можно дарить коробку конфет, книгу, букет цветов, шоколад, а мужчине – фирменную ручку или галстук. Однако эти правила иногда нарушаются. Нередко в качестве подарка гостям преподносят оружие: меч, саблю или даже автомат.
Кроме того, дарят музыкальные инструменты (особенно редкие или национальные), предметы ручной работы, часы (наручные именные или настенные), раритетные вещи (печатную машинку, советскую периодику конкретного периода и т.п.)
Что касается ответных подарков, стоит предупредить гостей, что в соответствии с законодательством Российской Федерации государственным чиновникам можно принимать памятные сувениры, стоимость которых не превышает трех тысяч рублей.
Делая личный подарок официальному лицу, нужно убедиться, что адресат сможет оставить его себе. Например, большая часть подарков, полученных президентом Российской Федерации, отправляется в президентскую библиотеку. Согласно установленному порядку, все подарки, сделанные первому лицу государства, являются собственностью государства. По закону президент может взять себе только тот подарок, стоимость которого не превышает размера пяти минимальных месячных оплат труда (МРОТ).
Порядок проводов зарубежной делегации соответствует порядку ее встречи. Если визит официальный, то в аэропорту (на вокзале) поднимаются флаги страны гостей, Российской Федерации и Москвы или региона, где состоялась встреча. Может быть организован небольшой фуршет.
Когда гости отъезжают на автомобилях, глава принимающей делегации должен проводить их на своей автомашине до черты города (границы региона).
Внести некоторые непринципиальные изменения в порядок проводов можно лишь по желанию гостей.
Автор: Татьяна Баранова, преподаватель Школы персональных ассистентов Smart and Talented.
Источник публикации: журнал "Секретарь-референт", выпуск 07 (июль) 2017 г.
115419, г. Москва, 5й Донской проезд, дом 4, этаж 3-й, офис 9а
Пн-Пт: с 10:00 до 19:00, Сб-Вс: Выходные.