Чтобы стать настоящим профессионалом своего дела, ассистентам-новичкам придется пройти долгий путь из проб и ошибок.
Разберем подробнее несколько важных правил для начинающих бизнес-ассистентов, которые помогут им быстрее освоиться в профессии в нашем материале.
ТОП-12 важных правил для ассистента-новичка
Правило №1
Во время собеседования следует заранее уточнить, с какими задачами предстоит работать ассистенту и чего от него хотят. Это могут быть деловые или личные поручения.
То есть кроме профессиональной деятельности помощника руководителя, связанной с планированием встреч и ведением документации, возможно придется заниматься бронированием билетов в театр для всей семьи шефа или организацией его отпуска.
Чтобы не было напрасных ожиданий — лучший выход выяснить или даже спросить об этом сразу при приеме на работу.
Правило №2
Внимательность к деталям и мелочам, привычкам руководителя и его графику. Невозможно запомнить все и сразу в первый же день в офисе. Но хороший ассистент изучает своего босса досконально и все записывает. Ежедневник в работе — основа из основ. В него вносится любая важная и не важная информация.
Например, любимый кофе начальника или более удобное время суток для назначения совещания.
Лучше потом уточнить что-то из записей, чем переспрашивать.
Правило №3
Никакой паники! Ассистент руководителя должен всегда находиться в уравновешенном состоянии, то есть с «холодной головой». Способность помощника сохранить душевное равновесие в любой ситуации — сохраняет нервы начальнику.
Правило №4
Оставить дома плохое настроение и проблемы. Лицо ассистента — это лицо компании, если хотите. Конечно, очень трудно владеть собой и изображать на лице приветливую улыбку в некоторые моменты, но работа обязывает.
Правило №5
Конфиденциальность — основа из основ в работе ассистента. Поэтому вся документация руководителя или компании должны храниться надлежащим образом.
Правило №6
Внешний вид помощника руководителя — на пять с плюсом! Профессиональные требования в каждой организации могут быть разными. В некоторых есть даже регламент на цвет одежды, высоту каблука, длину ногтей и косметику.
Уместно одеваться, иметь ухоженный и свежий вид — одно из главных правил ассистента.
Правило №7
Аккуратность во всем. Это касается не только внешнего вида, но и рабочего процесса, ведению дел начальника и состояния кабинета.
Правило №8
Проницательность ассистента, способность продумывать ситуацию на несколько шагов вперед — поможет быстрее втянуться в работу и стать незаменимым помощником для начальника.
Правило №9
Умение работать в команде. Даже личные помощники руководители должны работать сообща с другими специалистами компании.
Правило №10
Улыбка ассистента — качество просто необходимое и не важно кто он: экстраверт или интроверт. Нужно радоваться приходу руководителя или посетителей в офис, радушно принимать гостей и не реагировать на негатив.
Правило №11
Постоянно развивать свои навыки в общении. Особенно пригодиться навык вести переговоры, так как в будущем такой специалист может стать заместителем начальника.
Правило №12
Учиться и еще раз учиться. Хороший ассистент стремится к новым знаниям, регулярно повышает свой уровень и квалификацию. Именно поэтому он на вес золота.
Получить больше информации о специальности или повысить свой уровень знаний в профессии Вам поможет «Школа персональных и бизнес-ассистентов».
У нас есть курсы специально для Вас! Приходите к нам учиться!
