Магия двух вопросов: уточнение рабочих задач и заданий, чтобы не переделывать потом

С персоналом нужно уметь взаимодействовать и правильно раздавать ему указания. Как это сделать разберем далее в материале.

Магия двух вопросов: уточнение рабочих задач и заданий, чтобы не переделывать потом

Если руководитель грамотно составил и правильно поставил задачу помощнику, то его половина уже выполнена.
Любой рабочий процесс строится на формулировке поручений и приказов начальника.

Если все происходит хаотично или спонтанно, достигнуть нужного результата будет сложно. Или он получится малозначимым и не качественным. В итоге все придется переделывать сначала.

Важно! Координация действий от высшего руководства нужна даже в экстренных ситуациях, когда требуется молниеносная реакция и быстрое решение. Иначе в общем беспорядке и спешке есть вероятность испортить что-то кроме самого задания.

Важно! Чтобы постановка задач подчиненным была эффективной, необходимо понимать, что она не является простым составлением чек-листа с пунктами, а все гораздо сложнее.

Как поставить задачу:

• распределить роли (назначить исполнителя);
• конкретизировать действия с ожидаемым результатам (чего нужно достичь);
• выделить временные рамки или сроки (строго с указанием времени, дня недели и т. д.);
• назначить даты проверки статуса задания (инструменты трекинга);
• прием окончательного результата.

Важно! Руководитель учитывает возможности, навыки, образование и компетенцию подчиненного, которому дает задание.

Не стоит поручать перевод текста помощнику с недостаточным знанием иностранного языка или делать сводную таблицу данных, когда ассистент плохо в этом разбирается. Результат будет, не скорее всего он вас не устроит.

Если с постановкой задач разобрались, и вроде цели ясны и понятны сотруднику, но далее следует правильно все уточнить.

Важно! Помощник руководителя, его секретарь или другой работник — обязаны досконально уточнять каждое свое задание во избежания разного рода ошибок. Рекомендуется все записывать на бумаге, детально с максимальными подробностями.

Почему на бумаге, а не в планшете? Фиксация достигнутого с боссом понимание задачи намного удобнее для обоих, когда они визуально могут видеть ее на документе и вносить свои правки. Вести записи на каком-либо техническом устройстве можно, но вероятно все равно придется распечатывать и просматривать с «листа».

Не пренебрегайте при уточнении вопросами. Что спросить?

Магия двух вопросов

Руководитель может задать подчиненному вопрос, правильно ли тот понял, что ему надо сделать. При этом подробно и четко повторить задание, детализировать и конкретизировать, а помощник должен перечислить все свои действия по выполнению.

Важно! Нельзя приучать сотрудников к постоянному «разжевыванию» однотипных заданий. Также начальнику следует спросить про сроки, технические возможности и прочее.

Если задание понято исполнителем, но не до конца, то можно уточнить у начальника подробности, задавая свои два вопроса или больше. Пусть подчиненные задают столько уточняющих вопросов, сколько им необходимо.

И когда качество уточнений и результат повышается раз от раза, это значит, что такой сотрудник перспективный, в него можно вкладывать свое время и делиться опытом.

Вы в поисках надежного помощника? Ищете грамотного и профессионального специалиста, на которого можно положиться?

Smart & Talented — занимается подбором
компетентных кандидатов на должность личного и бизнес-ассистента.
Быстро и по вашим критериям.

Ждем заявки на нашу почту: kam@smart-and-talented.ru