12 важных правил для ассистента-новичка

Чтобы стать настоящим профессионалом своего дела, ассистентам-новичкам придется пройти долгий путь из проб и ошибок.
Разберем подробнее несколько важных правил для начинающих бизнес-ассистентов, которые помогут им быстрее освоиться в профессии в нашем материале.

ТОП-12 важных правил для ассистента-новичка

Правило №1

Во время собеседования следует заранее уточнить, с какими задачами предстоит работать ассистенту и чего от него хотят. Это могут быть деловые или личные поручения.

То есть кроме профессиональной деятельности помощника руководителя, связанной с планированием встреч и ведением документации, возможно придется заниматься бронированием билетов в театр для всей семьи шефа или организацией его отпуска.

Чтобы не было напрасных ожиданий — лучший выход выяснить или даже спросить об этом сразу при приеме на работу.

Правило №2

Внимательность к деталям и мелочам, привычкам руководителя и его графику. Невозможно запомнить все и сразу в первый же день в офисе. Но хороший ассистент изучает своего босса досконально и все записывает. Ежедневник в работе — основа из основ. В него вносится любая важная и не важная информация.

Например, любимый кофе начальника или более удобное время суток для назначения совещания. 

Лучше потом уточнить что-то из записей, чем переспрашивать.

Правило №3

Никакой паники! Ассистент руководителя должен всегда находиться в уравновешенном состоянии, то есть с «холодной головой». Способность помощника сохранить душевное равновесие в любой ситуации — сохраняет нервы начальнику. 

Правило №4

Оставить дома плохое настроение и проблемы. Лицо ассистента — это лицо компании, если хотите. Конечно, очень трудно владеть собой и изображать на лице приветливую улыбку в некоторые моменты, но работа обязывает.

Правило №5

Конфиденциальность — основа из основ в работе ассистента. Поэтому вся документация руководителя или компании должны храниться надлежащим образом.

Правило №6

Внешний вид помощника руководителя — на пять с плюсом! Профессиональные требования в каждой организации могут быть разными. В некоторых есть даже регламент на цвет одежды, высоту каблука, длину ногтей и косметику.

Уместно одеваться, иметь ухоженный и свежий вид — одно из главных правил ассистента.

Правило №7

Аккуратность во всем. Это касается не только внешнего вида, но и рабочего процесса, ведению дел начальника и состояния кабинета.

Правило №8

Проницательность  ассистента, способность продумывать ситуацию на несколько шагов вперед — поможет быстрее втянуться в работу и стать незаменимым помощником для начальника.

Правило №9

Умение работать в команде. Даже личные помощники руководители должны работать сообща с другими специалистами компании.

Правило №10

Улыбка ассистента — качество просто необходимое и не важно кто он: экстраверт или интроверт. Нужно радоваться приходу руководителя или посетителей в офис, радушно принимать гостей и не реагировать на негатив.

Правило №11

Постоянно развивать свои навыки в общении. Особенно пригодиться навык вести переговоры, так как в будущем такой специалист может стать заместителем начальника.

Правило №12

Учиться и еще раз учиться. Хороший ассистент стремится к новым знаниям, регулярно повышает свой уровень и квалификацию. Именно поэтому он на вес золота.

Получить больше информации о специальности или повысить свой уровень знаний в профессии Вам поможет «Школа персональных и бизнес-ассистентов».