Как подготовиться к совещанию, правильно все организовать и вести протокол? Разберемся подробнее далее в материале.
У личного помощника руководителя много обязанностей и задач. Одной из основных является его способность организовать деловое совещание или заседание.
Ведение протокола — это задание также предназначено не для простого секретаря, а для ассистента начальника или для особой, категории административных специалистов.
А чтобы совещание прошло максимально эффективно, любому ответственному специалисту следует заранее к нему подготовиться и изучить необходимые материалы. Например, ведение протокола.
Для чего нужен протокол в делопроизводстве?
В ежедневной работе личный помощник сталкивается в огромным количеством документации.
Протокол — один из них. Что же это?
Специальная форма документа, в котором секретарь отражает ход делового совещания, обсуждения или встречи и есть протокол, где кратко или детально фиксируется тематика с обсуждениями сторон и конечные результаты.
Важно! Протокол нужный и важный документ, который становится основой для вынесения постановления или какого-либо решения руководителя относительно бизнеса или работников компании. Ведется протокол во время деловой встречи, заседания или совещания.
Как правильно подготовиться и организовать совещание?
Если на мероприятии планируется участие более трех человек, то к организации стоит подходить более тщательно.
Качественная подготовка поможет с пользой потратить время на встрече и быстрее прийти к какому-либо решению по ее итогам.
Важно! Все документы, возникающие в период подготовки к совещанию в дальнейшем становятся приложением к протоколу.
К таким документам, например, относится повестка, составленная по указанию руководителя и рассылаемая всем участникам встречи.
В этом документе отражены:
- вопросы и темы обсуждения;
- ФИО участников;
- место встречи;
- дата;
- время.
В некоторых компаниях перестали практиковать рассылку повестки совещания или заседания, ограничиваются только устным информированием или отправкой сообщений на электронную почту участникам.
Важно! Если на совещании планируется обсуждение каких-либо вопросов, связанных с проектами, то задача помощника сделать достаточное количество копий данных документов и раздать в начале мероприятия всем присутствующим. Копия документа также становится приложением к протоколу.
Как вести протокол совещания
1. Оформление. Заголовок - содержит наименование компании, реквизиты, вид документа и его номер, а также дату проведения и место составления документа.
Необходимо указать председателя и секретаря встречи. Председатель в данном случае — это тот, кто возглавляет собрание. Секретарем на встречах не всегда является лицо в этой должности. Секретарь совещания — это иная деятельность, за которую часто отвечает личный помощник руководителя.
2. Участники: присутствующие и приглашенные. Первые лица, это те что были заранее оповещены о совещании рассылкой. А вторые могут быть приглашены в последний момент. И тех и других фиксируют в проколе.
3. Повестка встречи. Это вопросы по которым проводится совещание.
4. Детализация хода обсуждения. Не все деловые мероприятия требуют детальной записи переговоров, достаточно кратко записать основные тезисы и мнения собравшихся.
5. Принятое решение. После того, как участники выразили свою позицию по обсуждаемым вопросам и пришли к определенному консенсусу, в протоколе вносится запись о «решении».
Они формулируются в виде: «Проинформировать», «Подготовить» и т. д.
Регистрация протокола. Составленный документ сначала подписывает секретарь, а затем председатель встречи. Далее протокол регистрируется в реестре или журнале регистрации и учета протоколов.
Больше о организации совещаний и не только, правильном ведении и оформлении протокола Вы узнаете на наших курсах.
Оставьте заявку на обучение уже сегодня и получайте престижные профессии будущего!
