Что делать, если начальник тихо говорит и приходится постоянно уточнять, разберемся далее в материале.
Плохо слышно или как правильно переспросить шефа
Ситуация, когда нужно просить руководителя повторить последнюю фразу случается не редко с секретарями и личными помощниками.
Ничего страшного не произойдет, если такое происходит один-два раза в неделю или в месяц. А вот когда по несколько раз на дню приходится уточнять, что же сказал босс — весьма напрягает.
Например, начальник дает поручение секретарю и постоянно ходит по кабинету или приемной. От такого перемещения звук его голоса может «пропадать» из-за движения и предметов мебели вокруг.
Хуже ситуация, когда у шефа совсем плохая дикция или не «поставлен» голос. Расслышать некоторые фразы бывает ой как трудно, даже людям с прекрасным слухом.
Что делать в этой или этих ситуациях, если дело срочное, а понять какое именно задание дал руководитель трудно? Конечно переспросить и уточнить детали.
Но вот тут и происходит та самая дилемма: начальник повторит, но при этом может серьезно разозлиться. Или даже обидится. Так как посчитает, секретаря невнимательным и отстраненным. На взводе даже пошлет к врачу, слух проверить. А заодно и нервишки.
Как же тактично решить вопрос «слышимости», аккуратно спросить недостающую информацию и не задеть за живое босса?
Положение неловкое, однако вполне решаемое.
Во первых: секретарь обязан все и всегда записывать за своим начальником. Не лишним будет вести кроме ежедневника еще и блокнот или отдельный дневник.
Во вторых: сейчас время технологий и диктофон есть в любом телефоне или смартфоне, что существенно облегчает жизнь работникам секретарям. Включили и записали.
В третьих: вежливость и уверенность в себе. Если секретарь боится руководителя и от страха у него коленки трясутся, то при просьбе повторить, он будет выглядеть трусливым и некомпетентным.
Совет: глубоко вдохнули, досчитали до десяти и... «Я Вас правильно поняла...». В итоге повторили из записей, что успели записать, а если что не так начальник поправит.
Важно! Лучше законспектировать не совсем точно данное поручение, чем не зафиксировать его вообще.
В четвертых: решить проблему поручений письменно. Попросить его писать емейлы или записки, диктовать задания в кабинете директора, где меньше посторонних звуков и т.д.
В пятых: опыт работы и длительность у одного руководителя. Чем дольше секретари работают с одним руководителем, тем лучше его понимают. Плохая слышимость это скорее проблемы новичков.
Через полгода ежедневных рабочих задач любой секретарь поймет своего босса чуть ли не мысленно, а уж разобрать «мычание» или «бурчание» вообще простенькое дело.
Все начальники разные, но к каждому можно и нужно искать подход без претензий или направлений за слуховым аппаратом.
Хотите стать лучшим и незаменимым секретарем для своего босса?
Приходите учиться к нам!
