Деловая встреча или совещание очень важны для бизнеса, поэтому фиксация хода встречи и обсуждения действительно необходимы.
Документ, который ведется на таких мероприятиях, называется протоколом деловой встречи.
Обязанность протоколирования не редко является частью работы личного помощника руководителя.
Как правильно оформить протокол деловой встречи разберем далее.
Для чего нужно протоколировать?
Если на встрече присутствует более двух человек, то рекомендуется ведение специального документа — протокола. Он необходим, чтобы дебаты или переговоры были точно зафиксированы, также как и достигнутые договоренности с партнерами.
Важно! От протокола зависят многие решения руководителя и его дальнейшее взаимодействие с клиентами. Хотя этот документ и способствует достижению новых бизнес-контрактов, сам по себе он не является договором и юридической силы иметь не может.
Оформление протокола деловой встречи
1. Обязательно указывается название компании или фирмы, время и дата мероприятия, а также его место проведение. Например, конференц-зал или ресторан.
2. В документе следует перечислить всех участников встречи. Регламент таков, что в некоторых случаях достаточно лишь ФИО принявших участие лиц, без указания должностей или специализации. Либо положение сотрудника в компании фиксируется обязательно, как на важных переговорах или подписании документов.
Например, юридический консультант Васильев С.И. и т.д.
3. Если на встрече присутствуют привлеченные специалисты (аудитор, программист или переводчик), то они тоже вносятся в прокол, но в качестве сноски или приложения.
4. Что еще? Конечно, повестка или тематика дня. Какие вопросы планируется обсудить или проекты рассмотреть.
Например, новый контракт с клиентом, договор о поставке товара и т. д.
5. Как только основные данные внесены, можно приступать к краткому описанию хода мероприятия.
На практике это должно выглядеть так: выступающие, внесенные предложения, возражения, добавления и контрпредложения.
Темы встречи желательно выносить в отдельные пункты протокола, так удобнее в дальнейшем найти нужный момент и фиксировать напротив него вынесенное общее решение.
Важно! В протоколе запрещено использовать не нормативную лексику, жаргон или иные формы речи.
По правилам делового этикета, в документ разрешается вносить лишь косвенную речь.
6. И, наконец, заключительная часть протокола деловой встречи — выводы. В эту часть следует вынести следующее: в результате обсуждения стороны пришли к общему решению или не пришли, какие решения были приняты, кто будет ответственным исполняющим лицом и т. д.
7. Важно! Указание в протоколе отметки времени действительно важный момент. Она помогает заранее определить продолжительность мероприятия и контролировать незапланированное время на встречу.
8. В конце встречи документ нужно подписать. Первым подпись ставит секретарь, а затем председатель совещания. На деловой встрече таковым считается руководитель-организатор.
После этого документ регистрируется.
Считается правильным предоставить протокол мероприятия всем участникам, сразу после его завершения, но на практике это не всегда возможно.
Поэтому допускается выдать утвержденный и зарегистрированный протокол через несколько дней после встречи.
Чтобы узнать больше о ведении протокола и его оформлении, получить дополнительные знания и повысить свой профессиональный уровень - приходите учиться к нам!
Запишитесь на наши курсы «Делопроизводство» или «Деловой протокол и этикет» уже сегодня! Ждем Вас!
