Наняли помощника? Расскажем как правильно им «пользоваться» далее в материале.
Что поручить помощникам
Надежный и компетентный сотрудник рядом, на которого можно положиться и доверить большую часть мелких задач — на вес золота. Он максимально разгрузит ежедневный рабочий график руководителя и поможет добиться его большей эффективности.
Но чем же конкретно можно нагрузить своего помощника? Вот об этом разберем по пунктам.
1. Телефонные входящие вызовы (звонки). Это могут быть клиенты, партнеры, контролирующие или проверяющие органы и организации (налоговая, пожарная и прочие службы).
Важное правило: телефон начальника доступен только для исходящих звонков. То есть руководитель может позвонить кому-то, но ему никто (кроме исключений: личных, семейных) не должен звонить и беспокоить.
Кстати, опытные директора рекомендуют для личных звонков иметь отдельный номер телефона, чтобы не пересекались бизнес и семья/друзья.
Помощник принимает все поступившие звонки обрабатывает, уточняет суть и записывает контакты или другую информацию. И затем в определенное время, если звонок не был экстренным или срочным, делает доклад.
2. Почта — электронная, обычная. Вообще всю корреспонденцию желательно перепоручить помощнику. Можно надиктовывать ему письма или сделать черновик от руки, чтобы помощник затем его откорректировал и отправил адресату. Либо, в некоторых случаях доверить полностью ведение переписки.
3. Проверка и контроль. Руководители многозадачные люди и они хотят, чтобы вокруг них тоже были такие как они. Но так бывает редко.
Поэтому, поручив кому-то задание, им нужно получить конечный результат и желательно идеальный.
А в промежутке процесс выполнения работы должен кто-то контролировать, проверять и докладывать о статусе и успехах начальнику. Это тоже можно поручить личному помощнику.
4. Поставить задачу. Не всегда босс бывает в свободном доступе.
Он может через своего помощника дать задание юристу подготовить — договор, бухгалтеру — сделать выписку из последнего отчета, программисту — изменить даты проведения конференции на главной странице сайта и т.д. При этом сам вполне может находиться за пару тысяч километров от офиса.
5. Личные дела. У всех людей есть личная жизнь и у руководства тоже. Но из-за загруженности на работе времени на нее практически нет. Многие начальники забывают важные даты — день рождения жены, тещи или детей, могут также забыть заказать лекарство для собаки или забрать свой костюм из химчистки.
Поручив эти задачи помощнику можно и личную жизнь наладить, потому что они точно ничего не упустят, благодаря своим записям в календаре или ежедневнике. А еще забронируют столик в ресторане, спланируют отдых, закажут машину или доставят что-то.
Подведем итог: работать с личным помощником удобно и полезно, так как он способен выполнять огромное количество дел и задач.
А как найти такого супер-специалиста знают в Школе персональных ассистентов Марины Егоровой.
Отправляйте свои вопросы и заявки на почту: kam@smart-and-talented.ru
