Чем занимается секретарь руководителя в отличие от обычного секретаря, каков его статус и что написано в государственных стандартах, разберемся далее в материале.
Каким статусом обладает секретарь руководителя и есть ли для него гостандарты?
В крупных компаниях у каждого начальника отдела есть свой секретарь. У директора есть замы, которые также имеют своих секретарей.
А кем же является секретарь самого руководителя? Личным помощником начальника, его доверенным лицом, или он выполняет бесконечные поручения между ним и его замами?
Как узнать, что должен или не обязан выполнять секретарь самого главного в компании? Есть ли что-то об этом в государственных стандартах?
Да, эти данные содержит Квалификационный справочник должностей руководителей и специалистов. Он утвержден Министерством труда РФ.
Так из него ясно, что секретарь руководителя обязан осуществлять:
- организацию работы приемной;
- работать с офисной техникой;
- заниматься документацией;
- вести протокол;
- принимать и отправлять почту;
- отвечать на телефонные звонки и организовывать переговоры;
- выполнять поручения начальника;
- контролировать исполнение приказов и распоряжений руководства.
Важно! Секретари директоров имеют приоритет в служебной иерархии компании, так как они являются служащими директора. Подчиняются непосредственно ему. А значит выполнять задания других и «быть на подхвате» они не должны.
Конечно, в реальной деловой среде, роль секретаря полностью зависит от его взаимоотношений и взаимосвязи с начальником.
Каждая компания самостоятельно устанавливает требования и обязанности к любой должности. В том числе и для секретарей.
Должностной функционал может меняться в зависимости от внутренних квалификационных характеристик, корпоративных традиций и отношений в коллективе.
Важно! Секретарская работа имеет много граней и она разноплановая. Производственные компании, коммерческие и не коммерческие организации имеют свою специфику.
И не везде обязанности секретаря исполняет секретарь. Так и статус секретаря может быть у фактического личного помощника руководителя. Именно поэтому и возникает многозадачность.
Стать секретарем руководителя — это уже достичь определенной высокой ступени, а как относиться к поручениям от его замов, дело второе и вполне решаемое.
Профессиональный секретарь знает, что адаптация и инициативность помогают на любом месте. Главное подходить к заданию с оптимизмом и уметь распределять свое время.
И помнить, что секретарь руководителя — незаменимый специалист и без него начальник как без рук.
Хотите получить профессию будущего?
Скорее записывайтесь на наши курсы!
