Мобильные приложения и лайфхаки для ассистента. Удаленная работа. Отчет с завтрака 2 апреля

На double-завтраке 2 апреля участники Клуба персональных ассистентов PA Club Russia познакомились с самыми необходимыми и актуальными в работе ассистента мобильными приложениям и сервисами. А также поговорили о том, как ассистенту можно перейти на удаленную работу.

О самых полезных и нужных приложениях в работе ассистента рассказала Анастасия Саурина. Настя работает персональным ассистентом исполнительного вице-президента крупной телекоммуникационной компании и различные мобильные приложения и сервисы - её обязательные рабочие инструменты, без которых не обходится выполнение любой задачи.

Анастасия напомнила участникам, что сегодня персональный ассистент, чтобы успешно справляться со всеми задачами, должен:

• иметь постоянный доступ к электронной почте и интернету,

• уметь работать с боссом в единой системе: Office или iWork,

• использовать в контроле задач приложения и сервисы с to-do листами,

• использовать безопасные и защищенные методы переписки: неважно, передается информация через мессенджер или почту, важно избежать доступа к ней третьих лиц.

Я рекомендую использовать для контроля задач и совместного доступа таскеры и to-do листы: Todoist, Wunderlist, Any.do, Evernote.

Также Настя сделала акцент на том, что даже стандартные офисные приложения могут принести немало пользы в ежедневной работе ассистента: используете ли вы полные возможности Outlook? Пробовали вести заметки в OneNote? Изучите гайды по используемым ежедневно программам - мы уверены, вы найдете много новых и полезных функций, о которых даже не догадывались!

Прикрутите в Outlook полезные приложения: конференции, Skype для бизнеса и другие. Пользуйтесь им максимально,потому что это гиперудобная программа. В ней можно сделать всё! Например, вы можете создавать встречи прямо из письма, а также подключить к нему сразу несколько почтовых ящиков.

Отдельно затронули тему безопасности. Анастасия поделилась полезными фишками: о разделении потоков информации, универсальной формуле паролей, режиме инкогнито - зачем он нужен?

Travel-поддержка - обычно это большой блок в обязанностях личного помощника и ассистента, мы поговорили о самых удобных и проверенных сервисах для комфортной организации поездок руководителя: какой сервис такси выбрать? Через какой сервис лучше бронировать отели? Где покупать авиабилеты?

Настя приготовила небольшой подарок для участников завтрака. Его получил ассистент, назвавший самое неочевидное применение смартфона в быту :)

Вторую часть завтрака мы посвятили удаленной работе ассистентом. Мы пригласили действующих ассистентов, которые успешно справляются со своими обязанностями, не смотря на то, что их боссы живут в другой стране и их разделяют часовые пояса.

Галина Тарасова - ассистент владельцев девелоперского бизнеса, рассказала о своём опыте удаленной работы: ожидание и реальность. Поделилась приёмами, которые помогают справляться с минусами формата удаленной работы:

Проблема: босс тебя не видит = он не видит твою работу.

Решение: Feedback is the king!

1. Не допускайте того, чтобы Ваша работа обесценивалась только от того, что Вас физически не видно: постоянно давайте обратную связь, поддерживайте контакт с руководствам, звоните/пишите с отчетом по выполненным делам первыми.

2. Пользуйтесь инструментами для эффективности работы, минимальный набор: Wunderlist, Google Calendar.

3. Ведите файлы-отчеты по большим проектам.

Галина особо подчеркнула, что крайне необходимо владеть иностранными языками, чтобы успешно вести дела шефа с подрядчиками в стране его проживания.

Что делать, если у Вас нет доскональных знаний страны, в которой Ваш босс ведет бизнес? Находите людей, у которых эти знания есть: сообщества в социальных сетях, друзья друзей, форумы, тур фирмы, консультанты, отзывы, консьерж службы и тд. Заводите полезные знакомства - Google research не всегда заменяет first-hand experience живых людей.

Виолетта Загнетная - ассистент основателя IT-стартапа. Особенность ее удаленной работы в том, что босс проживает в США, и это приходится учитываться при организации бизнес-коммуникаций.

Виолетта затронула вопрос - а зачем руководителю нужен дистанционный помощник? Разве не удобнее работать вместе в офисе?

Труд привязывается не к часам, не к рабочему месту, а к РЕЗУЛЬТАТУ. При этом компания экономит средства на организации рабочего места сотрудника, а он в свою очередь получает бОльшую вовлеченность, автономность и возможность работать в удобных для него условиях.

Несколько советов от Виолетты, с помощью каких инструментов удобно организовать удаленную работу:

1. Все документы держите в облаке - например, Google Drive + Google Docs + Dropbox,

2. Используйте электронную подпись,

3. Не забывайте об использовании и хранении паролей для документов, попробуйте программу 1Password,

4. Личный календарь - Google Calendar, синхронизируйте со всеми устройствами и подключите к нему босса.

ФОТООТЧЁТ ЗАВТРАКА

Клуб персональных ассистентов PA Club Russia проводит бизнес-завтраки регулярно, чтобы помочь ассистентам в развитии их карьеры. Если вы пропустили наше мероприятие, но в будущем хотели бы присутствовать на подобной встрече - можете направить предварительную заявку на job@smart-and-talented.ru, мы включим вас в список участников.

Компания Smart and Talented. Personal Assistants благодарит студию Аркадия Новикова Chefshow за вкусный завтрак, приятное обслуживание и атмосферу уюта.

Добавить комментарий