КОГДА ПРОИЗНОСЯТ СЛОВОСОЧЕТАНИЯ «ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ», У МНОГИХ СРАЗУ ВОЗНИКАЕТ АССОЦИАЦИЯ С ФИЛЬМОМ «ДЬЯВОЛ НОСИТ PRADA». ЖУРНАЛИСТ ПОРТАЛА «ОБРАЗ ЖИЗНИ» ВСТРЕТИЛСЯ С «ГЛАВНОЙ ПО АССИСТЕНТАМ» – БИЗНЕС-ЛЕДИ МАРИНОЙ ЕГОРОВОЙ И УЗНАЛ, КАКИЕ ТРЕБОВАНИЯ ПРЕДЪЯВЛЯЮТСЯ РУКОВОДИТЕЛЯМИ КРУПНЕЙШИХ РОССИЙСКИХ КОМПАНИЙ К СВОИМ ПЕРСОНАЛЬНЫМ АССИСТЕНТАМ, ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ЛИ ИМ ПОРОЙ ПРИХОДИТСЯ ВЫПОЛНЯТЬ АБСУРДНЫЕ ЗАДАНИЯ И ПОЧЕМУ ТОЛЬКО АССИСТЕНТ МОЖЕТ СПАСТИ ИЛИ ПОГУБИТЬ БИЗНЕС РАБОТОДАТЕЛЯ.
МАРИНА, РАССКАЖИТЕ, ПОЖАЛУЙСТА, О СЕБЕ, КАК ВЫ ПРИШЛИ В ЭТУ ПРОФЕССИЮ?
Я работала личным помощником и бизнес-ассистентом у руководителей крупнейших компаний России, как частных, так и государственных. Начинала с «ресепшена» и доросла до должности генеральный директор. Первое высшее образование – юридическое, второе высшее – лингвистическое, я переводчик с английского языка. Сейчас у меня своя компания, которая занимается обучением и подбором персональных ассистентов.
ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ – КТО ОН? ЧЕМ ОН ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ ПОМОЩНИКА ИЛИ СЕКРЕТАРЯ?
Секретарь в основном занимается приемом звонков, гостей, готовит чай-кофе, распечатывает документы. Помощник выполняет личные поручения босса, занимается тревел-поддержкой, организацией совещаний и встреч, участвует во встречах, ведет протоколирование. А бизнес-ассистент знает структуру компании, знает сферу ответственности сотрудников, поручения, которыми они занимаются, контролирует сроки исполнения. Он часто ездит с руководителем в командировки, участвует в переговорах. То есть он почти полноправный заместитель. Ассистент – это как точка входа информации в компании, так и точка выхода. Именно он берет трубку, приветствует людей на другом конце провода, принимает информацию, передает ее дальше или, наоборот, не передает. На этой точке все может как начаться, так и закончиться. Поэтому не стоит его недооценивать. Ассистента сложнее подобрать, чем жену.
В ЧЕМ ЖЕ ЕЩЕ МОЖНО НЕДООЦЕНИТЬ АССИСТЕНТА?
Например, в этом: в проверке документов, поступающих руководителю на подпись. Юрист может не проверить или проверить мельком, а грамотный ассистент, увидев ошибку, может спасти компанию и ее деньги. Большая часть помощников, проходящих у нас собеседования, имеют юридическое образование, которое им помогает в их работе. Или в контроле сроков подготовки тендерных документов. Были случаи, когда ассистенты в последнюю минуту вытаскивали из отделов документы и всеми мыслимыми и немыслимыми способами добирались к началу тендера, чтобы успеть к установленному времени, чтобы выиграть его. В организации встреч и переговоров. Хороший ассистент знает, какой напиток предпочитает гость, нужен ли ему сахар или сливки, а также заранее уже знает номер автомобиля и организовывает пропуск, тем самым создает лучшие условия для спокойных переговоров. Мелочи – это самое важное!
ВЫ ЧАСТО НАЗЫВАЕТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ АССИСТЕНТОВ ЛЮДЬМИ СО СВЕРХСПОСОБНОСТЯМИ, В ЧЕМ ЭТО ПРОЯВЛЯЕТСЯ? МОГЛИ БЫ ВСПОМНИТЬ КАКИЕ-ТО ИНТЕРЕСНЫЕ СЛУЧАИ ИЗ ВАШЕЙ ПРАКТИКИ И ВАШИХ УЧЕНИЦ?
Ассистенту в день поступает от 30 до 40 самых разных, в том числе невероятных и даже абсурдных заданий. Бывает так, что кто-то должен продать цветы-огромное количество букетов, которые подарили руководителю на какое-то событие! Или найти и установить мостик от берега до яхты для собаки, чтобы она могла самостоятельно и с комфортом подниматься на яхту своего хозяина. Мы объясняем ассистентам, что каждый их шаг очень ответственен. Иногда один звонок может очень сильно повлиять на дела компании. Например, руководитель уехал на встречу в прокуратуру решить простой текущий вопрос. Предположим, что ожидается крупная сделка с другой иностранной компанией. А теперь представьте, что ассистент может сказать будущему партнеру, что босс в прокуратуре? Сделка может быть сорвана. Другой живой пример из нашей практики: компания проводила слияние в строжайшей конфиденциальности. Сделка должна была произойти в другой стране. Помощница просто выложила фотографию, как она гуляет по столице этой страны, без каких-либо комментариев. А третья наблюдающая сторона увидела и эту сделку усложнила.
КАКИМИ КАЧЕСТВАМИ ДОЛЖЕН ОБЛАДАТЬ АССИСТЕНТ?
Главное для персонального ассистента – это желание помогать и умение предугадывать. Это должен быть человек, который очень любит людей. Ассистент должен быть заботливым, предугадывать какие-то ситуации: например, если он видит, что у руководителя разряжен телефон, а он на встрече – поставить на зарядку. Если он не обедал уже часов шесть – пойти сделать ему бутерброды и так далее. Ассистент должен напоминать о событиях, днях рождениях и других важных датах. Предугадывать расстояния маршрута босса до следующей точки встречи, понимать, что он должен выезжать. Заходить в кабинет и говорить: «Выезжайте, пора». Для бизнес-ассистента, конечно же, требования выше – ко всему прибавляются навыки переговоров, тайм-менеджмент, иногда синхронный перевод требуется, протоколирование на английском, например. Ассистент должен постоянно расти, развиваться.
ЕСЛИ ГОВОРИТЬ ОБ УСРЕДНЕННОМ ПОРТРЕТЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА, КАКОЙ ОН?
Это чаще всего девушка приятной внешности. Около 30 лет. Почти все вакансии, которые у меня есть – большинство от тридцати лет. В госучреждениях и крупных компаниях рассматривают возраст от 35 лет. Это связано с тем, что они хотят брать себе женщин, у которых есть семья и дети, чтобы убрать риски ухода в декрет. Требования высокие. Все хотят в работу людей со знанием английского. Кстати, те, кто до сих пор не знают английского, советую учить, потому что английский очень нужен. Под этим подразумевается, чтобы была опрятно одета и имела какой-либо вкус. Это тоже нужно в себе, и это можно развить. Есть девочки, которые хотят быть помощниками, но выглядят совершенно неподобающе помощнику. В приемных у владельцев бизнесов из списка Форбс обычно бывает от 3 до 12, а иногда и больше ассистентов. Поручения между ними распределены по направлениям: кто-то занимается недвижимостью в Италии, второй – в Швейцарии, кто-то ответственен за автопарк, кто-то занимается подбором и контролем домашнего персонала, кто-то поручениями семьи. Есть даже ассистенты-стюардессы, которые летают с боссами в их частных самолетах. Можно работать в должности ассистента хоть всю жизнь. Вспомните европейское кино. Кто сидит в приемной? Взрослые женщины. У нас тоже можно работать. Например, ассистент Березовского работала с ним много лет до самой его смерти.
НАВЕРНЯКА МНОГИХ ВОЛНУЕТ ВОПРОС – А НЕ ВОЗНИКАЮТ ЛИ КАКИЕ –ТО РОМАНТИЧЕСКИЕ ОТНОШЕНИЯ МЕЖДУ БОССОМ И ЕГО ПОМОЩНИКОМ?
Именно поэтому крупные компании и госкорпорации зачастую не хотят брать молодых девушек, чтобы они не «строили глазки». Об этом можно откровенно сказать, и поэтому сейчас есть спрос на помощников от тридцати лет с семьей и детьми, так как они нацелены только на работу.
СКОЛЬКО В СРЕДНЕМ ПОЛУЧАЕТ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ И В КАКОМ УЧЕБНОМ УЧРЕЖДЕНИИ МОЖНО ПОЛУЧИТЬ ЭТУ ПРОФЕССИЮ?
Секретари, или начинающие ассистенты, получают 50 – 70 тысяч рублей, помощники с опытом от двух лет и выше около 100 тысяч рублей, опытные ассистенты с английским – 130 тысяч, бизнес-ассистенты от 150 до 200 тысяч рублей. То есть, если развивать в себе все навыки, ходить на какие-то тренинги, читать бизнес литературу и расти, то можно работать помощником и получать двести тысяч рублей. Мы проводим обучение в нашей школе персональных ассистентов.
А ЧАСТО ЛИ МУЖЧИНЫ ПРЕТЕНДУЮТ НА ЭТУ ДОЛЖНОСТЬ?
Ко мне приходят очень много резюме молодых людей. Но, как правило, руководитель мужчина не готов брать к себе в работу помощника, потому что это конкуренция. Также некоторые не представляют как ему мужчина принесет чашку кофе. Кому-то, как ни странно, нужна женская энергетика. «Мне нужна девушка, чтобы она пришла, где-то пошутила, подкрасила губы» – это сразу разряжает обстановку.
Что хотят мужчины, когда идут помощниками? Все мы понимаем, что некоторые говорят: «я хочу быть ассистентом крутого топа, я хочу у него поучиться и пойти дальше». Зачастую руководителям не нужен помощник, который вырастет. Руководитель компании передает ассистенту очень важную информацию, семью, все базы, контакты, и понятно, что он хочет чтобы ассистент остался с ним. Ему не хочется растить своего помощника.
Многие из них, кстати, часто подбирают персонал через астролога. Они подбирают сотрудника по дате рождения.
Я общаюсь с астрологами, и если кандидат его не проходит, то руководитель не смотрит. Нас обычно находят по «сарафанному радио», мы даже не даем рекламу.
ЕСЛИ ГОВОРИТЬ О СОБЕСЕДОВАНИИ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА — ДАЕТЕ ЛИ ВЫ ИМ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ ЗАДАНИЯ И КАКИЕ?
Задания-тесты даем. Там встречаются такие, как: «Когда в Москве 12:00, который час в Нью-Йорке, Киеве, Петербурге, Токио, Лондоне? Как получить визу в США? Опишите порядок. Как действовать, если визу получаем повторно? При планировании рабочего дня руководителя накладываются две важные встречи – в министерстве и в совете директоров компании. Как вы поступите?» Тесты разные – на внимательность, грамотность, знание ПК.
КАКИЕ У ВАС ДАЛЬНЕЙШИЕ ПЛАНЫ?
Мы активно развиваемся. Я вижу, что наши услуги востребованы. Поэтому планирую продвижение не только в крупнейших городах России, но и по Европе, а там и до Америки дойдем! Подбор ассистентов – это типовая задача и не важно, в какой точке мира ее решать.
