Меня зовут Настя, я работаю персональным ассистентом в компании "ВымпелКом" и хочу рассказать о своём рабочем дне. Мне очень приятно открывать рубрику «Один день из жизни ассистента» рассказом об одной из передовых digital компаний России и о своем маленьком вкладе. Каждый день ассистента никогда не похож на предыдущий. Несмотря на это у нас много рутинных ритуалов.
Утро начинается с печати расписания на день, проверки документов, которые нужно подписать и лимонов, ведь традиционный утренний чай это очень важно.
А вот и первые чек-листы :)
Совет: Заведите приятные утренние традиции. Это поможет наладить контакт с боссом значительно быстрее. Выясните, что он любит есть и пить, какие газеты читает и прочее.
Утро - самое важное время дня для тандема Вы-Босс и отличная возможность напомнить, спросить и вообще изменить его настроение в лучшую сторону.
Совет: Если зашерить аккаунт такси с боссом – можно отслеживать его прибытие в офис и всё успевать чётко к его приходу. А в случае с глюками навигаторов в такси успеть связаться со службой перевозок и поправить ошибку в платеже. Не секрет, что Uber, Wheely и другие перевозчики грешат в районе Кремля, Кадашевской набережной и некоторых других районах ЦАО.
Некоторое время назад многие мои знакомые считали, что работа ассистента ничем не отличается от секретаря, и мы отработанными движениями выполняем команды «факс», «чай», «годовой отчет за 2014» и «я сегодня кушаю?». Да и сейчас я встречаю людей с такой точкой зрения.
Мой Босс очень часто летает и очень важно сразу забрать у него все документы и начинать закрывать командировки. И это отличная возможность проверить, все ли визы актуальны, сроки окончания паспортов и наличие чистых страниц во всех паспортах.
Большинство встреч мы стараемся проводить в офисе или в ресторанах по соседству. Это существенно экономит время, которого всегда не хватает.
Совет: Изучите район офиса и выберите несколько заведений с хорошей кухней для бизнес-ланчей и с возможностью доставки в офис, если у вас нет внутреннего кейтеринга. Это позволит сэкономить время, планировать день с большей точностью и быть уверенным в том, что босса не отравят несвежими продуктами. Скачайте приложение GetTable и наслаждайтесь оперативным заказом столов в любом кафе/ресторане Москвы.
Обычно расписание выглядит back-to-back, поэтому для нашего удобства я помечаю документы стикерами, а на резюме иногда пишу пометки, чтобы было проще ориентироваться и мне, и шефу. К документам на подпись мы прикладываем сопроводительные записки, но я дополнительно всегда интересуюсь, что это и какая информация у шефа об этом уже есть. Ассистент - первый источник информации для руководства, симбиоз Google и Data-центра.
Каждый помощник сталкивается с фразой «Мне нужна встреча с ***» и при этом расписание трещит по швам. Не бойтесь сказать шефу о его полной занятости, ведь иногда они просто забывают о запланированных встречах. Если это не помогло, то поможет импровизация и ловкость переговорщика. Иногда личные встречи можно обратить в телефонные звонки или видеоконференции с использованием подручных средств (Skype, Polycom, Bluejeans etc).
Совет: На конференции «PA-DAY. Самое важное в работе ассистента» Эдуард Остроброд, вице-президента SELA, поделился с ассистентами опытом использования приложения Doodle для организации встреч/звонков со сторонними партнерами. Попробуйте, это приложение значительно упрощает поиск удобного слота даже в самом забитом расписании обеих сторон.
В течение дня мой стол выглядит так. И поверьте, так выглядит порядок!
У меня два мобильных телефона, три ежедневника и куча всяких стикеров в зависимости от того, на чем я записала то или иное задание или информацию. Я очень редко выбрасываю даже мелкие бумажки, обычно ревизия настигает в конце дня.
Совет: Бывает, что покушать просто нет времени. Храните легкие перекусы на этот случай. У меня – льняная каша, хлебцы и фрукты. Иногда грешу шоколадками и печеньем. Опять же – доставка еды вам в помощь!
Если говорить об организации своих внутренних дел, когда шефу ты нужна каждую минуту, то на помощь приходит смекалка и жесткий тайминг. Мне повезло, по моему руководителю можно сверять часы. Я всегда четко знаю, есть ли у меня возможность сделать что-то во время его встреч. Обязательно планируйте время собственного обеда или захватите из дома/кафе по дороге какой-нибудь перекус, ибо голодный помощник = грустный помощник.
Недавно в одной из операционных компаний мы внедрили новый продукт. Теперь в режиме реального времени отслеживаем его поведение, реакцию клиентов и продажи.
Сейчас канун Нового года и мы традиционно запускаем Secret Santa внутри нашего блока.
Чтобы вы прочувствовали всю атмосферу - так выглядят наши переговорные. Мы пишем на стенах, работаем в неформальной обстановке и поэтому создаем очень необычные продукты :)
У меня два ноутбука, так как большинство рабочих программ работают на Windows, а босс использует яблочную технику. Так что я на волне и с командой, и с ним. Очень удобно брать один с собой, а другой оставлять в офисе. Большинство документов я храню в облаках, поэтому всё всегда под рукой.
Есть поручения от руководства, которые можно смело делегировать! Это очень удобно с помощью различных сервисов: YouDo, Курьер от Gett, FlowWow.com или внутренних сотрудников компании.
Если вы считаете, что профессия ассистента малоподвижна, вы заблуждаетесь. В день я прохожу около 7-10 км, половина этого расстояния по офису. Чем не фитнес на рабочем месте? В этой беготне и проходит мой день, фотографировать некогда.
Ближе к вечеру я составляю список дел на следующий день, а если это пятница, то примерный план на неделю. Перед уходом из офиса босс дает мне мелкие задачи на утро и рекомендации по времени его трансфера в офис/аэропорт/утренние встречи.
Совет: Записывайте все! Даже мелкие задачи, какими бы очевидными они не казались. Используйте не только to do list’ы в гаджетах, но и бумажные блокноты, ежедневники и стикеры. Я держу на рабочем столе на стикерах emergency информацию, детали наших аудио/видео конференций и прочую подручную информацию.
Когда Босс в Москве, мой рабочий день заканчивается около 9 часов вечера, но это совсем не значит, что поручения не могут прилететь в самый неожиданный момент. Могу сказать, что мой босс близок к идеалу и такие ситуации случаются крайне редко. Чаще задания приходят ранним утром в WhatsApp.
Рабочий день подошёл к концу. А за окном у меня Садовое, которое примет меня в свои гостеприимные пробки прямо сейчас.
Автор: Анастасия Саурина, персональный ассистент исполнительного вице-президента.
