Чем занимается секретарь на деловой встрече, а что он делает при сопровождении руководителя вообще? Разберемся подробнее далее.
Если начальник планирует встретиться с партнерами, то все подготовить и спланировать нужно его секретарю.
А если он еще и сопровождает везде босса, то что он там делает? Много чего.
Вот небольшая инструкция для секретаря:
Первое — не мешать. Банально, немного грубо, но очень правильно. Секретарь обязан быть незаметным, не перебивать начальника и не нарушать течение делового разговора.
Клиенты или партнеры должны все обсудить с руководителем. А секретарь всего лишь его помощник, тень, если угодно.
Второе — вести протокол встречи, если таковой подразумевается регламентом. Возможно просто делать записи, конспектировать основные вопросы и принятые решения, фиксировать возможные варианты выходов на контракт и т. д.
Записи затем пригодятся при составлении документов, аргументации принятого решения и т.п.
Третье — обеспечить всех присутствующих на встрече заранее подготовленными копиями документов по вопросу встречи, таблицами или демонстрационными материалами. Все это секретарь должен принести с собой или взять в поездку.
Четвертое — быть готовым к любым изменениям в графике шефа, продлении переговоров на несколько часов или быстрого завершения мероприятия. То есть не собираться в последнюю минуту, теряя канцелярские принадлежности на пол и роняя листы бумаги, когда шеф уже в дверях идет на выход после встречи.
Также следует подготовится к тому, что встреча затянется. Поэтому позаботится о наличии воды, чая или кофе. Хотя бы для своего начальника, если встреча проходит на стороне.
Пятое — во всеоружии. Отправляясь с начальником на деловую встречу или иное мероприятие, следует изучить компанию или ее представителей. Тех, с которыми предстоит вести переговоры или как-либо пересекаться. В лицо нужно знать не только врага, но и партнеров. Чем больше информации, тем меньше неприятных нюансов в будущем.
Подготовить папку с такими данными нужно секретарю. Своеобразное досье будет весьма кстати.
Шестое — готовность №1. Это правило касается поездок в первую очередь. При работе в крупной компании, когда шеф часто посещает другие города и страны, иногда он берет с собой и своего секретаря.
Некоторые поездки могут случиться неожиданно и даже срочно. На сборы может и не быть времени.
Поэтому даже на работе нужно научиться держать небольшую сумку с дорожным набором: гигиенические и косметические средства (зубная щетка, крем для лица и т. п.), смену белья и что-то из одежды. На всякий случай.
Седьмое — иметь под рукой или в «облаке» копии всех нужных документов компании, своих личных и конечно, руководителя. Мало ли что, может случиться, особенно в поездках. Возможность распечатать что-то куда проще и быстрее, чем срочно искать.
Что именно считать «сопровождением» и где проходит граница роли
Сопровождение — это не участие в переговорах, а создание условий для них: незаметная организационная поддержка, протоколирование ключевых решений, готовность к изменениям графика, контроль наличия материалов и документов. Всё это прямо отражено в публикации: «не мешать», «вести протокол», «подготовить копии документов», «быть готовым к изменениям», «изучить контрагента», «держать дорожный набор» и «иметь под рукой копии нужных документов».
Мини-план сопровождения
Подготовка начинается заранее: ассистент проверяет повестку, формирует комплект материалов, продумывает логистику, а на месте фиксирует договорённости так, чтобы решения быстрее превращались в задачи. Эта логика полностью согласуется с рекомендациями статьи: незаметность в переговорной, протокол и готовность к затяжным встречам/переносам.
Матрица форматов: встреча, переговоры, поездка
|
Ситуация |
Что делает ассистент |
Ожидаемый результат |
|---|---|---|
|
Деловая встреча в офисе |
Повестка, материалы, протокол ключевых договорённостей |
Шеф сосредоточен на содержании, договорённости зафиксированы |
|
Переговоры на стороне партнёра |
Комплект копий документов, базовая информация о компании/представителях |
Меньше «сюрпризов» в процессе обсуждения |
|
Длинная сессия |
Готовность к затяжному таймингу: вода/кофе, контроль пауз |
Комфорт шефа, устойчивое внимание |
|
Поездка (командировка) |
«Готовность № 1»: дорожный набор, копии документов в бумаге/«облаке» |
Быстрое реагирование на форс-мажоры и переносы |
Чек-ап перед выездом
Практичная деталь: до старта ассистент проверяет, совпадают ли версия презентации и распечатанные копии; в поездке держит цифровые и бумажные дубликаты. Эта «двойная страховка» следует из акцентов статьи про копии и готовность к изменениям.
Роли в переговорной: кто за что отвечает
Коротко зафиксируйте «линию поведения»: речь и позиция — у руководителя; ассистент держит повестку, ведёт записи и своевременно подаёт материалы, не вмешиваясь в диалог. Такая «невидимость» — прямое требование публикации.
Мини-кейсы
Перенос на час до начала. Ассистент присылает партнёрам актуализированную повестку и уточняет доступность переговорной: встреча идёт по обновлённому таймингу без потери содержания — это и есть «готовность к изменениям».
Отсутствует комплект печатных материалов у партнёра. Ассистент передаёт запасные копии — предусмотрено в публикации.
Встреча затянулась. Ассистент сохраняет комфорт (вода/кофе) и продолжает протокол — тезис статьи о длительных переговорах.
Как превратить протокол в действие
После встречи ассистент раскладывает записи на решения, владельцев и сроки; в поездке — хранит копии в «облаке» и бумажные дубликаты, чтобы не потерять контекст на следующем этапе. Обе практики поддержаны текстом статьи.
Если сопровождение требуется регулярно: как подключить подбор
Когда сопровождающих задач становится много (частые встречи на стороне, поездки, длинные сессии), имеет смысл подключить системного ассистента. Smart & Talented официально предлагает подбор ассистентов с гарантиями и быстрым стартом: первые резюме обычно в течение 2–7 рабочих дней после договора; гарантия на замену до 3 месяцев с опцией расширения до 6; есть экспресс-формат для удалённых помощников; работаем в России и более чем в 30 странах. Эти условия зафиксированы на сервисных страницах.
Условия в одном абзаце
Подбор ассистента под конкретные задачи сопровождения — офис/гибрид/удалённо, полный/частичный день; 2–7 рабочих дней до первых резюме после заключения договора; гарантия замены до 3 месяцев, расширяемая до 6 месяцев; доступен PA-EXPRESS для удалённых помощников с небольшим опытом; международный охват — Россия и 30+ стран.
Хотите узнать больше о профессии секретаря?
Ждем Вас на наших курсах!
SMART AND TALENTED.ИП Егорова Марина Владимирована ИНН: 701708557600 117152, г.Москва, Загородное шоссе, д13, кв 5. marketing@smart-and-talented.ru. +77065177552.
Пн-Пт: с 10:00 до 19:00, Сб-Вс: Выходные.
