Как научиться доверять и делегировать полномочия без опасений, разберемся далее в нашей подборке материала.
Конфиденциальность в работе ассистента / помощника
Чтобы поручать задания своему непосредственному подчиненному, необходимо дать ему доступ к некоторым важным данным и информации. Это могут быть, как деловые документы, так и номера счетов, личные сведения руководителя или что-то другое.
Помощник обязан соблюдать правила работы и делового этикета, касательно не разглашения конфиденциальных данных и доступа к ним.
Что относится к конфиденциальной информации?
- Все, что качается частной жизни работодателя и его семьи.
То есть вся личная жизнь: контакты, персональные данные, адрес проживания и регистрации, номера счетов в банке, семейное положение, финансы, взгляды, интересы, состояние здоровья, политическая позиция и т. д. - Данные, которые относятся к профессиональной или коммерческой деятельности, а также к интеллектуальной собственности, новым изобретениям или продуктам в разработке.
- Личные или персональные данные сотрудников компании, по которым их можно персонализировать (паспорт, ИНН, СНИЛС и т. п.).
Важно! Защита конфиденциальной информации, персональных данных и коммерческой тайны важны для любой организации и ее руководителя.
Поэтому должно быть официально прописано в локальных документах и нормативных актах, что является такими данными и как с ними можно работать.
Важно! Разглашение или утечка секретов приводит к серьезным последствиям: от потери контрактов и проблем с клиентами, до утраты доверия и деловой репутации, а также может привести к серьезным убыткам и даже, в худшем случае, к банкротству.
Проблемы из-за передачи данных, касательно личной жизни начальника, серьезные и также опасны.
Поэтому руководителю на первых порах бывает очень сложно начать доверять своему новому ассистенту в таких вопросах, но добиться доверия все же можно и нужно при определенных условиях.
С чего начать и как работать:
- узнать о помощнике как можно больше;
- давать тестовые задания;
- установить испытательный срок;
- ставить задачи, постепенно увеличивая нагрузку;
- обязательный промежуточный контроль выполнения заданий;
- узнавать статус задачи на контрольных этапах;
- строгий временной дедлайн;
- проверка и оценка результата.
Данный алгоритм поможет руководителю научиться дозировано и постепенно поручать своему подчиненному все больше: от мелких заданий до серьезных дел, но с регулярным контролем.
И таким образом посвящать его в тайны компании и свои собственные, без опасения разглашения или утечки.
Компетентный профессиональный ассистент или помощник умеет работать с личной информацией и коммерческой тайной, поэтому очень важно правильно подобрать надежного кандидата на эту должность.
В Школе персональных ассистентов Smart & Talented занимаются подготовкой и подбором высококлассных административных работников, с которыми Ваш бизнес и частная жизнь будут в надежных руках.
Ждем Вашу заявку на почту: kam@smart-and-talented.ru
