Оплошности случаются со всеми. Особенно в самом начале карьеры с молодыми специалистами, у которых еще очень мало опыта. Разберемся в ошибках секретарей далее.
Типичные ошибки начинающих помощников руководителей и секретарей
Со стороны кажется, что секретарская работа связана только с подписью бумаг, телефонными звонками и идеальным внешним видом. Все в этой деятельности хорошо, ну в чем тут можно ошибиться?
На самом деле все мы люди и секретарь, а уж тем более помощник руководителя, тоже. А значит они могут попадать в неловкие ситуации, делать самые глупые и типичные ошибки.
Выделим некоторые из них.
1. Организация.
Секретарь — это не только специалист по звонкам и документам. Должность помощника или секретаря весьма ответственная и от его неорганизованности зависит благосостояние всей компании.
Например, рассеянный секретарь часто забывает спросить у звонившего имя, по какому вопросу звонок, контактный номер телефона или электронной почты и т. д. А значит перспективный клиент или выгодный деловой партнер будет потерян.
2. Этика.
Не стоит смешивать работу и личную жизнь. Хороший секретарь должен исключить все звонки личного характера во время рабочего дня, только экстренные случаи. Работа, начальник и посетители — превыше всего.
Например, начинающий секретарь обсуждает по телефону или в мессенджере что-то с подругой, так как шеф отъехал по деловым вопросам. В это время могут прийти потенциальные клиенты или кто-то с поручениями от партнеров.
Секретарь занят, мало заинтересован и рассеян. В итоге посетитель уходит, вероятно в другую компанию, а секретарь по своей не этичной оплошности получается виноватым в его потере.
3. Профессионализм и конфиденциальность.
Специалисты-новички не совсем понимают какая информация предназначена для общественности, и чем делится нельзя и даже уголовно наказуемо. Неопытность начинающего секретаря и его некоторая не собранность, могут сыграть злую шутку не только с ним самим, но и с его руководителем.
Например, разглашение личного номера мобильного телефона директора неизвестным звонившим в приемную начальника лицам. Или передача документов делового характера через знакомых, вместо курьера.
К этой же ошибке относится обсуждение сути переговоров с будущими партнерами или содержания контракта с друзьями, знакомыми или т.д.
4. Осведомленность.
Конечно, помощник или секретарь обязан быть в курсе дел своего места работы. А также знать практически всех сотрудников, их семейное положение и др. Но слишком много информации тоже вредно.
Не стоит увлекаться изучением личной жизни начальника и его подчиненных, выяснять кто с кем и в каких отношениях, как живет и тому подобное.
Таких сотрудников часто называют сплетникам, стараются избегать общения с ними и поменьше обсуждать даже погоду.
5. Равнодушие и подхалимство.
Две противоположные типичные ошибки начинающего секретаря. С одной стороны помощники стараются не обращать внимание на проблемы своих коллег, а с другой — подстраиваются под любые нужды и поручения начальника.
Конечно, руководитель важная персона. Но отталкивать тех, с кем так или иначе придется работать в команде — большая ошибка.
Вывод! На своих ошибках нужно учиться. Лучше всего использовать посторонний опыт и в будущем избежать проблем на работе.
Однако немного терпения и опыт придет, а значит и ошибок будет меньше.
Хотите получить востребованную специальность и стать профессионалом своего дела?
Запишитесь на наши курсы для секретарей уже сегодня!
