Чем занимается секретарь на деловой встрече, а что он делает при сопровождении руководителя вообще? Разберемся подробнее далее.
Сопровождение шефа на деловой встрече, в поездке и других мероприятиях
Если начальник планирует встретиться с партнерами, то все подготовить и спланировать нужно его секретарю.
А если он еще и сопровождает везде босса, то что он там делает? Много чего.
Вот небольшая инструкция для секретаря:
Первое — не мешать. Банально, немного грубо, но очень правильно. Секретарь обязан быть незаметным, не перебивать начальника и не нарушать течение делового разговора.
Клиенты или партнеры должны все обсудить с руководителем. А секретарь всего лишь его помощник, тень, если угодно.
Второе — вести протокол встречи, если таковой подразумевается регламентом. Возможно просто делать записи, конспектировать основные вопросы и принятые решения, фиксировать возможные варианты выходов на контракт и т. д.
Записи затем пригодятся при составлении документов, аргументации принятого решения и т.п.
Третье — обеспечить всех присутствующих на встрече заранее подготовленными копиями документов по вопросу встречи, таблицами или демонстрационными материалами. Все это секретарь должен принести с собой или взять в поездку.
Четвертое — быть готовым к любым изменениям в графике шефа, продлении переговоров на несколько часов или быстрого завершения мероприятия. То есть не собираться в последнюю минуту, теряя канцелярские принадлежности на пол и роняя листы бумаги, когда шеф уже в дверях идет на выход после встречи.
Также следует подготовится к тому, что встреча затянется. Поэтому позаботится о наличии воды, чая или кофе. Хотя бы для своего начальника, если встреча проходит на стороне.
Пятое — во всеоружии. Отправляясь с начальником на деловую встречу или иное мероприятие, следует изучить компанию или ее представителей. Тех, с которыми предстоит вести переговоры или как-либо пересекаться. В лицо нужно знать не только врага, но и партнеров. Чем больше информации, тем меньше неприятных нюансов в будущем.
Подготовить папку с такими данными нужно секретарю. Своеобразное досье будет весьма кстати.
Шестое — готовность №1. Это правило касается поездок в первую очередь. При работе в крупной компании, когда шеф часто посещает другие города и страны, иногда он берет с собой и своего секретаря.
Некоторые поездки могут случиться неожиданно и даже срочно. На сборы может и не быть времени.
Поэтому даже на работе нужно научиться держать небольшую сумку с дорожным набором: гигиенические и косметические средства (зубная щетка, крем для лица и т. п.), смену белья и что-то из одежды. На всякий случай.
Седьмое — иметь под рукой или в «облаке» копии всех нужных документов компании, своих личных и конечно, руководителя. Мало ли что, может случиться, особенно в поездках. Возможность распечатать что-то куда проще и быстрее, чем срочно искать.
Хотите узнать больше о профессии секретаря?
Ждем Вас на наших курсах!
