Чем занимается секретарь на деловой встрече, а что он делает при сопровождении руководителя вообще? Разберемся подробнее далее.
Если начальник планирует встретиться с партнерами, то все подготовить и спланировать нужно его секретарю.
А если он еще и сопровождает везде босса, то что он там делает? Много чего.
Вот небольшая инструкция для секретаря:
Первое — не мешать. Банально, немного грубо, но очень правильно. Секретарь обязан быть незаметным, не перебивать начальника и не нарушать течение делового разговора.
Клиенты или партнеры должны все обсудить с руководителем. А секретарь всего лишь его помощник, тень, если угодно.
Второе — вести протокол встречи, если таковой подразумевается регламентом. Возможно просто делать записи, конспектировать основные вопросы и принятые решения, фиксировать возможные варианты выходов на контракт и т. д.
Записи затем пригодятся при составлении документов, аргументации принятого решения и т.п.
Третье — обеспечить всех присутствующих на встрече заранее подготовленными копиями документов по вопросу встречи, таблицами или демонстрационными материалами. Все это секретарь должен принести с собой или взять в поездку.
Четвертое — быть готовым к любым изменениям в графике шефа, продлении переговоров на несколько часов или быстрого завершения мероприятия. То есть не собираться в последнюю минуту, теряя канцелярские принадлежности на пол и роняя листы бумаги, когда шеф уже в дверях идет на выход после встречи.
Также следует подготовится к тому, что встреча затянется. Поэтому позаботится о наличии воды, чая или кофе. Хотя бы для своего начальника, если встреча проходит на стороне.
Пятое — во всеоружии. Отправляясь с начальником на деловую встречу или иное мероприятие, следует изучить компанию или ее представителей. Тех, с которыми предстоит вести переговоры или как-либо пересекаться. В лицо нужно знать не только врага, но и партнеров. Чем больше информации, тем меньше неприятных нюансов в будущем.
Подготовить папку с такими данными нужно секретарю. Своеобразное досье будет весьма кстати.
Шестое — готовность №1. Это правило касается поездок в первую очередь. При работе в крупной компании, когда шеф часто посещает другие города и страны, иногда он берет с собой и своего секретаря.
Некоторые поездки могут случиться неожиданно и даже срочно. На сборы может и не быть времени.
Поэтому даже на работе нужно научиться держать небольшую сумку с дорожным набором: гигиенические и косметические средства (зубная щетка, крем для лица и т. п.), смену белья и что-то из одежды. На всякий случай.
Седьмое — иметь под рукой или в «облаке» копии всех нужных документов компании, своих личных и конечно, руководителя. Мало ли что, может случиться, особенно в поездках. Возможность распечатать что-то куда проще и быстрее, чем срочно искать.
Хотите узнать больше о профессии секретаря?
Ждем Вас на наших курсах!
115419, г. Москва, 5й Донской проезд, дом 4, этаж 3-й, офис 9а
Пн-Пт: с 10:00 до 19:00, Сб-Вс: Выходные.
Чем занимается секретарь на деловой встрече, а что он делает при сопровождении руководителя вообще? Разберемся подробнее далее.
Важнейшая задача секретаря — встречать гостей. От его вежливости, любезности, улыбки, доброжелательности, внимания и предупредительности зависит успех всей компании.
Как правильно распределить обязанности и задачи, дать поручения или перепоручить что-то помощнику, подробнее далее в статье.
Визиты иностранных партнеров важны для любого бизнеса, но чтобы все прошло гладко, необходимо провести тщательную подготовку перед приемом. Как встречать официальные заграничные делегации разберем подробнее далее.
Кто такие ассистенты мировых звезд, чем занимаются и легко ли быть личным помощником селебрити разберемся далее в материале.
Наш сайт использует cookie. Продолжая им пользоваться, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности.
