В обязанности личного помощника часто входит подготовка поздравлений и подарков для партнеров, друзей и членов семьи руководителя. Для многих ассистентов это хитроумный квест с предварительным чтением мыслей своего начальника и отработкой навыков креативного мышления. В статье расскажем, как упростить себе задачу накануне праздников: составить список для поздравлений, сформировать подарочный фонд, создать каталог подарков, позаботиться об упаковке и доставке.
Когда руководитель указывает в списке обязанностей ассистента подбор подарков для своего окружения, важно выяснить, что он имеет в виду, и оценить «масштаб катастрофы».
Для одних начальников эта функция помощника – формальность, и много внимания уделять ей не стоит. Достаточно составить список персон, важных для руководителя, и регулярно напоминать ему о праздничных поводах и соответствующих поздравлениях.
Для других руководителей это ключевой вопрос. Например, шефу нужно постоянно расширять круг знакомств и поддерживать старые связи, или он медийный человек, и к его подаркам и поздравлениям окружающие относятся с пристальным вниманием. Если вы работаете с руководителем второго типа, тщательно изучите подарочно-поздравительный вопрос.
СПИСОК ДЛЯ ПОЗДРАВЛЕНИЙ
Составьте список людей, которые важны для руководителя. Напишите черновой вариант самостоятельно (если вы уже достаточно долго работаете со своим начальником), а затем принесите его шефу для дополнений и замечаний. Редактировать уже составленный документ всегда проще, чем создавать новый. И руководитель наверняка оценит такую предусмотрительность.
Но не переусердствуйте, углубляясь в частную жизнь руководителя. Если вы знаете, что начальник строго разделяет семью и работу, лучше не перечислять в списке всех его родственников и не выведывать окольными путями даты их рождения. Руководитель может расценить это как грубое вторжение в личную жизнь и превышение полномочий.
В первую очередь включите в список для поздравлений деловых партнеров и коллег начальника. Если шеф сочтет нужным, чтобы помощник напоминал ему о важных семейных событиях, то сам добавит в список имена членов семьи и укажет значимые даты.
Узнать даты рождения доброй половины списка можно самостоятельно:
1. Поищите информацию в интернете, особенно если речь идет об известных людях.
2. Проверьте полученные сведения – обзвоните приемные и поговорите с личными помощниками потенциальных поздравляемых.
Периодически обновляйте список поздравляемых и согласовывайте его с шефом, особенно перед большими общественными праздниками – Новым годом, Рождеством, 8 Марта, 23 Февраля и др.. Окружение руководителя может меняться, поэтому лучше узнать заранее, кого включить в список или исключить из него. И это не говоря уже о том, что у людей периодически меняются контакты, места работы и жительства, а поздравления непременно должны найти своих адресатов.
Регулярно пополняйте список новыми именами. Сам руководитель, налаживая деловые контакты, вряд ли позаботится об этом – в таких вопросах обычно полагаются на помощников.
ПОДГОТОВКА ПОДАРКОВ
Когда список персон для поздравления готов, можно перейти к выбору подарков. Если предстоит большой праздник (Новый год, к примеру), сделайте для руководителя презентацию с различными вариантами подарков и поздравлений. Не забудьте указать цену каждого подарка и примерную стоимость всех новогодних подарков, исходя из количества поздравляемых. Прежде чем предлагать шефу тот или иной вариант, убедитесь, что вы сможете найти к праздничной дате нужное количество таких презентов, а оплата доставки не увеличит общую стоимость в разы. В идеале стоит показать руководителю не только презентацию, но и образцы подарков «в живую».
Определяем приоритеты
Важнейший ориентир при выборе подарков – запросы руководителя и цели, которые он преследует.
■ Цель первая – удивить и привлечь внимание. Речь идет о нестандартных решениях. Можно привлечь к выбору подобного подарка креативный отдел (если он есть) или обратиться в соответствующее агентство (если позволяет бюджет). Но самое главное – не повторяться. Старайтесь не повторять не только собственные подарки более ранних периодов, но и подарки других. Это считается серьезным нарушением делового этикета и дипломатического протокола.
Многие идеи подарков связаны с увлечениями партнеров или друзей руководителя. Они также должны быть оригинальными. Если одариваемый увлекается теннисом, это не повод вручать ему ракетку или мячи. Скорее всего, у него и так есть вся необходимая амуниция. Другое дело – раритетная ракетка великого теннисиста или мяч с автографом победителя мировых соревнований.
Когда начальник пытается найти общий язык с новым партнером, поводом для общения может стать небольшое, но оригинальное поздравление. Лучше заранее поинтересоваться, что именно радует конкретного человека: он коллекционирует редкие марки или холодное оружие.
Зная об особенностях поздравляемых, вы сможете избежать ситуаций, в которых ваш руководитель будет выглядеть не в лучшем свете. Например, у кого-то из его партнеров аллергия на цветы, а ему преподнесут корзину роз от имени вашего шефа. Или чье-либо вероисповедание отличается от религиозных убеждений вашего руководителя. Например, поздравлять с православной пасхой мусульманина будет, мягко говоря, неуместно.
Ситуации бывают разные, и все предугадать невозможно, но все же стоит попытаться это сделать. Вы можете быть не в курсе, что партнер начальника, заядлый спортсмен, недавно получил травму, несовместимую с физическими нагрузками на долгое время или навсегда. По традиции, вы передадите ему от своего руководителя в качестве подарка спортивную атрибутику… Не стоит даже говорить о том, к чему это может привести и как отразится на отношении к вашему шефу. Ассистент должен быть вездесущ!
Важно
Перед значимыми датами не пренебрегайте звонками в приемные партнеров и друзей руководителя. Их личные помощники наверняка подскажут идею подарка или хотя бы помогут определиться с тематикой поздравления.
■ Цель вторая – удивить и привлечь внимание. Здесь креатив уступает место классике. Основную роль играет бренд, а сам подарок уходит на второй план. Например, женщинам принято дарить шейные платки, палантины, шали. Мужчинам – алкоголь
соответствующего уровня. Эти варианты считаются беспроигрышными, хотя каждый случай индивидуален.
При выборе статусного подарка понадобятся знания luxury-сегмента, а также связи и знакомства в этой сфере. Важно ориентироваться в мире роскоши, быть в курсе всех трендов и новинок, а также хорошо представлять стили и предпочтения одариваемых. Не подарите же вы эпатажной, как Леди Гага, дочери друга руководителя канделябр, даже если его стоимость превышает все мыслимые границы.
Подарки дарят не только по праздникам, но и, например, в рамках официального визита делегации. В таком случае подарок приобретает статус протокольного. При его выборе важно учесть следующие факторы:
- культурные и религиозные особенности страны гостей;
- их статус, возраст, пол;
- стоимость подарка (оговаривается протокольными службами участников встречи);
- направление и профиль деятельности компании-дарителя (например, таким подарком может быть фотоальбом об истории
- развития принимающей компании);
- национальную специфику страны пребывания гостей.
Учитывайте, что в мусульманских странах не допускаются подарки с изображением обнаженных женщин и домашних животных (например, собак, которых считают в этих странах нечистыми животными). При выборе подарка японским партнерам не составляйте его из четырех предметов. Это число в Японии связано со смертью. Во многих странах дурным знаком считают такой подарок, как часы. Хотя иногда их дарят даже на высшем уровне, вкладывая в подарок совсем иной подтекст. Например, канцлер ФРГ А. Меркель преподнесла В.В. Путину часы с кукушкой. Тем самым она указала российскому президенту на его опоздания, ведь ей пришлось не один час прождать Владимира Владимировича в ходе различных саммитов.
Выбирая статусный презент, не забывайте и о специфике положения госслужащих. Стоимость подарка для лиц, которые занимают государственные должности, не должна превышать трех тысяч рублей.
Формируем подарочный фонд
Найти подходящие подарки в последние дни перед праздником бывает очень сложно, поэтому лучше готовить их заранее. Создайте специальный подарочный фонд, где найдутся универсальные презенты для окружения руководителя.
Приобретите заранее нужное количество классических вещей, которые можно оперативно упаковать и подарить. В такой фонд уместно включить книги (антикварные или в дорогом переплете), брендовые пледы, дизайнерские фоторамки и т.п.
Некоторые руководители не прочь передарить презенты, которые им не нужны или не нравятся, даже если это дорогостоящие и брендовые вещи. По желанию начальника их тоже можно включить в подарочный фонд. А когда настанет время кого-нибудь
поздравлять – выбрать подарок из «неприкаянных» даров и дать им второй шанс. Но в таком случае всегда есть риск вручить презент обратно дарителю, его другу или родственнику и тем самым испортить отношения с поздравляемым.
Создаем каталог подарков
Информацию, которая касается подарков и поздравлений, полезно вносить в специальную базу или каталог. Его уместно вести только в том случае, если этот вопрос действительно важен для руководителя. Чтобы создать и редактировать подобную базу, понадобится немало времени (особенно после таких праздников, как Новый год или день рождения начальника).
Каталог может иметь любой вид, но лучше отображать в нем, помимо имен дарителей, одариваемых и наименований презентов, повод и год их вручения, а также другую дополнительную информацию. Желательно прилагать к каждой записи фотографию подарка.
Можно разработать собственную программу для удобства или применять MS Excel. Гиперссылки и сортировка упростят работу с каталогом.
Продумываем упаковку и доставку
Не меньшую роль, чем сам подарок, играет качественная, стильная и креативная упаковка. Заворачивая подарки, учитывайте вкус и стиль руководителя. Если ваш шеф склоняется к строгой классике и минимализму, не упаковывайте от его имени дорогостоящее произведение искусства в золотистую фольгу с мишками. Купите качественные выдержанные в классическом стиле пакеты и коробки для подарков, а также соответствующий оберточный материал. Возможно, имеет смысл сделать все это на заказ.
Не ограничивайтесь цветной бумагой и лентами. С помощью оригинальной упаковки легко обыграть даже самые простые подарки. Например, на Новый год можно подарить шоколадные конфеты и мандарины, положив их в милые сказочные деревянные сани (в уменьшенном масштабе, конечно).
Позаботьтесь о «дорожной» упаковке, чтобы подарок не был испорчен под дождем или снегом. Если подарок хрупкий или его нельзя переворачивать, предупредите об этом курьера. Убедитесь, что подарок удобно переносить и держать в руках, чтобы не создать ситуацию, когда дарящий и одариваемый не знают, как передать друг другу и держать презент, не выполняя при этом акробатические этюды.
Продумайте доставку и вручение подарка. Если праздник общественный, лучше нанять курьерскую службу, а если повод личный, убедитесь, что шеф не хочет преподнести подарок собственноручно. Когда у шефа не получается самостоятельно поздравить важного для него человека, он может поручить это вам или своему заместителю. Подобные просьбы лучше выполнять лично, не нанимая курьера.
ОТКРЫТКИ И ПОЗДРАВИТЕЛЬНЫЕ КАРТОЧКИ
Любой подарок желательно сопровождать не только визиткой дарителя, но и открыткой или поздравительной карточкой. Их дизайн зависит от праздничного повода, предпочтений руководителя и поздравляемого.
Если вы с руководителем договорились регулярно приобретать и рассылать открытки оригинального дизайна, следуйте этой традиции – пусть она станет «визитной карточкой» вашего шефа. Правда, это добавит вам работы – придется готовить оригинальные поздравительные открытки к каждому празднику, не повторяясь и придерживаясь определенного стиля.
Обращение и подпись
В поздравительных открытках обращаться к коллегам и деловым партнерам руководителя, его близким и друзьям можно по-разному: по имени, имени и отчеству, с упоминанием титула или звания. Попросите начальника выбрать наиболее подходящий вариант для каждой персоны.
Если открытка или поздравительная карточка сама по себе именная, дополнительно указывать имя поздравляющего не стоит, если нет – понадобится подпись руководителя.
Порой руководитель поздравляет кого-то не только от своего имени, но и от имени своей супруги или всей семьи. Если шеф не оговорил таких деталей, спросите, всех ли персон из списка начальник планирует поздравлять лично от себя.
ОФИЦИАЛЬНЫЕ ПИСЬМА
Еще один вид поздравлений – официальные письма. Их оформляют на бланках. Текст такого поздравления должен быть кратким и сдержанным. Чтобы убедиться, что письмо дошло до адресата, узнайте в канцелярии входящий номер.
Фиксируйте тексты всех поздравлений, как личных, так и официальных, чтобы не повторяться. Их удобно хранить в базе подарков и поздравлений. При выборе человека вы увидите, что и когда вы ему или ей дарили и как поздравляли, а также какие ответные подарки и поздравления получал шеф.
Единственная сложность – объем базы: он будет увеличиваться в геометрической прогрессии. Поэтому либо со- кратите количество информации, которая будет указана в базе, либо обратитесь к программистам за разработкой для себя отдельного приложения.
Автор: Татьяна Баранова, преподаватель Школы персональных ассистентов Smart and Talented.
