Кто занимается рабочим графиком, составляет расписание начальника и планирует встречи — разберемся далее в материале.
Бизнес поручения для помощника руководителя: что, когда и зачем
У владельца бизнеса или главы компании может быть сразу несколько помощников. Либо это один сотрудник на которого возложен функционал: административный, личные поручения и бизнес.
С первыми двумя все относительно понятно, а вот на бизнес-поручениях остановимся подробнее.
Итак, обязанности ассистента делового человека обширны. Они могут иметь как секретарские, так и включать в себя задачи заместителя.
Бизнес поручения для помощника это:
1. Поддержка бизнес-проектов в рамках компании или нескольких ее филиалов. В нее входит настройка правильного и актуального документооборота, введение новых регламентов и т. д.
2. Управление графиком руководителя при помощи специальных календарей, программ или приложений.
Компетентный помощник руководителя знает приоритетные на данный момент задачи и он обязательно в курсе всех дел компании, поэтому может самостоятельно планировать важные встречи начальника, распределяет его график и время.
3. Организация, подготовка и обеспечение деловых мероприятий. Кроме этого осуществление сопровождения рабочих совещаний и поездок, присутствие на деловых переговорах и встречах.
Помощник не просто «сидит» рядом с босом на встрече, он эти встречи готовит — собирает информацию, формирует документы для доклада, ищет и бронирует место проведения.
4. Ведение протокола собраний, совещаний, переговоров и прочих рабочих мероприятий. В эти поручения входят: фиксация через заметки или записи поставленных руководителем задач, принятых решений и выводов.
5. Отслеживание в Todolist проектов, задач и поручений с текущим статусом исполнения. Помощники пользуются различными сервисами совместно с начальником, чтобы проследить на каком этапе находится каждое задание.
В таких приложениях можно собрать все - от списка покупок для босса до самых важных деловых встреч.
6. Контроль сроков и качества исполнения решений или заданий руководителя. Помощники не только сами выполняют что-то по поручению непосредственного начальника, но и доносят задания от руководителя до конкретных исполнителей, а затем осуществляют надзор за исполнением.
7. Управление. Если руководитель достаточно доверяет своему помощнику, то он часто делегирует часть своих полномочий по управлению ему.
Высокие требования, как умение хранить личные и деловые тайны, являются основными для данной профессии.
Какие бы поручения босс не выдавал своему помощнику, важно помнить, что не смотря на его высокий профессионализм и работоспособность, он все же живой человек и ему тоже иногда нужны выходные.
Вы в поиске компетентного помощника руководителя?
Обращайтесь к профессионалам!
Агентство Smart & Talented подберет сразу нескольких кандидатов
на должность вашего идеального помощника в самые сжатые сроки.
Ждем заявок на нашу почту: kam@smart-and-talented.ru
