Ошибки иногда случаются как с новичками, так и с опытными работниками секретариата, какие они бывают и как вовремя остановиться — разберем подробнее далее.
Недопустимые ошибки секретарей в работе и не только
Ошибки совершают все, так как идеальных людей не бывает. Мы же люди, а не роботы. И не ошибается только тот, кто даже не пытается что-то делать. Логично.
Главное учиться на ошибках — своих или чужих, делать правильные выводы и стремиться стать лучше. Системные ошибки любого специалиста влияют на его карьеру, окружение и начальство, поэтому нужно стараться избегать таких проблем.
Конечно, секретарь — это не хирург или физик-ядерщик, но и его ошибки могут стать причиной неудач в бизнесе и даже миллионных убытков компании.
Рассмотрим самые недопустимые ошибки секретарей, которые они часто совершают.
1. Верность.
Казалось бы, причем тут какая-то верность, если работа связана в основном с бумагами и звонками. А вот именно приверженность и лояльность к своему руководителю, преданность и верность даже важнее стрессоустойчивости и стопки дипломов.
Любой король держится на троне только из-за верных соратников вокруг него. Секретарь руководителя обязан во всем поддерживать своего босса, хранить его тайны и поддерживать деловую репутацию изо всех сил.
Если секретарь лоялен к своему начальнику, то это заметно. Так как такой специалист не будет обсуждать с коллегами решения руководителя или его вкусовые пристрастия, жаловаться на сверхурочные или смеяться над внешним видом шефа.
Отсюда вытекает вторая главная ошибка секретарей.
2. Болтливость.
Образ вечно болтающей с подругами по телефону секретарши уже давно ушел в прошлое. Теперь секретарь это супер-профессионал высокого класса, стильно одетый и модно причесанный, сдержанный и воспитанный.
Но иногда все же секретари возвращаются к тому образу болтливой секретарши и этим серьезно портят жизнь себе и начальнику.
С болтливостью нужно бороться, иначе есть вероятность, что такой специалист разболтает всем и вся не только подробности личной жизни директора, но и конфиденциальную информацию о компании. А где болтливость, там и ложь.
Если за секретарем есть такой грешок, то его проще заменить менее болтливым. Либо записать в книжный или дискуссионный клуб.
3. Забывчивость.
Проблема серьезная, так как отличная память важнейший навык секретарей. Им нужно помнить многое: где лежат папки с документами, когда нужно позвонить и кому, какие встречи назначены или нужно запланировать, а также знать в лицо каждого сотрудника из офиса и пр.
Из-за этого забывчивость всегда связанная с рассеянностью, не собранностью, неряшливостью и не пунктуальностью. Забывчивый секретарь — одна большая ошибка руководителя. Хуже и представить невозможно.
Помогут с забывчивостью специальные упражнения, ведение записей, шпаргалки и современные технологии (смартфоны, диктофоны, облачные хранения, календари и т. д.).
Как стать идеальным секретарем? Пройти обучение у лучших и начать работать над собой.
Например, в Школе персональных ассистентов Марины Егоровой.
А если вы руководитель и ищете надежного и компетентного персонального секретаря, то вам тоже помогут в Smart & Talented и подберут лучшего из лучших. Гарантированно!
Отправляйте заявки на почту: kam@smart-and-talented.ru
