Чем опасен ваш личный помощник?

Статья в авторской колонке журнала для частной авиации TOP FLIGHT, выпуск ноябрь 2017.

Многие привыкли думать, что ассистент руководителя – это некий фильтр, инструмент, а иногда даже и вовсе неживой человек. Это (обычно) девушка, которая весь день сидит с телефоном, перекладывает на столе документы из одной стопки в другую, иногда заносит чай с печеньем, а в перерывах на обед красит ногти. Вы тоже представили себе такую картинку?

А ведь это и есть самое страшное Ваше убеждение. Все не так просто, как кажется.

По данным одной компании, которая занимается защитой бизнеса от подобных случаев, количество утечек в 2017 году на 10% выше, чем в 2016.
Какие же могут быть причины утечек? В 71% случаев утечки происходят из-за пренебрежения правилами, а 29% из-за злого умысла.

А теперь предлагаю вспомнить, какой объем информации проходит через Вашего личного помощника. Впечатляющий, верно? Скорее всего, Вы его слегка недооцениваете.

Ассистент – это как точка входа информации в Вашей компании, так и точка выхода. Именно он берет трубку, приветствует людей на другом конце провода, принимает информацию, передает ее дальше или, наоборот, не передает. На этой точке все может как начаться, так и закончиться. Например, Ваша компания участвует в тендерах. Ассистенту может поступить звонок с важной информацией и никто не знает, не забудет ли она донести ее нужному сотруднику, произвести необходимые действия или довести до сведения руководителю. Почему это может происходить? Потому что личный помощник – это живой человек. Он может быть не обучен, у него может быть плохое настроение или он вообще обижен на своего руководителя, потому что он с ним сегодня утром не поздоровался.

В чем же еще можно недооценить ассистента?

Например, в этом:

• в проверке документов, поступающих руководителю на подпись. Юрист может не проверить или проверить мельком, а грамотный помощник, увидев ошибку, может спасти Вашу компанию и несколько миллионов. Большая часть помощников, проходящих у нас собеседования, имеют юридическое образование, которое им помогает в их работе;
• в контроле сроков подготовки тендерных документов. Из наших собеседований: были случаи, когда ассистенты в последнюю минуту вытаскивали из отделов документы и всеми мыслимыми и немыслимыми способами добирались к началу тендера, чтобы успеть к установленному времени, чтобы выиграть его;
• в организации встреч и переговоров. Хороший ассистент знает, какой напиток предпочитает гость, нужен ли ему сахар или сливки, а также заранее уже знает номер автомобиля и организовывает пропуск, тем самым создает лучшие условия для спокойных переговоров. Скажете, это мелочь и это не главное? Мелочь – это самое главное!

В нашей школе ассистентов мы уделяем таким моментам отдельное внимание. Пример про напиток и встречи – это пример того, как ассистент использует информацию во благо. Но он же может ее использовать и во вред. Ведь ассистент знает о том, кто, например, Ваша любовница, у него есть доступ ко всем Вашим счетам. Иногда один звонок о Вашем визите кому-либо может очень сильно повлиять на Ваши дела. Например, Вы уехали на встречу в прокуратуру решить простой текущий вопрос (у них постоянно какие-то вопросы возникают). И допустим у Вас ожидается крупная сделка с другой иностранной компанией. А теперь представьте, что ассистент говорит Вашему будущему партнеру, что Вы в прокуратуре? Двоякая ситуация. Сделка может быть сорвана.