Что делать, когда нет времени на просмотр электронной почты или на проверку собственного рабочего расписания — разберемся далее в материале.
Как снять с себя рутинные рабочие задачи и делегировать их ассистенту?
Руководители и владельцы бизнеса ежедневно выполняют много мелких дел: от поиска информации по новому клиенту, до проверки социальных сетей и заказа билетов на самолет.
Кажется мелочи, которыми вполне может заняться секретарь, если шеф совсем забегался. Но, не все так просто. У секретаря свои задачи — документация, звонки, посетители и т. д. Он и сам от помощи бы не отказался.
Что же делать руководителю, чтобы сэкономить время и не превратиться в «белку в колесе».
Правильный ответ — делегировать часть задач тому, кто будет выполнять их иногда, регулярно или на постоянной основе.
Но как же это сделать, делегировать? Чтобы правильно и без ошибок? Не всем хочется поручать что-то другому человеку из-за боязни потом переделывать самим.
Помощник или ассистент может стать подарком судьбы и палочкой выручалочкой, либо наоборот — пятым колесом и ужасной ошибкой, которую сложно исправить.
Вся проблема кроется не профессионализме и образовании такого специалиста, так как сейчас можно подобрать компетентного помощника за считанные дни, а специализированные компании предоставляют несколько вариантов из которых начальник сам подберет нужного.
Суть в том, что руководители часто неправильно и неэффективно передают или делегируют свои полномочия помощнику, они просто не понимают друг друга. И в итоге экономия времени превращается в лишние проблемы и заботы.
Чтобы разобраться в этом, нужна небольшая инструкция для нанимателя.
1. Что можно делегировать ассистенту? Конечно, рутину. Те самые повторяющиеся задачи, которые отнимают по 5-15 минут утром, днем или вечером. А потом накапливаются в часы.
Например, ведение календаря, проверку емейлов, составление писем и ведение деловой переписки, анализ информации, ведение аккаунта компании в социальных сетях, назначение и проведение встреч, поиск данных и т. д.
2. Обучение. Первое время новому сотруднику нужно будет показать, как правильно сделать что-то. Нельзя сразу отдать помощнику в полное распоряжение все, даже самые мелкие задачи. Ему потребуется время, чтобы составлять письма клиентам и партнерам в манере и формате своего начальника, освоить механизмы и специфику работы в данной сфере бизнеса.
Не стоит рассчитывать на умение читать мысли шефа ассистентом, поэтому лучше сначала все уточнить, чем потом исправлять.
Обучение — это 1-2 раза терпеливо показать и рассказать помощнику что и как, чтобы после получить отличного специалиста, на которого можно полностью положиться.
3. Оценка. Ассистент должен знать о стандартах и критериях оценки за свою работу. Поэтому важно ознакомить его с требованиями, сроками и качеством исполняемых им задач. Например, проверка почты до 9 ч. утра, но не более 15 минут. Или поиск информации в Интернете в течение 1-2 часов ежедневно, с составлением отчета в формате таблицы установленной формы.
Хорошие результаты должны позитивно оцениваться обратной связью с начальником, чтобы понимать взаимосвязь и актуальность выполненной работы.
Вы в поиске надежного ассистента руководителя?
Smart & Talented — это агентство профессионалов, которые работают специально для Вас.
Поэтому мы быстро и качественно подберем
самые лучшие варианты компетентных помощников для бизнеса.
Оставляйте свою заявку на почте: kam@smart-and-talented.ru
