На double-завтраке 2 апреля участники Клуба персональных ассистентов PA Club Russia познакомились с самыми необходимыми и актуальными в работе ассистента мобильными приложениям и сервисами. А также поговорили о том, как ассистенту можно перейти на удаленную работу.
О самых полезных и нужных приложениях в работе ассистента рассказала Анастасия Саурина. Настя работает персональным ассистентом исполнительного вице-президента крупной телекоммуникационной компании и различные мобильные приложения и сервисы - её обязательные рабочие инструменты, без которых не обходится выполнение любой задачи.
Анастасия напомнила участникам, что сегодня персональный ассистент, чтобы успешно справляться со всеми задачами, должен:
иметь постоянный доступ к электронной почте и интернету,
уметь работать с боссом в единой системе: Office или iWork,
использовать в контроле задач приложения и сервисы с to-do листами,
использовать безопасные и защищенные методы переписки: неважно, передается информация через мессенджер или почту, важно избежать доступа к ней третьих лиц.
Также Настя сделала акцент на том, что даже стандартные офисные приложения могут принести немало пользы в ежедневной работе ассистента: используете ли вы полные возможности Outlook? Пробовали вести заметки в OneNote? Изучите гайды по используемым ежедневно программам - мы уверены, вы найдете много новых и полезных функций, о которых даже не догадывались!
Отдельно затронули тему безопасности. Анастасия поделилась полезными фишками: о разделении потоков информации, универсальной формуле паролей, режиме инкогнито - зачем он нужен?
Travel-поддержка - обычно это большой блок в обязанностях личного помощника и ассистента, мы поговорили о самых удобных и проверенных сервисах для комфортной организации поездок руководителя: какой сервис такси выбрать? Через какой сервис лучше бронировать отели? Где покупать авиабилеты?
Настя приготовила небольшой подарок для участников завтрака. Его получил ассистент, назвавший самое неочевидное применение смартфона в быту :)
Вторую часть завтрака мы посвятили удаленной работе ассистентом. Мы пригласили действующих ассистентов, которые успешно справляются со своими обязанностями, не смотря на то, что их боссы живут в другой стране и их разделяют часовые пояса.
Галина Тарасова - ассистент владельцев девелоперского бизнеса, рассказала о своём опыте удаленной работы: ожидание и реальность. Поделилась приёмами, которые помогают справляться с минусами формата удаленной работы:
Проблема: босс тебя не видит = он не видит твою работу.
Решение: Feedback is the king!
Не допускайте того, чтобы Ваша работа обесценивалась только от того, что Вас физически не видно: постоянно давайте обратную связь, поддерживайте контакт с руководствам, звоните/пишите с отчетом по выполненным делам первыми.
Пользуйтесь инструментами для эффективности работы, минимальный набор: Wunderlist, Google Calendar.
Ведите файлы-отчеты по большим проектам.
Галина особо подчеркнула, что крайне необходимо владеть иностранными языками, чтобы успешно вести дела шефа с подрядчиками в стране его проживания.
Виолетта Загнетная - ассистент основателя IT-стартапа. Особенность ее удаленной работы в том, что босс проживает в США, и это приходится учитываться при организации бизнес-коммуникаций.
Виолетта затронула вопрос - а зачем руководителю нужен дистанционный помощник? Разве не удобнее работать вместе в офисе?
Несколько советов от Виолетты, с помощью каких инструментов удобно организовать удаленную работу:
Все документы держите в облаке - например, Google Drive + Google Docs + Dropbox,
Используйте электронную подпись,
Не забывайте об использовании и хранении паролей для документов, попробуйте программу 1Password,
Личный календарь - Google Calendar, синхронизируйте со всеми устройствами и подключите к нему босса.
115419, г. Москва, 5й Донской проезд, дом 4, этаж 3-й, офис 9а
Пн-Пт: с 10:00 до 19:00, Сб-Вс: Выходные.