Помощник руководителя — это стартовая должность, которая дает возможность претендовать в будущем на более выгодные посты.
Например, стать ассистентом руководителя или даже его замом. Такая работа связана с большим количеством задач и ответственности. Особенно в производственных компаниях.
Как стать лучшим ассистентом и помочь руководителю управлять производством?
Чтобы занять место правой руки руководителя производственной компании, придется серьезно постараться и поработать над своими навыками, образованием и знанием иностранных языков.
Хороший ассистент изучает свою организацию изнутри, в том числе и производство. Независимо от деятельности предприятия, выпуска продукции или оказания услуг — все нужно знать досконально.
А именно: какая продукция или товары, ресурсы и материалы для изготовления, рабочие кадры и специалисты, офисные службы, поставщики, покупатели, документация и т.д.
Структура производственного предприятия существенно отличается от многих других бизнес-компаний.
Штатная структура представлена так:
- высшее звено (руководитель, директор);
- среднее звено (начальники отделов);
- низшее звено (начальники производства, смены и т. п.);
- специалисты (технологи, лаборанты и т. д.);
- техники и служащие (производители работ или исполнители);
- простые рабочие.
Документооборот и делопроизводство на производстве — прежде чем приступать к этим обязанностям, необходимо изучить особенности каждого отдела и служб.
Затем собрать максимальное количество информации о документации компании, спецификации бумаг и потребностях всей организации.
Разработка документации производственного предприятия — ответственность ассистента руководителя.
Качественное взаимодействие всех служб с помощником директора необходимо для эффективной работы с документами в дальнейшем.
Кроме разработки новых видов документации и поддержании существующих, помощник занимается подготовкой приказов и распоряжений начальника.
Например, ассистент по поручению руководителя готовит распоряжение или приказ, согласует его с юрслужбой и доводит до сведения сотрудников, контролирует выполнение и т. д.
Производственные предприятия характерны изданием особых приказов. Таких, которые касаются деятельности компании, сертификации, экологии и т. п.
Помощник директора производственное предприятия обязан разбираться в этих нюансах лучше других специалистов, но не всегда делать все самостоятельно.
Для этого в компании работают другие специалисты, которым возможно нужна небольшая помощь или просто контроль при выполнении задания.
Ассистент руководителя, кроме надзора, занимается оказанием такой помощи, тем сотрудникам, у которых не достаточно знаний и навыков для работы с документами или офисной техникой.
Не менее важная обязанность помощника — обработка корреспонденции. Конечно, должность секретаря и ассистента отличаются обязанностями.
Но если на производстве секретарь отсутствует, то заниматься делопроизводством с почтой нужно ассистенту.
Как и секретарь, помощник составляет план работы руководителя и его расписание, следит за выполнением поручений и планирует совещания.
Вывод, перед ассистентом руководителя производственной компании поставлен широкий круг задач, которые требуют выдержки и профессионализма.
Правильная подготовка, ведение документации и умение планировать все на три шага в перед помогут научиться работать в режиме многозадачности и добиваться высоких результатов.
Хотите узнать больше о профессии ассистент-руководителя?
Рассмотрите обучение у нас в школе.
Записывайтесь на курс «Personal Assistant» уже сегодня и получайте
престижную специальность будущего.
