Чем занимается секретарь на деловой встрече, а что он делает при сопровождении руководителя вообще? Разберемся подробнее далее.
Если начальник планирует встретиться с партнерами, то все подготовить и спланировать нужно его секретарю.
А если он еще и сопровождает везде босса, то что он там делает? Много чего.
Вот небольшая инструкция для секретаря:
Первое — не мешать. Банально, немного грубо, но очень правильно. Секретарь обязан быть незаметным, не перебивать начальника и не нарушать течение делового разговора.
Клиенты или партнеры должны все обсудить с руководителем. А секретарь всего лишь его помощник, тень, если угодно.
Второе — вести протокол встречи, если таковой подразумевается регламентом. Возможно просто делать записи, конспектировать основные вопросы и принятые решения, фиксировать возможные варианты выходов на контракт и т. д.
Записи затем пригодятся при составлении документов, аргументации принятого решения и т.п.
Третье — обеспечить всех присутствующих на встрече заранее подготовленными копиями документов по вопросу встречи, таблицами или демонстрационными материалами. Все это секретарь должен принести с собой или взять в поездку.
Четвертое — быть готовым к любым изменениям в графике шефа, продлении переговоров на несколько часов или быстрого завершения мероприятия. То есть не собираться в последнюю минуту, теряя канцелярские принадлежности на пол и роняя листы бумаги, когда шеф уже в дверях идет на выход после встречи.
Также следует подготовится к тому, что встреча затянется. Поэтому позаботится о наличии воды, чая или кофе. Хотя бы для своего начальника, если встреча проходит на стороне.
Пятое — во всеоружии. Отправляясь с начальником на деловую встречу или иное мероприятие, следует изучить компанию или ее представителей. Тех, с которыми предстоит вести переговоры или как-либо пересекаться. В лицо нужно знать не только врага, но и партнеров. Чем больше информации, тем меньше неприятных нюансов в будущем.
Подготовить папку с такими данными нужно секретарю. Своеобразное досье будет весьма кстати.
Шестое — готовность №1. Это правило касается поездок в первую очередь. При работе в крупной компании, когда шеф часто посещает другие города и страны, иногда он берет с собой и своего секретаря.
Некоторые поездки могут случиться неожиданно и даже срочно. На сборы может и не быть времени.
Поэтому даже на работе нужно научиться держать небольшую сумку с дорожным набором: гигиенические и косметические средства (зубная щетка, крем для лица и т. п.), смену белья и что-то из одежды. На всякий случай.
Седьмое — иметь под рукой или в «облаке» копии всех нужных документов компании, своих личных и конечно, руководителя. Мало ли что, может случиться, особенно в поездках. Возможность распечатать что-то куда проще и быстрее, чем срочно искать.
Хотите узнать больше о профессии секретаря?
Ждем Вас на наших курсах!
115419, г. Москва, 5й Донской проезд, дом 4, этаж 3-й, офис 9а
Пн-Пт: с 10:00 до 19:00, Сб-Вс: Выходные.
Чем занимается секретарь на деловой встрече, а что он делает при сопровождении руководителя вообще? Разберемся подробнее далее.
Когда хочется успеть все и сразу, а собственного времени на это катастрофически не хватает — пора искать помощь со стороны. Какой помощник подойдет именно вам разберемся далее в материале.
Дел и задач всегда много, они почти никогда не убавляются. Отсюда, время особенно ценно и его недостаток ощущают абсолютно все. И секретари тоже, даже иногда острее, чем многие другие специалисты.
Стоит ли выбирать эту карьеру? Давайте разберемся, что скрывается за глянцевым фасадом и какие возможности открываются тем, кто решает связать свою жизнь с этой профессией.
В развивающейся компании директору сложно следить за выполнением своих решений и параллельно развивать бизнес. Разберемся далее, где ему лучше поискать помощи.
Секретарь-референт — это квалифицированный специалист, выполняющий ключевую роль в обеспечении эффективной работы офиса или руководящего состава компании.
Наш сайт использует cookie. Продолжая им пользоваться, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности.
