Чем занимается секретарь на деловой встрече, а что он делает при сопровождении руководителя вообще? Разберемся подробнее далее.
Если начальник планирует встретиться с партнерами, то все подготовить и спланировать нужно его секретарю.
А если он еще и сопровождает везде босса, то что он там делает? Много чего.
Вот небольшая инструкция для секретаря:
Первое — не мешать. Банально, немного грубо, но очень правильно. Секретарь обязан быть незаметным, не перебивать начальника и не нарушать течение делового разговора.
Клиенты или партнеры должны все обсудить с руководителем. А секретарь всего лишь его помощник, тень, если угодно.
Второе — вести протокол встречи, если таковой подразумевается регламентом. Возможно просто делать записи, конспектировать основные вопросы и принятые решения, фиксировать возможные варианты выходов на контракт и т. д.
Записи затем пригодятся при составлении документов, аргументации принятого решения и т.п.
Третье — обеспечить всех присутствующих на встрече заранее подготовленными копиями документов по вопросу встречи, таблицами или демонстрационными материалами. Все это секретарь должен принести с собой или взять в поездку.
Четвертое — быть готовым к любым изменениям в графике шефа, продлении переговоров на несколько часов или быстрого завершения мероприятия. То есть не собираться в последнюю минуту, теряя канцелярские принадлежности на пол и роняя листы бумаги, когда шеф уже в дверях идет на выход после встречи.
Также следует подготовится к тому, что встреча затянется. Поэтому позаботится о наличии воды, чая или кофе. Хотя бы для своего начальника, если встреча проходит на стороне.
Пятое — во всеоружии. Отправляясь с начальником на деловую встречу или иное мероприятие, следует изучить компанию или ее представителей. Тех, с которыми предстоит вести переговоры или как-либо пересекаться. В лицо нужно знать не только врага, но и партнеров. Чем больше информации, тем меньше неприятных нюансов в будущем.
Подготовить папку с такими данными нужно секретарю. Своеобразное досье будет весьма кстати.
Шестое — готовность №1. Это правило касается поездок в первую очередь. При работе в крупной компании, когда шеф часто посещает другие города и страны, иногда он берет с собой и своего секретаря.
Некоторые поездки могут случиться неожиданно и даже срочно. На сборы может и не быть времени.
Поэтому даже на работе нужно научиться держать небольшую сумку с дорожным набором: гигиенические и косметические средства (зубная щетка, крем для лица и т. п.), смену белья и что-то из одежды. На всякий случай.
Седьмое — иметь под рукой или в «облаке» копии всех нужных документов компании, своих личных и конечно, руководителя. Мало ли что, может случиться, особенно в поездках. Возможность распечатать что-то куда проще и быстрее, чем срочно искать.
Сопровождение — это не участие в переговорах, а создание условий для них: незаметная организационная поддержка, протоколирование ключевых решений, готовность к изменениям графика, контроль наличия материалов и документов. Всё это прямо отражено в публикации: «не мешать», «вести протокол», «подготовить копии документов», «быть готовым к изменениям», «изучить контрагента», «держать дорожный набор» и «иметь под рукой копии нужных документов».
Подготовка начинается заранее: ассистент проверяет повестку, формирует комплект материалов, продумывает логистику, а на месте фиксирует договорённости так, чтобы решения быстрее превращались в задачи. Эта логика полностью согласуется с рекомендациями статьи: незаметность в переговорной, протокол и готовность к затяжным встречам/переносам.
|
Ситуация |
Что делает ассистент |
Ожидаемый результат |
|---|---|---|
|
Деловая встреча в офисе |
Повестка, материалы, протокол ключевых договорённостей |
Шеф сосредоточен на содержании, договорённости зафиксированы |
|
Переговоры на стороне партнёра |
Комплект копий документов, базовая информация о компании/представителях |
Меньше «сюрпризов» в процессе обсуждения |
|
Длинная сессия |
Готовность к затяжному таймингу: вода/кофе, контроль пауз |
Комфорт шефа, устойчивое внимание |
|
Поездка (командировка) |
«Готовность № 1»: дорожный набор, копии документов в бумаге/«облаке» |
Быстрое реагирование на форс-мажоры и переносы |
Практичная деталь: до старта ассистент проверяет, совпадают ли версия презентации и распечатанные копии; в поездке держит цифровые и бумажные дубликаты. Эта «двойная страховка» следует из акцентов статьи про копии и готовность к изменениям.
Коротко зафиксируйте «линию поведения»: речь и позиция — у руководителя; ассистент держит повестку, ведёт записи и своевременно подаёт материалы, не вмешиваясь в диалог. Такая «невидимость» — прямое требование публикации.
Перенос на час до начала. Ассистент присылает партнёрам актуализированную повестку и уточняет доступность переговорной: встреча идёт по обновлённому таймингу без потери содержания — это и есть «готовность к изменениям».
Отсутствует комплект печатных материалов у партнёра. Ассистент передаёт запасные копии — предусмотрено в публикации.
Встреча затянулась. Ассистент сохраняет комфорт (вода/кофе) и продолжает протокол — тезис статьи о длительных переговорах.
После встречи ассистент раскладывает записи на решения, владельцев и сроки; в поездке — хранит копии в «облаке» и бумажные дубликаты, чтобы не потерять контекст на следующем этапе. Обе практики поддержаны текстом статьи.
Когда сопровождающих задач становится много (частые встречи на стороне, поездки, длинные сессии), имеет смысл подключить системного ассистента. Smart & Talented официально предлагает подбор ассистентов с гарантиями и быстрым стартом: первые резюме обычно в течение 2–7 рабочих дней после договора; гарантия на замену до 3 месяцев с опцией расширения до 6; есть экспресс-формат для удалённых помощников; работаем в России и более чем в 30 странах. Эти условия зафиксированы на сервисных страницах.
Подбор ассистента под конкретные задачи сопровождения — офис/гибрид/удалённо, полный/частичный день; 2–7 рабочих дней до первых резюме после заключения договора; гарантия замены до 3 месяцев, расширяемая до 6 месяцев; доступен PA-EXPRESS для удалённых помощников с небольшим опытом; международный охват — Россия и 30+ стран.
Хотите узнать больше о профессии секретаря?
Ждем Вас на наших курсах!
115419, г. Москва, 5й Донской проезд, дом 4, этаж 3-й, офис 9а
Пн-Пт: с 10:00 до 19:00, Сб-Вс: Выходные.
Чем занимается секретарь на деловой встрече, а что он делает при сопровождении руководителя вообще? Разберемся подробнее далее.
Принимать зарубежных партнеров волнительно и очень ответственно. Особенно, если они прибывают с официальным визитом. Чтобы не ударить в грязь лицом, к торжественному мероприятию следует тщательно подготовиться.
Онлайн-планировщики или календари в приложениях все активнее внедряются в деловую среду.
Разберем их отличия по пяти критериям, чтобы понять, какой специалист нужен именно вам.
До какого возраста можно работать секретарем и насколько важен возраст в этой профессии вообще, разберемся далее.
Стоит ли выбирать эту карьеру? Давайте разберемся, что скрывается за глянцевым фасадом и какие возможности открываются тем, кто решает связать свою жизнь с этой профессией.
Наш сайт использует cookie. Продолжая им пользоваться, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности.
